Banneri

Kaupunginhallitus, kokous 16.3.2020

Pöytäkirja on tarkastettu

§ 117 LISÄPYKÄLÄ: Toimielinten sähköiset kokoukset (lisäpykälä)

ROIDno-2020-867

Valmistelija

  • Kaisa Laitinen, kaupunginsihteeri, kaisa.laitinen@rovaniemi.fi

Perustelut

Kuntalain 98 §:n mukaan toimielimelle kuuluvista asioista voidaan päättää varsinaisessa kokouksessa, sähköisessä toimintaympäristössä tapahtuvassa kokouksessa (sähköinen kokous) tai sähköisesti ennen kokousta (sähköinen päätöksentekomenettely).

Sähköisessä kokouksessa ja sähköisessä päätöksentekomenettelyssä kunnan tulee huolehtia tietoturvallisuudesta ja siitä, etteivät salassa pidettävät tiedot ole ulkopuolisen saatavissa.

Kuntalain 99 §:n mukaan sähköisen kokouksen edellytyksenä on, että läsnä oleviksi todetut ovat keskenään yhdenvertaisessa näkö- ja ääniyhteydessä.

Kuntalain 100 §:n mukaan valtuuston ja muiden toimielinten julkisia kokouksia lukuun ottamatta toimielimen päätöksenteko voi tapahtua suljetussa sähköisessä päätöksentekomenettelyssä.

Käsiteltävät asiat tulee yksilöidä kokouskutsussa ja mainita, mihin mennessä asia voidaan käsitellä sähköisessä päätöksentekomenettelyssä. Asia on käsitelty, kun kaikki toimielimen jäsenet ovat ilmaisseet kantansa asiaan ja käsittelyn määräaika on päättynyt. Asia siirtyy kokouksen käsiteltäväksi, jos yksikin jäsen sitä vaatii tai on jättänyt kantansa ilmaisematta.

Sähköisessä päätöksentekomenettelyssä tehtyjä päätöksiä koskeva pöytäkirja voidaan tarkastaa ennen kokousta.

Jotta sähköisten kokousten järjestäminen on mahdollista, kunnan hallintosäännössä on tullut varautua sähköisen kokousmenettelyn mahdollisuuteen.

Rovaniemen kaupunginvaltuuston 9.12.2019 § 110 hyväksymän hallintosäännön §§ 135 -137  mukaan sekä sähköinen kokous että sähköinen päätöksentekomenettely ovat mahdollisia päätöksentekotapoja. Hallintosäännön 135 § kohdan 4 mukaan kaupunginhallitus tai sen nimeämä viranhaltija vastaa, että sähköisiin kokouksiin ja sähköiseen päätöksentekomenettelyyn tarvittavat tekniset laitteet, järjestelmät ja tietoliikenneyhteydet ovat ajantasaisia ja tietoturvallisia lakien edellyttämällä tavalla.

Hallintosäännön 136 §:n mukaan suljettuun sähköiseen kokoukseen voi osallistua vain sellaisesta paikasta ja sellaisilla kaupungin määrittelemillä palveluilla, joissa salassa pidettävät tiedot ja kokouksessa käydyt keskustelut eivät ole ulkopuolisten kuultavissa, kopioitavissa tai nähtävissä.

Rovaniemen kaupungin asiahallinta- ja päätöksentekojärjestelmä (CaseM) mahdollistaa omalta osaltaan sähköisten kokouksten pitämisen sekä sähköisen päätöksentekomenettelyn käyttöönoton. Kaikki kaupungin toimielimet käyttävät järjestelmää myös puheenvuoropyyntöjen että äänestysten osalta.

Kaupunki käyttää Hangout Meet viedeokokousjärjestelmää. Meet on täysin integroitu G Suiteen, joten videokokouksiin voi liittyä tietokoneesta tai puhelimesta suoraan kalenterin tapahtumasta tai sähköpostikutsusta. Kaikki Meetin video- ja äänisisällöt on salattu. Käyttäjät voivat liittyä videokokoukseen turvallisesti, vaikka olisivat toimipaikan ulkopuolella.

Sähköiseen kokoukseen osallistuvan on kuitenkin hallittava yhtäaikaa kahta näkymää; kokousnäkymää ja meet-videokokousnäkymää. Hangout meet -yhteyksiä on käytetty viranhaltijoiden välisissä  kokouksissa. Äänentoisto on joissain tapauksissa osoittautunut haasteelliseksi; tietokoneen ääniasetukset tulee osata säätää vastaamaan järjestelmän vaatimuksia. Äänen laatu on joskus ollut heikko ja usean osanottajan kokouksissa ääni on voinut kiertää.

Kaikki luottamushenkilöt eivät ole ottaneet käyttöön kaupungin järjestämää tietokonetta, joten omaa laitetta käyttävien ohjeistaminen voi olla haasteellista.

Sähköisten työvälineiden käyttö tulee käsillä olevan koronaviruksen aiheuttaman häiriötilanteen vuoksi lisääntymään merkittävästi mm. etätöiden ja mahdollisen etäopetuksen tullessa käyttöön. Tämä tulee lisäämään tietohallinnan ja LapIT:n osalle tulevia palvelupyyntöjä. LapIT ja kaupungin tietohallinto ovat ilmoittaneet, että ne keskittyvät turvaamaan kaupungin palvelutuotannon elintärkeitä palveluja. 

Yhteenvetona voidaan todeta, että Rovaniemen kaupungilla on mahdollisuus hallintosäännön ja kokousjärjestelmän puolesta ottaa käyttään sähköinen kokous ja sähköinen päätöksentekomenettely. Yhdenvertaista ääni- ja kuvayhteyttä ei kuitenkaan ole testattu käytännössä eikä luottamushenkilöitä ole sen osalta koulutettu.

Esitän, että 

  • sähköisten kokousten käyttöönottoa valmistellaan,
  • sähköisen kokouksen viedo- ja kuvayhteyttä testataan,
  • sähköisen kokouksen käytänteistä laaditaan yksityiskohtainen ohjeistus,
  • toimielinten jäsenet ja kokousvirkailijat koulutetaan käyttämään sähköisen kokouksen vaatimia järjestelmiä ja että
  • sähköisen kokouksen käyttöönoton aikataulusta päätetään myöhemmin.

Lisäksi esitän, että meneillään olevassa häiriötilanteessa

  • toimielimet pitävät varsinaiset kokoukset väljissä tiloissa, kuten Keltakankaan auditoriossa,
  • kokoustiloissa ei tarjoilla syötävää,
  • kokoustilojen siivousta tehostetaan ja kokoukseen osallistujia muistutetaan käsihygieniasta,
  • kokouksissa ei kätellä, 
  • toimialat ja toimielimet suunnittelevat kokousaikataulunsa niin, että kokouksia pidetään mahdollisimman harvoin.

Päätösehdotus

Esittelijä

  • Esko Lotvonen, kaupunginjohtaja, esko.lotvonen@rovaniemi.fi

Kaupunginhallitus päättää kaupunginsihteerin esityksen mukaisesti.

Päätös

Kaupunginjohtajan muutti päätösesitystään niin, että sähköinen päätöksenteko otetaan käyttöön, kun se on teknisesti mahdollista.

Kaupunginhallitus päätti yksimielisesti kaupunginjohtajan muutetun päätösesityksen mukaisesti.

Heikki Autto saapui tämän asian esittelyn aikana klo 14.19.

Tiedoksi

Tietohallinto, toimielimet, toimielinten sihteerit

Muutoksenhaku

OIKAISUVAATIMUSOHJE

Oikaisuvaatimusoikeus
Päätökseen tyytymätön voi tehdä kirjallisen oikaisuvaatimuksen. Oikaisuvaatimuksen saa kuntalain 137 §:n mukaan tehdä se, johon päätös on kohdistettu tai jonka oikeuteen, velvollisuuteen tai etuun päätös välittömästi vaikuttaa (asianosainen) sekä kunnan jäsen. Oikaisuvaatimuksen voi tehdä tarkoituksenmukaisuus- tai laillisuusperusteella.

Oikaisuvaatimusaika ja sen alkaminen
Oikaisuvaatimus on tehtävä 14 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista. Oikaisuvaatimus on toimitettava Rovaniemen kaupungin kirjaamoon määräajan viimeisenä päivänä ennen kirjaamon aukioloajan päättymistä. Asianosaisen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon, jollei muuta näytetä, seitsemän päivän kuluessa kirjeen lähettämisestä. Käytettäessä tavallista sähköistä tiedoksioantoa asianosaisen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon, jollei muuta näytetä, kolmantena päivänä viestin lähettämisestä. Kunnan jäsenen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon seitsemän päivän kuluttua siitä, kun pöytäkirja on nähtävänä yleisessä tietoverkossa. Tiedoksisaantipäivää ei lueta oikaisuvaatimusaikaan.

Oikaisuvaatimuksen muoto ja toimittaminen
Oikaisuvaatimus on tehtävä kirjallisesti. Oikaisuvaatimus on tekijän, laillisen edustajan tai asiamiehen allekirjoitettava. Siinä tulee mainita tekijän ja jos hän ei ole allekirjoittaja, myös allekirjoittajan nimi, osoite, asuinkunta sekä puhelinnumero, johon asiaa koskevat ilmoitukset voidaan toimittaa. Jos oikaisuvaatimuspäätös voidaan antaa tiedoksi sähköisenä viestinä, yhteystietona pyydetään ilmoittamaan myös sähköpostiosoite.

Oikaisuvaatimuksessa on mainittava päätös, jota vaaditaan oikaistavaksi sekä vaatimuksen sisältö ja perusteet. Oikaisuvaatimukseen on liitettävä asiakirjat, joihin tekijä vetoaa vaatimuksensa tueksi, jollei niitä ole aikaisemmin toimitettu viranomaiselle.

Oikaisuvaatimus on toimitettava oikaisuvaatimusviranomaiselle ennen oikaisuvaatimusajan päättymistä. Jos määräajan viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, oikaisuvaatimuksen saa tehdä ensimmäisenä arkipäivänä tämän jälkeen. Oikaisuvaatimus on toimitettava viimeistään määräajan viimeisenä päivänä ennen viraston aukioloajan päättymistä. Mikäli oikaisuvaatimus lähetetään postitse, on se jätettävä postiin niin ajoissa, että se ehtii perille viraston aukioloaikana ennen oikaisuvaatimusajan päättymistä. Sähköisen asiakirjan (sähköposti) tulee olla määräaikana viranomaisen käytettävissä vastaanottolaitteessa tai tietojärjestelmässä siten, että viestiä voidaan käsitellä.

Oikaisuvaatimuksen voi toimittaa myös sähköpostitse. Sähköistä asiakirjaa ei tarvitse täydentää allekirjoituksella, jos asiakirjassa on tiedot lähettäjästä eikä asiakirjan alkuperäisyyttä tai eheyttä ole syytä epäillä. Oikaisuvaatimuksia, jotka sisältävät arkaluonteisia henkilö- tai salassa pidettäviä tietoja, ei tule lähettää suojaamattomassa sähköpostiyhteydessä, suojaamattomalla verkkolomakkeella tai niiden liitteenä.

Oikaisuvaatimus lähetetään aina lähettäjän omalla vastuulla.

Oikaisuvaatimuksen maksu
Oikaisuvaatimuskäsittely on maksutonta.

Oikaisuvaatimusviranomainen ja yhteystiedot

Oikaisuvaatimusviranomainen: Rovaniemen kaupunginhallitus
Postiosoite: PL 8216, 96101 Rovaniemi
Käyntiosoite: Osviitta asiakaspalvelu Olkkarin Hyvinvointi- ja palvelupisteessä
Koskikatu 25, 2. kerros, Rovaniemi
Sähköpostiosoite: kirjaamo(at)rovaniemi.fi
Telefax: 016 322 6450
Puhelin: 016 3221
Osviitta avoinna: arkipäivisin ma - to kello 9.00 - 16.30 ja pe kello 9.00 - 15.30

Pöytäkirja

Päätöstä koskevia pöytäkirjanotteita ja liitteitä voi pyytää Rovaniemen kaupungin kirjaamosta.

Postiosoite: PL 8216, 96101 Rovaniemi
Käyntiosoite: Osviitta asiakaspalvelu Olkkarin Hyvinvointi- ja palvelupisteessä
Koskikatu 25, 2. kerros, Rovaniemi
Sähköpostiosoite: kirjaamo(at)rovaniemi.fi
Telefax: 016 322 6450
Puhelin: 016 3221
Osviitta avoinna: arkipäivisin ma - to kello 9.00 - 16.30 ja pe kello 9.00 - 15.30

Pöytäkirjan tarkastus- ja allekirjoituspäivä sekä pöytäkirjan verkkoon julkaisupäivä esitetään kunkin pöytäkirjan allekirjoitussivulla.

Käsitellyt asiat