Tarkastuslautakunta, kokous 22.5.2019

Pöytäkirja on tarkastettu

§ 63 Kaupunginhallituksen salassa pidettävät 1.1–30.4.2019 päätökset arviointia varten

ROIDno-2018-3219

Valmistelija

  • Jari Kotimäki, tarkastuspäällikkö, jari.kotimaki@rovaniemi.fi
  • Rauni Jokelainen, kaupunkitarkastaja, rauni.jokelainen@rovaniemi.fi

Perustelut

Tarkastuslautakunta arvioi kaupunginvaltuuston asettamien toiminnan ja talouden tavoitteiden toteutumista. Lautakunta arvioi myös toiminnan tuloksellisuutta ja tarkoituksenmukaisuutta.  Arvioinnin piirissä on kunta ja kuntakonserni.

Arvioinnin keskeinen kohde on kaupunginhallitus, joka johtaa kaupungin toimintaa sekä vastaa kaupungin hallinnosta ja taloudenhoidosta. Tarkastuslautakunta arvioi kaupunginhallitusta myös siksi, että yhdessä johtavien viranhaltijoiden kanssa se muodostaa konsernijohdon, jolle kuntalaki määrää vastuun omistajaohjauksessa ja konsernivalvonnassa.

Oikeus asiakirjoihin, oikeus myös salassa pidettävään tietoon

Kuntalain 124§ 1mom nojalla ”Tarkastuslautakunnalla on salassapitoa koskevien säännösten estämättä oikeus saada kunnan viranomaisilta tiedot ja nähtäväkseen asiakirjat, joita se pitää tarpeellisena arviointitehtävän hoitamiseksi".

Asiakirja on estettävä lautakunnalle, vaikka se olisi salassa pidettävä.  Tieto on annettava lautakunnalle  silloinkin, kun se ei käy ilmi asiakirjasta. Tiedonsaantioikeuden turvaamiseksi tarkastuslautakunnan määräämillä luottamushenkilöillä ja viranhaltijoilla on läsnäolovelvollisuus lautakunnan kokouksessa (HS 74§).

Lautakunta perehtyy salassa pidettäviin päätöksiin

Kaupunginhallituksen salassa pidettävät päätökset vuodelta 2018 esitellään tarkastuslautakunnan kokouksessa. Jatkossa lautakunta käy läpi kaupunginhallituksen salassa pidettävät päätökset kolme kertaa vuodessa. Muiden toimielimien osalta tarkastuslautakunta harkitsee salassa pidettävien päätösten arviointia erikseen.

Arviointi tarvitsee myös tietoa, jota ei ole dokumentoitu

Tarkastuslautakunnalle on osoittaunut vaikeaksi arvioida konsernijohdon toimia  omistajaohjauksessa ja konsernivalvonnassa. Asiakirjatieto on ollut niukkaa.

Arvioinnin tason parantamiseksi tarkastuslautakunta voi käyttää aktiivisemmin oikeuttaan salassa pidettävään tietoon. Myös silloin kun asiakirjat puuttuvat, lautakunnalla on tiedonsaantioikeus.

Konsernijohdon yhtiöllensä antama omistajan käsitys on lautakunnan tiedonsaantioikeuden piirissä, vaikka asia olisi toteutettu vain suullisen keskustelun kautta. Ja yhtä lailla yhtiön johdon konsernijohdolle antama tieto on lautakunnan tiedonsaantioikeuden piirissä, vaikka se olisi yrityksen liikesalaisuuteen liittyvä ja vain suullisesti esitetty.

Lautakunnalla on oikeus viranomaisella olevaan tietoon silloinkin kun asiakirjoja ei ole saatavissa.

Päätösehdotus

Esittelijä

  • Jari Kotimäki, tarkastuspäällikkö, jari.kotimaki@rovaniemi.fi

Tarkastuslautakunnalle annetaan arviointitehtävien hoitamiseksi selvitys kaupunginhallituksen salassa pidettävistä päätöksistä ajalta 1.1-30.4.2019.

Selvitys annetaan kokouksessa ja merkitään tiedoksi.

Päätös

Tarkastuslautakunta kuuli selvityksen kaupunginhallituksen salassa pidettävistä päätöksistä ajalta 1.1.-30.4.2019 ja laajan keskustelun jälkeen merkitsi tiedoksi.


 

Rovaniemen kaupungin kirjaamo, Hallituskatu 7, PL 8216, 96101 Rovaniemi

puh. 016 322 6014, fax. 016 322 6450, kirjaamo@rovaniemi.fi