Jätkänkynttilä silta

Tarkastuslautakunta, kokous 25.9.2019

Pöytäkirja on tarkastettu

§ 104 Ulkoistetut henkilöstö- ja taloushallintopalvelut

ROIDno-2018-3219

Valmistelija

  • Rauni Jokelainen, kaupunkitarkastaja, rauni.jokelainen@rovaniemi.fi

Perustelut

Tarkastuslautakunta vuosisuunnitelman mukaisesti arvioi kaupunkikonsernin taloushallinnon järjestelyitä. Tarkastelun kohteeksi on rajattu emokaupungin taloushallinnon ulkoistaminen Sarastia Oy:lle (ent. Taitoa Oy). Arviointi sisältää omistuksen, ohjauksen ja palvelun tuottamisen tarkastelun.

Ulkoistamisen taustaa

Ennen Rovaniemen kaupungin talous- ja henkilöstöhallinnon yhtiöittämisratkaisun päätöstä, asiaa oli selvitetty Sitran (Suomen itsenäisyyden rahasto) käynnistämässä valtakunnallisessa, kuntien palvelukeskushankkeen Pohjois-Suomen alueselvityksessä. Ratkaisun edellytyksenä oli, että Rovaniemen kaupunki merkitsee valtakunnallisen yhtiön osakkeita ja ostaa lappilaisen Polarmon Oy:n (Sodankylä, Inari, Utsjoki) osakkeita.  

Ulkoistamisen päätöksen perusteina oli kaksi keskeisintä tavoitetta :  

- liittymällä perustettuun valtakunnalliseen yhtiöön varmistetaan kehittämisresurssit. Esim. kalliit tietojärjestelmäratkaisut tehdään yhdessä muiden kansallisessa yhtiössä olevien kuntien kanssa hyödyntäen suuret volyymiedut (saavutetaan ns. suurtuotannon edut).

-Muodostamalla uusi pohjoissuomalainen palveluyhtiö osaksi valtakunnallista yhtiötä, voidaan turvata alueella palvelutuotannon työpaikkoja ja kehittyä kilpailukykyiseksi palveluntuottajaksi myös valtakunnallisesti. Näin tuetaan myös kaupunkistrategian elinkeinopoliittisia tavoitteita.

KH päätti 20.6.2011 ulkoistaa henkilöstö- ja taloushallintopalvelunsa ennakkoselvityksen mukaisesti. Kaupunki merkitsi Kunnan Taitoa Oy:n (kuntien omistama, palveluja tuottava valtakunnallinen yhtiö) ja Polarmon Oy:n (paikallinen, palveluita tuottava yhtiö) osakkeita. Liikkeenluovutuksen periaatteella noin 40 kaupungin omaa talous- ja henkilöstöhallintoa siirtyivät Polarmo Oy:n palkkalistoille.

Rovaniemi oli yksi merkittävimmistä Kunnan taitoa Oy:n omistajista, joten KH päätti esittää yhtiön hallitukseen kaupunginjohtajan. Ulkoistamisen sopimus tehtiin ensin viideksi vuodeksi, joka turvasi ettei palvelusopimuksen hinnat nouse ja myös turvattiin työpaikkojen pysyminen ao. ajaksi.

Palvelun tuottaja

Kunta Pro Oy ja Kunnan Taitoa Oy fuusioituivat 29.11.2018 ja aloitti toimintansa 1.5.2019 nimellä Sarastia Oy. Fuusioitumisessa muodostuivat myös tytäryhtiöt Sarastia Rekry ja Sarastia Perintä, jotka tarjoavat omistajille henkilöstöpalveluita sekä perintäpalveluita. Onvire Oy:n kautta yhtiö palvelee niitä asiakkaita, jotka eivät ole Sarastian omistajia.

Yhdistymisessä muodostui liikevaihdoltaan (n. 88 milj. euroa) Suomen suurin julkisomisteinen talous- ja henkilöstöhallinnon yritys. Se työllistää runsaat 800 työntekijää sekä välittää sijaishenkilöstöä noin 700 henkilötyövuoden verran vuodessa (Lähde: Sarastia Oy:n tiedote). Rovaniemen toimisto työllistää 80 henkilöä. Yhtiön omistavat kunnat, kuntayhtymät sekä muut julkiset organisaatiot, joita on yhteensä 240. Suurimmat omistajat ovat Pori 22,41 % ja Hämeenlinna 17,86 % omistusosuudellaan. Rovaniemen kaupunki on sijalla 8 omistaessaan 1,78 % yhtiön osakkeita (ennen fuusioitumista osuus 4,42%).

Sarastia tuottaa ja kehittää inhouse-periaatteella omistajilleen talous- ja henkilöstöhallinnon palveluita, muita tukipalveluita sekä markkinointi- ja kehittämispalveluita. Sarastian tiedotteen mukaan se tulee investoimaan koneälyyn ja robotiikkaan, joita tuodaan mukaan talous- ja henkilöstöhallinnon prosesseihin. Rovaniemen toimistoon on keskitetty mm. valtakunnallinen asiakaspalveluyksikkö, henkilökohtaisten avustajien palkanlaskennan osaamiskeskittymän ja muita valtakunnallisia asiantuntijarooleja.

Yhtiön hallituksessa on edelleen Rovaniemen kaupungin edustaja. Fuusioitumisen jälkeen Rovaniemen omistusosuus on pienentynyt. Sillä on vaikutusta nimitysvaliokuntaan kuulumisesta, sillä sen muodostaa viisi suurinta omistajaa. Nimitysvaliokunta esittää mm. hallituksen jäsenet yhtiökokoukselle. Tällä hetkellä suuruusjärjestyksessä suurimmat omistajat Porin ja Hämeenlinnan ohella Turku (5,24%), Janakkala (4,52%) ja Hattula (2,76%). Nykyinen Rovaniemen edustaja on nimetty hallitukseen kevääseen 2020 saakka.

Ulkoistamisen kustannukset

Viimeisen kolmen vuoden ajan ostetut henkilöstö- ja taloushallinnon palvelut ovat olleet -1 953 tEuron  ja 1 685 tEuron välillä. Kulut ovat pienentyneet palvelusopimuksen vuoden 2017 uusimisen jälkeen. Kaupunki maksaa tapahtuneiden suoritteiden mukaisista kuluista aiemmasta kiinteän hinnoittelun sijaan. Talousarviossa 2019 talous- ja henkilöstökuluijen määräksi on arvioitu 1 877 222 euroa.

Ulkoistamisen jälkeen viimeisen kahdeksan vuoden aikana henkilöstö- ja talousprosessit ovat muuttuneet mm. tiedon kulku kaupungin ja Sarastian välillä ei tapahdu enää papereita lähettämällä vaan asiat hoidetaan eri järjestelmien ja palveluportaalin kautta. Töiden organisoituminen on myös muuttunut. Kun uusia työvälineitä otetaan käyttöön, se tarkoittaa myös vastuun jakaantumista molemmille sekä henkilöstö- ja talouspalvelun ostajalle että palvelun tuottajalle. Esimerkiksi matkalaskun saattoi aiemmin tehdä sihteeri, nyt matkalla käyneen on se itse laadittava. Erilliset palvelupyynnöt tehdään portaalin kautta, se nopeuttaa työn tekemistä, mutta vaatii palvelun tuottajalta nopeaa reagointia. Jotta prosessit toimivat, edellyttää se palvelun ostajalta ja - tuottajalta jatkuvaa henkilöstö- ja taloushallintoprosessien kehittämistä. 

Tarkastuslautakunta on kutsunut kuultavaksi kaupungin kamreeri Jussi Päkkilän selostamaan henkilöstö- ja taloushallinnon ulkoistamisen nykytilanteesta.

Päätösehdotus

Esittelijä

  • Jari Kotimäki, tarkastuspäällikkö, jari.kotimaki@rovaniemi.fi

Tarkastuslautakunta kuulee kaupunginkamreeria ja merkitsee tiedoksi.

Lautakunta keskustelee henkilöstö- ja taloushallinnon ulkoistamisesta.

Päätös

Tarkastuslautakunta päätti esittelijän esityksen mukaisesti.

 

Eemeli Kajula saapui tämän pykälän käsittelyn aikana klo 14.17.


 

Rovaniemen kaupungin kirjaamo, Hallituskatu 7, PL 8216, 96101 Rovaniemi

puh. 016 322 6014, fax. 016 322 6450, kirjaamo@rovaniemi.fi