Jätkänkynttilä silta

Vanhusneuvosto, kokous 5.2.2020

Pöytäkirja on tarkastettu

§ 5 Potkuri-tilan varauskäytännöt

ROIDno-2019-3141

Valmistelija

  • Samppa Määttä, vs. hallintopäällikkö, samppa.maatta@rovaniemi.fi

Perustelut

Asiahallinta-, asiakas- ja tietopalvelut -toimintayksikön ja ikäihmisten palvelujen välillä on käyty keskustelua Potkurin tilojen varauskäytäntöjen kehittämisestä.

Tämänhetkinen prosessi Potkurin vakiovuorojen varaamiseksi on seuraava:

  • Vakiovuorojen hakija toimittaa hakemuksen vuoroistaan Ikäihmistenpalveluille/Osviittaan. Ensimmäisenä tiettyä vuoroa hakenut saa ko. vuoron. 

  • Vuorot merkitään Innofactor Prime-varausjärjstelmään

  • Vuorojen myöntämisestä tehdään päästös Ikäihmistenpalveluissa

Tätä prosessia haluttaisiin kehittää siten, että hakijat voivat tehdä itse varaukset sähköisessä järjestelmässä. Määrätyillä hakijoilla olisi etuoikeus vuorojen varaamiseen, minkä jälkeen varauskalenteri avautuisi kaikille hakijoille. Tavoitteena on saada kasvatettua Potkurin tilojen käyttöastetta mm. markkinoimalla tiloja.

Mikäli itsenäiseen, sähköiseen varaamiseen siirrytään, voitaisiin esimerkiksi hyvinvointipiste Olkkarissa järjestää ns. tukipäiviä, jolloin Olkkarissa olisi paikalla henkilö, joka voisi opastaa järjestelmän käytössä.

Käydään keskustelu hakuprosessin kehittämisestä.

Asian käsittelyyn osallistuvat Asiahallinta-, asiakas- ja tietopalveluista vs. hallintopäällikkö Samppa Määttä ja asiakaspaveluvastaava Henna Penttilä sekä ikäihmisten palveluista toimistosihteeri Juho Virtanen.

Päätösehdotus

Vanhusneuvosto ottaa kantaa Potkurin tilojen hakuprosessin kehittämiseen.

Päätös

Vanhusneuvosto päätti esityksen mukaisesti ja antoi seuraavan kannanoton asiasta:

Yleisesti Potkurin tilojen varauksista:

 - Pitää varmistaa, että Osviitan ja aulaemännän välinen tiedonvaihto tilavarauksista on sujuvaa. Aulaemännällä tulee olla aina ajankohtainen tieto tulleista muutoksista.

- Tilojen käyttöasteen nosto esimerkiksi markkinoimalla. Tilojen tulee jatkossakin kuitenkin toimia kansalaistoiminnan periaatteella.

-  Varausten peruuntumisen ilmoittamatta jättämisestä sanktiot.

Sähköiseen varausjärjestelmään mahdollisesta siirtymisestä:

- Jos sähköiseen varaukseen siirrytään yhdistykset tarvitsevat koulutusta.

- Rinnalle ainakin aluksi mahdollisuus varata tiloja myös paperiversiolla.

- Varausjärjestelmän tulee olla helppokäyttöinen.

 

Tiedoksi

vs. hallintopäällikkö Samppa Määttä, asiakaspalveluvastaava Henna Penttilä, palveluohjaus- ja ikäosaamiskeskuksen palveluesimies Tarja Kontio, palveluohjaus- ja ikäosaamiskeskuksen toimistosihteeri Juho Virtanen