Perustelut
Rovaniemen kaupungin puhtauspalvelun henkilöstö on mitoitettu niin, että oman palvelutuotannon lisäksi osa työstä toteutetaan ostopalveluna. Ruoka- ja puhtauspalvelut on valmistellut yhteistyössä hankintapalveluiden kanssa siivouspalvelutyön kilpailutusta. Edellinen sopimus palvelun tuotannosta loppuu 12.6.2023. Nykyisen palveluntuottajan kanssa on sovittu, että he hoitavat kohteissa kesän perussiivoukset loppuun, jolloin uuden sopimuksen mukainen palveluntuottaja voi aloittaa työnsä ns. puhtaalta pöydältä. Uuden sopimuksen alkamisajankohdaksi on suunniteltu 1.8.2023.
Hankinnan kohteena on Rovaniemen kaupungin ruoka- ja puhtauspalvelun toimialaan kohdistuvia ylläpito- ja perussiivous sekä perus- ja erikoissiivous kohteita.Tämän sopimuksen perusteella ostettavien tuotteiden ja palveluiden tulee täyttää kokonaisuudessaan tarjouspyynnössä ja sen liitteissä asetetut vaatimukset koko sopimuskauden ja mahdollisten optiokausien ajan. Tilaaja ei sitoudu ennalta mihinkään hankintamääriin, vaan hankkii palveluja tarpeen mukaan. Kyseessä on EU-kynnysarvon ylittävä palveluhankinta. Sopimuskausi on kolme (3) vuotta ajalla 1.8.2023 - 31.7.2026. Tilaaja varaa oikeuden kahteen (2) yhden (1) vuoden mittaiseen optiokauteen. Option käytöstä ilmoitetaan vähintään neljä (4) kuukautta ennen mahdollisen option käyttöönottoa. Optiossa on kyse tilaajan oikeudesta, ei velvollisuudesta. Tämän hetken hintatasolla määriteltynä ostettavan siivouspalvelutyön vuosikustannus on n. 800 000 €. Valitun palveluntuottajan tulee päästä varautumaan työn toteutukseen sekä tilaamaan materiaaleja ja tarvikkeita riittävän ajoissa ennen palvelutuotannon aloitusta.
Kaupungin hallintosäännön 48 § mukaan toimielin päättää erillishankinnasta, jonka kokonaisarvo on yli 500 000 €. Kyseessä olevan siivouspalvelutyön hankinnan kustannusarvio ylittää 500 000 €. Tarjousten jättämisen määräaika on 22.5.2023 kello 12:00. Tarjouspyynnön mukaisesti palveluntuottajan valintaperusteena ovat kelpoisuusehdot täyttävien tarjoajien osalta halvin kokonaishinta.
Päätösehdotus
Esittelijä
-
Jaakko Rantsi, toimialajohtaja, jaakko.rantsi@rovaniemi.fi
Elinvoimalautakunta päättää kilpailuttaa siivouspalvelutyön hankintakaudelle 1.8.2023 - 31.7.2026, sekä mahdolliset optiokaudet 1 ja 2 (ensimmäinen optiokausi 1.8.2026 - 31.7.2027 ja toinen optiokausi 1.8. - 31.7.2028).
Elinvoimalautakunta valtuuttaa toimialajohtajalle hankintaprosessiin sisältyvän päätöksenteon ja valtuuttaa elinvoimapalvelujen toimialajohtajan tekemään hankintapäätöksen tarjouspyynnön mukaisesti valittavasta palveluntuottajasta.
Päätös
Lautakunta kuuli asiassa toimialajohtaja Jaakko Rantsia ja palvelualuepäällikkö Hajnalka Kiss-Herttuaa.
Esittelijän muutettu esitys:
Elinvoimalautakunta päättää kilpailuttaa siivouspalvelutyön hankintakaudelle 1.8.2023 - 31.7.2026, sekä mahdolliset optiokaudet 1 ja 2 (ensimmäinen optiokausi 1.8.2026 - 31.7.2027 ja toinen optiokausi 1.8. - 31.7.2028). Kilpailutuksessa palveluntuottajaa edellytetään osoittamaan palveluidensa ympäristöystävällisyys.
Päätös:
Elinvoimalautakunta valtuuttaa toimialajohtajalle hankintaprosessiin sisältyvän päätöksenteon ja valtuuttaa elinvoimapalvelujen toimialajohtajan tekemään hankintapäätöksen tarjouspyynnön mukaisesti valittavasta palveluntuottajasta.
Elinvoimalautakunta päätti yksimielisesti esittelijän muutetun esityksen mukaisesti.