§ 5 Rovaniemen Digiohjelman jatkovalmistelu

Päätöksen peruste

Rovaniemen kaupunkikonsernin pienhankintaohjeet 10.1.2018

Kuvaus

Rovaniemen kaupunginvaltuusto hyväksyi toukokuussa 2022 Rovaniemen kaupungin uuden kaupunkistrategian. Strategiassa on yhtenä toimintaperiaatteena on innovatiivisuus ja siihen liittyy keskeisesti digiohjelman laadinta. Nyt laadittu digiohjelma linkittyy kaupungin kaikkeen toimintaan ja sillä tuetaan strategiassa asetettujen tavoitteiden toteutumista. 

Digiohjelman laadinnan kumppanina on toiminut Gofore Lead Oy, jolla on pitkä ja monipuolinen kokemus digitaalisten palveluiden kehittämisestä Suomessa. 

Gofore Lead Oy on toteuttanut digiohjelmaan liittyvän toimeksiannon yhteistyössä tietohallinnon, palvelualueiden ja kaupungin johtoryhmän kanssa alkuvuonna 2023. Rovaniemen kaupungin digiohjelma 2023-2026 nyt laadittu luonnos on käsitelty kaupungin johtoryhmässä 9.5.2023.

Kaupungin johtoryhmä on pyytänyt täydennystä laadittuun digiohjelmaan seuraavilta osin. 

Ohjelmaan tulee kuvata:

• Miten hankerahoitusta voidaan hyödyntää ICT-hankkeissa
• Yksittäisten ICT-hankkeiden johtamismalli
• Digikypsyyden edistämisen pakettien kustannuserittely  
• Kustannushyötyanalyysi siten, että kehittämistoimenpiteistä voidaan valita kaupungin kokonaisuuden kannalta eniten tuottavuutta lisäävät ja hyötyä tuovat toimenpiteet

Rovaniemen kaupungin tietohallintopalvelut valmistelee lopullisen digiohjelman Rovaniemen kaupunginhallituksen päätettäväksi. Tavoiteaikataulu on syksy 2023.

Kaupungin johtoryhmän tehtäväksiannon perusteella jatketaan digiohjelman täydennystä Gofore Lead Oy:n kanssa. Kyseessä on kansallisen kynnysarvon alittava pienhankinta ja hankintaan sovelletaan Rovaniemen kaupunkikonsernin pienhankintaohjeita. Hankinta toteutetaan suorahankintana. Suorahankinnan perusteena on palvelukokonaisuus, jonka toteuttaminen vaatii vahvaa asiantuntemusta, joka Gofore Lead Oy:lle on muodostunut aiemman toimeksiannon perusteella. Lisäksi kyseisen pienhankinnan kilpailuttamisprosessin vaatima aika ja kustannukset ylittävät kilpailuttamisesta saatavan hyödyn. 

Toimeksiannon arvioitu laajuus on noin 15 htp (riippuu yhdessä sovitusta roolituksesta ja laajuudesta)

Päivähinta (7.5h) on 1200€ (alv 0%)
Mahdolliset matkakustannukset laskutetaan valtion matkustussäännön mukaisesti
Työ laskutetaan kuukausittain toteuman mukaan ja työaikakirjaukset tehdään ja raportoidaan 0,1 htp:n tarkkuudella
Työ ei sisällä määräostovelvoitetta
Hankinnan kustannukset maksetaan Rovaniemen kaupungin tietohallintopalveluiden kustannuspaikalta.

Hankinnan laajuuteen kuuluvat osa-alueet:

• Täsmennetään yhdessä Rovaniemen kaupungin kanssa, miten hankerahoitusta voidaan hyödyntää ICT-hankkeissa
• Laaditaan kuvaus yksittäisten ICT-hankkeiden johtamismallista
• Rakennetaan kustannushyötyanalyysien laatimista varten arviointipohja (sheets)
• Laaditaan valituista digiohjelman kehityskokonaisuuksista kustannushyötyanalyysit
• Laaditaan yhteenveto digiohjelman arvioiduista kokonaisuuksista ja suositukset etenemisestä

Suositeltu vaiheistus (Gofore Lead Oy:n arvioitu työmäärä):

• Työn tarkempi rajaus ja arvioitavien kehityskokonaisuuksien valinta (n. 0,5 htp)
• Kustannushyötyanalyysipohjan laatiminen (2 htp)
• Taustatietojen kerääminen Rovaniemen kaupungilta kustannushyötyjen arvioimiseksi (4 htp)
• Johtamismallien ensimmäisten kuvausten laatiminen (2 htp)
• Läsnätyöpaja Rovaniemellä kesäkuun puolivälissä/loppupuolella (4 htp sis. valmistelut ja purun)
• Digiohjelman kehityskokonaisuuksien ja kustannushyötyanalyysin tulosten viimeistelyä (2 htp)
• Kesän jälkeen kokonaisuus siirretään päätöksentekoon (0,5 htp)

Päätös

Edellä mainituin perustein päätän, että Rovaniemen kaupungin digiohjelman jatkovalmistelun liittyvä asiantuntijapalvelu hankitaan Gofore Lead Oy:ltä.