§ 8 Päätös hankintapäätöksen itseoikaisusta Puitejärjestely - Rautakauppatavarat, käsityökalut ja kiinnitystarvikkeet

Päätöksen peruste

Laki julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016) 132 §.

Kuvaus

1. Hankinnan kohde

Rovaniemen kaupungin hankintapalvelut on pyytänyt tarjouksia Rovaniemen kaupungille, Rovaniemen koulutuskuntayhtymälle ja KAS asunnot Oy - konsernin Rovaniemen vuokrataloyhtiöille hankittavista rautakauppatavaroista, käsityökaluista ja kiinnitystarvikkeista.

Hankinnassa perustetaan puitejärjestely, johon valitaan etusijajärjestyksessä enintään kolme (3) toimittajaa.

2. Hankintamenettely

Hankintaan sovelletaan julkisia hankintoja koskevaa voimassa olevaa lainsäädäntöä. Kyseessä on EU- kynnysarvon ylittävä tavarahankinta, joka on kilpailutettu avointa hankintamenettelyä käyttäen.

Tarjouskilpailua koskeva hankintailmoitus julkaistiin HILMA- ilmoituskanavassa 24.3.2023 osoitteessa www.hankintailmoitukset.fi. Tarjouspyyntö on julkaistu myös Tarjouspalvelussa osoitteessa www.tarjouspalvelu.fi/rovaniemi sekä Rovaniemen kaupungin verkkosivuilla. Hankintayksikkö korjasi hankintailmoitusta. Korjattu hankintailmoitus julkaistiin 14.4.2023. Tarjoukset tuli jättää 26.4.2023 klo 12.00 mennessä.

Hankinnasta on tehty 29.5.2023 hankintapäätös: ROIDno-2022-2742 § 7 Puitejärjestely - Rautakauppatavarat, käsityökalut ja kiinnitystarvikkeet.

Tämä hankintapäätöksen oikaisua koskeva päätös kohdistuu 29.5.2023 § 7 tehtyyn hankintapäätökseen.

3. Hankintapäätöksen oikaisu

Hankintalain 1397/2016 132 §:n mukaan hankintayksikkö voi itse poistaa virheellisen päätöksensä tai peruuttaa muun hankintamenettelyssä tehdyn ratkaisun, jolla on oikeudellisia vaikutuksia ehdokkaiden tai tarjoajien asemaan, ja ratkaista asian uudelleen (hankintaoikaisu), jos päätös tai muu hankintamenettelyssä tehty ratkaisu perustuu lain soveltamisessa tapahtuneeseen virheeseen tai jos asiaan on tullut sellaista uutta tietoa, joka voi vaikuttaa päätökseen, ratkaisuun tai hankintasopimuksen tekemisen edellytyksiin.

Hankintayksikkö on havainnut 29.5.2023 § 7 tehdyn hankintapäätöksen jälkeen virheen hankintamenettelyssä. Virhe koskee volyymituoteluettelossa havaittuja epäselvyyksiä sekä Tools Rovaniemi Oy:n tarjoamien tuotteiden tarjouspyynnön mukaisuutta.

Tilaaja on volyymituoteluettelon rivillä 81 pyytänyt tarjoamaan tuotteen Epäkeskohiomakoneen verkko 125, rivillä 82 Epäkeskohiomakoneen verkko 150 sekä rivillä 83 Epäkeskohiomakoneen verkko 180. On käynyt ilmi, että osa tarjoajista on ymmärtänyt tuotenimikkeen lukujen tarkoittavan epäkeskohiomakoneen verkon halkaisijaa ja osa karkeutta. Volyymituoteluettelon epäselvyydestä johtuen tarjotut tuotteet eivät ole vertailukelpoisia keskenään, joten tilaaja on päättänyt poistaa vertailussa kaikkien tarjoajien volyymituoteluetteloista hinnat rivien 81, 82 ja 83 osalta.

Volyymituoteluettelon rivillä 124 on pyydetty tarjoamaan tuote Otsavalaisin, ladattava, valoteho vähintään 600 lumenia, säädettävä valokeila. On käynyt ilmi, että osa tarjoajista on ymmärtänyt säädettävän valokeilan tarkoittavan valokeilan muotoa ja osa valokeilan kirkkautta. Volyymituoteluettelon epäselvyydestä johtuen tarjotut tuotteet eivät ole vertailukelpoisia keskenään, joten tilaaja on päättänyt poistaa vertailussa kaikkien tarjoajien volyymituoteluetteloista hinnan rivin 124 osalta.

Tools Rovaniemi Oy:n rivillä 79 tarjoama Kuivamahiomapaperi 80 sekä rivillä 122 tarjoama Akkuviimeistelynaulain on todettu tarjouspyynnön vastaisiksi. Koska tuotteet eivät täytä volyymituotetaulukossa asetettuja vaatimuksia, tulkitaan niiden osalta rivit tyhjiksi. Tarjouspyynnön mukaisesti vertailussa puuttuviin hintakohtiin käytetään toisen tarjoajan kalleinta hintatietoa.

29.5.2023 § 7 tehdyssä hankintapäätöksessä on tarjouspyynnön vastaisiksi tuotteiksi todettu aiemmin AJ Rauta Oy:n tarjoama Lattiasuojakartonki, Segmenttiterä ja Suorakulma sekä Etra Oy:n tarjoama Sinkitty betoniruuvi 5 x 60/25 uppokanta sekä Segmenttiterä. Koska tuotteet eivät täytä volyymituotetaulukossa asetettuja vaatimuksia, tulkitaan myös niiden osalta rivit tyhjiksi. Tarjouspyynnön mukaisesti vertailussa puuttuviin hintakohtiin käytetään toisen tarjoajan kalleinta hintatietoa.

Korjattu hintavertailu suoritettiin siten, että tuotteille annetut hinnat (€/kpl, alv 0%) kerrottiin tarjouspyynnössä ilmoitetuilla kertoimilla ja näin saadut tulot laskettiin yhteen (=vertailuhinta). Lisäksi kaikkien tarjoajien volyymituoteluetteloista poistettiin hinnat riveiltä 81, 82, 83 ja 124. Tarjoajat olivat voineet jättää enintään 10 kpl tuotetta tarjoamatta. Mikäli tarjoajan tarjoama tuote ei täyttänyt volyymituotetaulukossa asetettuja vaatimuksia, tulkittiin rivi tyhjäksi. Vertailussa puuttuviin hintakohtiin käytettiin toisen tarjoajan kalleinta hintatietoa. Tarjouksessa oli sallittua olla korkeintaan 10 kpl tuotteita, joille ei ole annettu hintatietoa ja/tai jotka eivät täytä volyymituotetaulukon vähimmäisvaatimuksia. 

AJ Rauta Oy:n tarjouksen vertailussa käytettiin toisen tarjoajan kalleinta hintaa seuraavien tuotteiden osalta: 

Rivi 74: Segmenttiterä 90-100 mm, toisen tarjoajan kallein hinta 12,60 € 

Rivi 90: Suorakulma 300 mm, toisen tarjoajan kallein hinta 33,359 € 

Rivi 139: Lattiasuojakartonki, toisen tarjoajan kallein hinta 0,586 € 

Etra Oy:n tarjouksen vertailussa käytettiin toisen tarjoajan kalleinta hintaa seuraavien tuotteiden osalta: 

Rivi 48: Sinkitty betoniruuvi 5 x 60/25 uppokanta, toisen tarjoajan kallein tuote 0,26 € 

Rivi 74: Segmenttiterä 90-100 mm, toisen tarjoajan kallein hinta 12,60 € 

Rivi 118: Akkuporakone, jännite 12V, toisen tarjoajan kallein hinta 175,130 € 

Rivi 121: Monitoimikone, toisen tarjoajan kallein hinta 243,000 € 

Tools Rovaniemi Oy:n tarjouksen vertailussa käytettiin toisen tarjoajan kalleinta hintaa seuraavien tuotteiden osalta:

Rivi 79 Kuivahiomapaperi 80 arkki, toisen tarjoajan kallein hinta 0,427 €

rivi 122 Akkuviimeistelynaulain, toisen tarjoajan kallein hinta 521,184 € 

Würth Oy:n tarjouksen vertailussa käytettiin toisen tarjoajan kalleinta hintaa seuraavien tuotteiden osalta: 

Rivi 114 Lumentyönnin, toisen tarjoajan kallein hinta 37,177 € 

rivi 118 Akkuporakone, toisen tarjoajan kallein hinta 175,130 € 

rivi 122 Akkuviimeistelynaulain, toisen tarjoajan kallein hinta 521,184 € 

Tarjouspyynnön ehdot täyttävä, halvimman kokonaishinnan tarjoaja sijoittuu puitejärjestelyyn ensimmäiseksi, toiseksi halvimman kokonaishinnan antanut sijoittuu toiseksi jne. Tarjousten korjatut vertailuhinnat (alv 0 %):

AJ Rauta Oy 38 741,70 €

Etra Oy 51 881,79 €

Tools Rovaniemi Oy 31 670,11 €

Würth Oy 31 486,60 €

Vertailutaulukko on tämän päätöksen liitteenä.

Päätös

Päätän, että Rautakauppatavarat, käsityökalut ja kiinnitystarvikkeet puitesopimukseen valitaan etusijajärjestyksessä seuraavat toimittajat:

1. Würth Oy

2. Tools Rovaniemi Oy

3. AJ Rauta Oy

Puitesopimuksen ehtojen mukaisesti tilaaja pidättää oikeuden muuttaa etusijajärjestystä, mikäli hyväksytyt hinnanmuutokset vaikuttavat toimittajien keskinäiseen järjestykseen sopimuskauden aikana.

Rovaniemen kaupunki solmii valittujen puitesopimustoimittajien kanssa kirjallisen tarjouspyynnön mukaisen puitesopimuksen. Sopimuskausi (2 vuotta) alkaa hankintapäätöksen saatua lainvoiman ja sopimuksen allekirjoittamisesta. Tilaaja varaa oikeuden kahteen (2) yhden (1) vuoden mittaiseen optioon. Tilaaja ilmoittaa option käytöstä vähintään kaksi (2) kuukautta ennen mahdollisen option käyttöönottoa. Optiossa on kyse tilaajan oikeudesta, ei velvollisuudesta. Sopimus ei muodosta tilaajalle määräostovelvoitetta. Tilaaja pidättää oikeuden jatkaa sopimuskautta entisin ehdoin siihen asti, kunnes seuraavan tarjouskilpailun hankintapäätös on saanut lainvoiman.