Perustelut
-Tarkastuslautakunta asetti yhdeksi vuoden 2023 toiminnan painopisteeksi talousarviossa sidonnaisuusvalvontaan liittyvien järjestelmien ja menetelmien arvioinnin sekä tarvittaessa uusien käytäntöjen kartoituksen ja käyttöönoton. Tarkastuspäällikkö on kartoittanut vaihtoehtoisia toimintatapoja kaupungin sidonnaisuusrekisterin toteuttamiseksi. Tavoitteina vaihtoehtojen kartoituksessa on ollut sidonnaisuusilmoitusvelvollisten henkilötietojen käsittelyn kehittäminen sekä synergiatujen löytäminen muiden kaupungin käyttämien järjestelmien kanssa. Potentiaalisena toteuttamisvaihtoehtona on kartoitettu mahdollisuutta, että sidonnaisuusrekisteri integroitaisiin osaksi kaupungilla jo käytössä olevaa luottamushenkilörekisteriä. Mahdollisen hankinnan kustannusarvion perusteella voidaan todeta, että hankinta voitaisiin tehdä suorahankintana. Järjestelmien hankinta ja sopimusten hallinnointi on keskitetty kaupunkiorganisaatiossa konsernihallinnossa toimivaan tietohallintopalveluiden yksikköön.
-Tarkastuslautakunta päätti 11.4.2023 § 37 ottaa käyttöön pöytäkirjojen sähköisen allekirjoituksen. Päätöksen jälkeen pöytäkirjojen allekirjoittamisessa ilmeni toiminnallinen ongelma, jonka vuoksi sähköisen allekirjoittamisen toimintoa ei ole toteutettu lautakunnan pöytäkirjojen osalta. Käytännössä pöytäkirjojen tarkastus on hoidettu sähköpostitse. Kaupungin tiedonhallintatiimi on nyt tiedottanut, että toiminnallinen ongelma on selvitetty ja näin ollen lautakunta voi takautuvasti suorittaa pöytäkirjojen sähköisen allekirjoittamisen.
-Kaupunginhallitus hyväksyi 28.8.2023 § 276 suunnitteluohjeen vuoden 2024 talousarviolle sekä vuosien 2025-2027 taloussuunnitelmalle. Vuoden 2024 määrärahakehykseksi esitetään 183,74 miljoonaa euroa. Tarkastuslautakunnalle on varattu suunnitteluohjeessa 0,23 miljoonan euron määräraha, joka on sama kuin lautakunnan vuoden 2023 muutettu talousarvio. Toisin kuin kaupunginhallituksen suunnitteluohjeessa, lautakunnalle valmistellaan talousarvioesitys pohjautuen lautakunnan alkuperäiseen vuoden 2023 talousarvioon. Tämä johtuu siitä, että vuoden 2023 muutetun talousarvion yhtenä syynä oli, että lautakunnan alaisista viroista on ollut vuonna 2023 täytettynä vain toinen. Oletuksena vuoden 2024 talousarvion valmistelussa on, että vuonna 2024 molemmat tarkastuslautakunnan alaisista viroista ovat täytettynä. Talousarvio käsitellään lautakunnnan kokouksessa lokakuussa.
Päätösehdotus
Esittelijä
-
Juuso Kataja, tarkastuspäällikkö, juuso.kataja@rovaniemi.fi
Tarkastuslautakunta merkitsee ajankohtaiset asiat tiedoksi.
Päätös
Tarkastuslautakunta kuuli ajankohtaiset asiat ja merkitsi ne tiedoksi.