Kuvaus
Valmistelija: Kansainvälisten asioiden päällikkö Tuula Rintala-Gardin
1. Hankinnan kohde
Rovaniemen kaupungin kansainväliset palvelut on pyytänyt tarjouksia Joulupukin Pajakylän tapahtumatorin suunnittelusta.
2. Hankinnan sopimuskausi
Sopimuskauden suunniteltu aloitusajankohta on 1.5.2024. Sopimus astuu kuitenkin voimaan vasta, kun hankintapäätös on saanut lainvoiman ja molemmat osapuolet ovat allekirjoittaneet sopimuksen. Toimeksianto päättyy, kun työ on suoritettu ja vastaanotettu hyväksytysti, kuitenkin viimeistään 30.9.2024 mennessä.
3. Hankintamenettely
Kyseessä on kansallisen kynnysarvon alittava hankinta, johon sovelletaan Rovaniemen kaupunkikonsernin pienhankintaohjeita. Tarjouskilpailu järjestettiin rajoitetulla menettelyllä.
4. Tarjoajat
Tarjouspyyntö lähetettiin FCG Oy:lle, Ramboll Finland Oy:lle ja Sitowise Oy:lle.
5. Tarjoajien soveltuvuus
Tarjousten käsittelyn ensimmäisessä vaiheessa tarjoajien tuli täyttää kaikki tarjouspyynnössä kelpoisuudelle asetetut vaatimukset tullakseen hyväksytyksi tarjousten käsittelyn seuraavaan vaiheeseen. Tarjoajat vakuuttivat täyttävänsä kaikki lakisääteiset, yhteiskunnalliset ja taloudelliset kelpoisuudelle asetetut vaatimukset. Tilaaja selvittää voittaneelta tarjoajalta pyydetyt selvitykset ja todistukset ennen sopimuksen allekirjoittamista.
6. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuus
Kaikki tarjoukset todettiin tarjouspyynnön mukaiseksi ja ne hyväksyttiin tarjousten hinta- ja laatuvertailuun.
7. Päätöksen peruste
Tarjouspyynnön mukaisesti tarjousten valintaperuste on hinta-laatusuhteeltaan paras tarjous.
Hinnan painoarvo on 30% ja laadun 70%
Laatuvertailu koostui seuraavista osa-alueista:
- Referenssit (max. 40 p)
- Työohjelma (max. 30 p)
Laadun pisteytti tilaajan asiantuntijaryhmä.
Työohjelman osalta tarjoajien välille eroa syntyi työn toteuttamiskelpoisuuden ja toimenpiteiden laajuuden osalta. FCG:n tarjous vastasi perusteellisimmin tarjouspyynnössä esitettyihin vaatimuksiin selvitystyön sisällöstä. FCG:n tarjouksessa oli hyvin selkeästi listattu asiat, joihin perusselvityksessä tulee löytää vastaukset.
Tarjoajat toimittivat kukin kolme referenssiä, joilla tarjoaja osoittaa kokemusta kolmella tasolla; visuaalisen ilmeen suunnittelu, toteutuksen budjetointi ja rahoitus sekä liiketoimintasuunnitelman laatiminen. Kaikkien tarjoajien referensseissä oli kuvattuna visuaalisen ilmeen suunnittelua ja osittain toiminnallista suunnittelua. FCG:n yhdessä referenssissä oli selkeästi myös liiketoimintasuunnitelmaan liittyviä osioita kuten rakentamisen käyttöennuste sekä kassavirta-analyysi.
Tarjousten hinta- ja laatupisteet:
- FCG Oy: 71,79 p.
- Ramboll Oy: 57p.
- Sitowise Oy: 65,69 p.
Tarjousten hinta- ja laatuvertailutaulukko on liitteenä 1.
Esitän, että kaupunginjohtaja päättäisi hankkia Joulupukin Pajakylän tapahtumatorin suunnittelun hinta-laatusuhteeltaan parhaan tarjouksen tehneeltä FCG Oy:ltä. Tarjoajan kanssa solmitaan tarjouspyynnön mukainen, kirjallinen hankintasopimus.