Kaupunginhallitus, kokous 1.2.2021

Pöytäkirja on tarkastettu

§ 31 Sisäisen tarkastuksen vuosisuunnitelmat ja vuosiraportit

ROIDno-2021-93

Valmistelija

  • Sirpa Salminen, sisäinen tarkastaja, sirpa.salminen@rovaniemi.fi

Perustelut

Kaupungin hallinnon ja talouden valvonnassa ulkoinen tarkastus ja sisäinen valvonta yhdessä muodostavat kattavan valvontajärjestelmän. Vastuu sisäisen valvonnan organisoinnista kaupunkikonsernissa on kaupunginhallituksella ja toimivalla johdolla. Esimiehet vastaavat sisäisestä valvonnasta omissa toimintaprosesseissaan virkatehtäviensä ja kaupunginhallituksen antamien määräysten mukaisesti. Tarkastustoimet tulee kunkin valvonnasta vastuullisen suorittaa ja dokumentoida siten, että ne edesauttavat tilinpäätökseen liitettävän toimintakertomuksen laatimista.

Sisäinen tarkastus on riippumatonta ja objektiivista arviointi- ja konsultointitoimintaa. Sisäinen tarkastaja toimii sisäisen tarkastuksen toimintaohjeen, riskiperusteisen vuosisuunnitelman ja kaupunginjohtajan erikseen antamien tarkastusmääräysten mukaisesti. Sisäinen tarkastaja raportoi kaupunginhallitukselle vuosittain keskeisimmistä tarkastushavainnoista. 

Kaupunginhallitus hyväksyi sisäisen tarkastuksen painopisteet, toimenpiteet ja tarkastuskohteet vuodelle 2020. Tarkastukset toteutuivat vuosisuunnitelman ja kaupunginjohtajan erikseen antamien tarkastusmääräysten mukaisesti. Tarkastustyö perustui kohdekohtaisiin suunnitelmiin ja kohdistui peruskaupungin toimintaan  ja osaan konserniyhteisöjä.  Tarkastus- ja arviointityön tulokset on raportoitu kaupunginjohtajalle tarkastusraportin valmistumisen jälkeen. Tarkastushavaintojen perusteella sisäinen tarkastus toteaa, että kaupungin hallinto- ja johtaminen on toteutunut pääosin toimintaa velvoittavien lakien ja säännösten mukaisesti ja, että sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan toimeenpano vaihtelee yksiköittäin ja toiminnoittain. Sisäinen tarkastaja on laatinut vuosiraportin keskeisimmistä tarkastushavainnoista ja kehittämiskohteista.

Sisäisen tarkastuksen vuosisuunnitelma vuodelle 2021 on ohjeellinen ja tarkastuskohteita voidaan tarvittaessa muuttaa. Tarkastukset toteutetaan kaupunginjohtajan hyväksymän yksityiskohtaisen suunnitelman mukaisesti. Jokaisesta tarkastuksesta tehdään erillinen tarkastussuunnitelma, jossa määritellään tarkastuksen tavoitteet, aikataulu ja menetelmä. Tarkastustoimia sovitetaan yhteen ulkoisen tarkastuksen kanssa. Ennalta nimeämättömien kohteiden tarkastus tapahtuu kaupunginjohtajan määräysten mukaisesti.

Sisäisen tarkastuksen painopistealueet vuodelle 2021 ovat:

  • kaupungin toiminnan taloudellisuus ja tuloksellisuus
  • kaupungin toiminnan lainmukaisuus ja hyvä hallintotapa
  • omistaohjauksen ja konsernivalvonnan toimintatavat ja tuloksellisuus
  • varallisuuden ja omaisuuden sekä resurssien hallinta
  • tiedon oikeellisuus, eheys, riittävyys ja ajantasainen käytettävyys
  • sisäisen tarkastuksen asiantuntemus ja toiminnan kustannusvaikuttavuus.
     

Toimenpiteet tarkastustoimen vaikuttavuuden lisäämiseksi vuonna 2021:

  • kohdentaa resurssejaan merkityksellisiin asiakokonaisuuksiin riski- ja lisäarvoperustaisesti
  • toteuttaa tehtäväänsä kustannustehokkaasti ja asiantuntevasti
  • itsearvioi ja kehittää jatkuvasti ammatillista osaamistaan ja toimintatapojaan
  • arvioi sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan painopisteiden toteutumista 
  • jatkaa aikaisemmissa tarkastuksissa sovittujen korjaavien toimenpiteiden etenemisen seurantaa
  • toteuttaa kaupunginjohtajan kanssa sovittuja tarkastuksia uusissa tarkastuskohteissa
  • edistää sisäisen valvonnan, riskienhallinnan ja sisäisen tarkastuksen toimivuuden, prosessien ja toimintatapojen kehittymistä
  • raportoi tarkastustoimien toteutumisesta säännöllisesti kaupunginjohtajalle
  • raportoi sisäisen valvonnan, riskienhallinnan ja sisäisen tarkastuksen tilanteesta ja tavoitteista kaupunginhallitukselle kerran vuodessa
  • raportoi tarkastushavainnoista kaupungin johdolle, tarkastuslautakunnalle ja tilintarkastajalle.
     

Sisäinen tarkastus arvioi vuoden 2021 aikana:

  • toimintatapojen kehittämistä (mm. digitalisaation hyödyntäminen, sähköinen asiointi, riskienhallinta ml. toimivuus ja häiriöttömyys) 
  • omistajaohjauksen ja konsernivalvonnan menettelyiden tuloksellisuutta kaupunkikonsernin kokonaisedun näkökulmasta
  • kaupunkikonsernin hyvän hallinto- ja johtamistavan ja eettisten periaatteiden noudattamista
  • kilpailun tasapuolisuuden turvaavia menettelyjä kaupungin toiminnassa ja sen määräysvallassa kuuluvissa yhteisöissä
  • julkisten hankintojen kilpailutusmenettelyiden ja sopimushallinnan asianmukaisuutta
  • tietoisuutta korruptiosta ja väärinkäytösriskeistä sekä niiden ennaltaehkäisystä ja eettisyyden turvaamisesta
  • henkilöstöresurssien riittävyyden, työhyvinvoinnin ja uudistumiskyvyn suunnitelmallista kehittämistä
  • päätöksenteon, suunnittelun ja seurannan perustumista riittäviin ja luotettaviin tietoihin ja arviointeihin
  • toimintaympäristöanalyysien ja riskiprofiilien ajantasaisuutta ja niillä aikaansaatuja tuloksia
  • toiminnan avoimuuden ja hyvän tiedonhallintatavan toteutumista kaupungin toiminnassa.

Päätösehdotus

Esittelijä

  • Ulla-Kirsikka Vainio, kaupunginjohtaja, ulla-kirsikka.vainio@rovaniemi.fi

Kaupunginhallitus merkitsee sisäisen tarkastuksen vuosiraportin 2020 tiedoksi ja hyväksyy sisäisen tarkastuksen suunnitelman vuodelle 2021.

Päätös

Kaupunginhallitus kuuli asiassa sisäinen tarkastaja Sirpa Salmista.

Kaupunginhallitus päätti yksimielisesti kaupunginjohtajan esityksen mukaisesti.

Lisäksi kaupunginhallitus päätti, että sisäisen tarkastajan raportit tuodaan jatkossa kaupunginhallitukselle tiedoksi ja että kaupunginhallitus pitää jatkossa säännöllisesti tapaamisen ulkoisen ja sisäisen valvonnan kanssa.

Tiedoksi

Sisäinen tarkastaja

Muutoksenhaku

MUUTOKSENHAKUKIELTO

Tästä päätöksestä ei saa tehdä oikaisuvaatimusta eikä kunnallisvalitusta, koska päätös koskee kuntalain 136 §:n mukaan valmistelua tai täytäntöönpanoa; työ- ja virkaehtosopimuksen tulkintaa tai soveltamista; tai työnjohto- ja valvontaoikeuden käyttämistä.