Kaupunginhallitus, kokous 15.3.2021

Pöytäkirja on tarkastettu

§ 86 Liittyminen Hansel Oy:n kilpailuttamaan Monitoimi- ja tulostuslaitteet palveluineen 2021–2023 (2025)-puitesopimukseen

ROIDno-2021-315

Valmistelija

  • Päivi Uramo, tietohallintoasiantuntija, paivi.uramo@rovaniemi.fi

Perustelut

Hansel Oy on hankintalain (Laki julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista 29.12.2016/1397) mukainen valtion ja kuntien yhteishankintayksikkö. KL-Kuntahankinnat Oy:n ja Hansel Oy:n yhdistymisen myötä Hansel Oy toimii nykyisin koko julkishallinnon yhteishankintayksikkönä, joka kilpailuttaa asiakkailleen yhteishankintoja ja tuottaa hankintojen asiantuntijapalveluja. 

Kaikilla tavaroiden ja palveluiden toimittajilla on oikeus osallistua Hansel Oy:n kilpailutuksiin. Kilpailutuksiin tulleiden tarjousten perusteella voittaneet yritykset / voittaneet tarjoajat valitaan puitejärjestelyiden sopimustoimittajiksi. Julkiset hankinnat kilpailutetaan aina hankintalain edellyttämällä tavalla.

Hansel Oy valmistelee kilpailutusta "Monitoimi- ja tulostuslaitteet palveluineen 2021–2023 (2025)". Puitejärjestelyllä voi hankkia monitoimilaitteita ja verkkotulostimia sekä näihin liittyviä palveluja.

Puitejärjestelyn kohteena ovat esimerkiksi monitoimilaitteet, verkkotulostimet, em. laitteisiin liittyvät asennus- ja huoltopalvelut, turvatulostus- ja tulostuksenhallintaratkaisut sekä asiantuntijapalvelut. Erikoiskäyttöön tarkoitetut laitteet, esimerkiksi suurkuvatulostimet, lämpötulostimet tai 3D-tulostimet, eivät ole hankittavissa sopimuksen kautta. Rovaniemen kaupunki on ollut mukana myös aiemmalla sopimuskaudella, jolloin kilpailuttajana toimi KL-Kuntahankinnat Oy.  

Monitoimi- ja tulostuslaitteet palveluineen tulee olemaan usean toimittajan puitejärjestely. Hansel Oy valitsee sopimukseen 4-7 toimittajaa. Hankintaa valmistelemaan Hansel Oy perustaa asiakastyöryhmän, johon pääsevät halutessaan mukaan liittymisen tehneet asiakkaat.

Kynnysarvon ylittävissä hankinnoissa Hansel Oy:n puitesopimukseen liittynyt asiakas tekee minikilpailutuksen. Asiakas voi valintansa mukaan tehdä yhden minikilpailutuksen kaikista hankinnoistaan, jolloin valituksi tulee asiakaskohtaisesti yksi toimittaja. Vaihtoehtoisesti asiakas voi tehdä myös useita minikilpailutuksia kohteittain, jolloin toimittajia voi olla useita.

Useimmilla monitoimilaitteiden toimittajilla on koko maan kattava huoltoverkosto, jonka kautta ne pyrkivät ensisijaisesti toimimaan. Useimmiten toimijat käyttävät myös alihankkijoita esimerkiksi asennuksiin ja huoltoihin. Yhteishankinnassa edellytetään toimittajilta valmiutta tarjota palveluita tietyllä palvelutasolla valtakunnallisesti. Kun esimerkiksi monitoimilaitteille ja huolto- ym. oheispalveluille asetetaan tarjouspyynnössä palvelutaso- ja vasteaikavaatimukset, on toimittaja pakotettu toimimaan siten, että käytettävissä on logistiikkaa, asennus- ja huoltohenkilöstöä yms. asiakkaan alueella. Useimmiten tässä hyödynnetään alihankkijana paikallista yritystä.

Ne monitoimilaitteet ja verkkotulostimet, jotka hankitaan yhdeltä toimittajalta huomioiden laitteen elinkaarenmukainen huoltosopimus, ovat asiakkaan niin halutessa liitettävissä samalta toimittajalta hankittavan turvatulostusratkaistun / tulostuksenhallintaratkaisun piiriin.

Rovaniemen kaupungilla on 166 monitoimilaitetta. Vuonna 2020 on otettu noin 4,9 miljoonaa tulostetta ja kopiota.

Kaupunginhallitus on 19.10.2020 § 340 hyväksynyt etä- ja monipaikkaisen työn ohjeen, jonka mukaan tavoitteena on, että etä- ja monipaikkainen työ on joustavasti ja laajasti käytössä silloin, kun työtehtävät sen mahdollistavat. Rovaniemen kaupungin tavoitteena on etätyötä lisäämällä vähentää tilakustannuksia, parantaa työn tuottavuutta ja työpaikkojen vetovoimaisuutta ja edistää henkilöstön työhyvinvointia.

Kaupungin tavoitetta etä- ja monipaikkaisen työn lisäämiseksi tukee se, että tällä hetkellä kaupungin 166 monitoimilaitetta on asennettu keskitetyn tulostuksenhallintaratkaisun piiriin. Ratkaisu mahdollistaa sen, että työntekijä voi tulostaa saumattomasti mistä ja milloin vain turvallisesti riippumatta siitä, missä rakennuksessa tai kaupunginosassa hän on. Tulostustyön voi vapauttaa turvallisesti miltä tahansa kaupungin laitteelta, mikä on tärkeää lisääntyvälle joukolle etätyöntekijöitä. Laitteiden käyttäminen on turvallista, koska vain todennetut käyttäjät voivat käyttää laitteita. Ratkaisun tilaajana Rovaniemen kaupunki voi tarkastella käyttäjä-, osasto- tai laitekohtaisia yksityiskohtaisia raportteja, kun halutaan selvittää kaupungin tulostusympäristön kulutus-, käyttö- ja tehokkuustiedot sekä sitä, miten kustannukset jakautuvat. Kaupungilla on käytössään mobiilitulostus, joka tukee saumatonta ja turvallista mobiili- ja verkkotulostusta mistä tahansa laitteesta (älypuhelimet, iPadit, Chromebookit) ilman tarvetta asentaa lisäohjelmia tai tulostusohjaimia. Kaikki jaetut tulostusjonot ja niiden ominaisuudet ovat hallittavissa keskitetysti, mikä vähentää hallinnointiin käytettävää työaikaa.

Keskitetyssä tulostusratkaisussa työntekijän ei tarvitse tietää yksittäisen monitoimilaitteen nimeä käyttääkseen sitä. Työntekijä voi kopioida ja saa työnsä vaivattomasti ja tietosuoja huomioiden tulostettua miltä tahansa kaupungin laitteelta, esimerkiksi lähellä kotiaan olevan päiväkodin tai koulun laitteelta. Tulostustyö tulostuu laitteelta vasta sitten, kun työntekijä on tunnistautunut laitteelle. Työntekijä, joka tekee monipaikkaista työtä eli liikkuu työnsä takia useissa kaupungin toimipaikoissa, pystyy helposti ja turvallisesti käyttämään eri toimipaikkojen monitoimilaitteita.

Ns. monen toimijan ympäristössä, jossa kaupungin tiloissa olisi käytössä eri merkkisiä laitteita, eri toimittajan laitteita ei pysty asentamaan toisen toimijan tulostuksenhallintaratkaisuun. Sellaisessa ympäristössä tulostaminen ja kopioiminen tapahtuu joko niin, että se ei ole turvallista (tulostustyö tulee ulos laitteelta välittömästi tulostuksen käynnistämisen jälkeen) tai käyttäjät pitää lisätä jokaiselle monitoimilaitteelle erikseen, jolloin ylläpitoon tarvittava työmäärä kasvaa. Käyttäjän pitää tietää kullakin hetkellä käyttämänsä monitoimilaitteen nimi. Tulostus- ja kopiointimääriä ei voi seurata kuin laitekohtaisesti. Jokaisen toimijan laitteet vaativat oman palvelinympäristönsä. Koska eri palvelinympäristöjä täytyy ylläpitää erikseen, nousevat ylläpitokustannukset huomattavasti. Monen toimijan teknologinen ympäristö aiheuttaa mm. tietoturvallisuus- ja tietosuojariskejä, koska se on vaikeampi hallita kuin yhden toimijan keskitetty ympäristö.

Monitoimilaitteiden markkinassa toimijoita on vähän ja laitteita valmistavat ja maahantuovat organisaatiot ovat kansainvälisiä jättejä. Yhteishankintajärjestelystä saatava hintahyöty on siksi tässä tapauksessa poikkeuksellisen merkittävä. Yhteishankinnoille tyypillinen suurella volyymilla saavutettava hintahyöty korostuu erityisesti siksi, että tarjoajina ovat suoraan laitteen valmistajan konsernin osat. Isossa yhteishankinnassa näillä tarjoajilla on mahdollisuus hakea optimoitu erikoishinnoittelu koko valmistus- ja toimitusketjuun.

Liittyminen puitesopimukseen

  • Hansel Oy:n puitejärjestelyn suuri ostovolyymi tuo mukanaan hyvät hinta- ja sopimusehdot yksittäiselle asiakkaalle
  • asiakkaan käytettävissä ovat kattohinnoitellut vertailulaitteet yleisimpiin tarpeisiin
  • Puitesopimuksessa on määritelty tuotteiden ja palveluiden vähimmäisehdot. Hansel Oy vastaa sopimuksen hallinnoinnista.
  • asiakaskohtaisessa minikilpailutuksessa on mahdollista tarkentaa ehtoja ja huomioida asiakaskohtaisia tarpeita
  • puitejärjestelyn käyttäjät ovat oikeutettuja Hansel Oy:n hankintojen tuen palveluihin maksutta

Kaupunki kilpailuttaa yksin

Jos Rovaniemen kaupunki kilpailuttaa hankinnan yksin, hankinnan vaatimukset ovat samankaltaiset kuin Hansel Oy:n kilpailutuksessa. Tällöin hankintaan kuitenkin liittyy riski tulostuskustannusten huomattavasta noususta, koska hankinnan volyymi on merkittävästi pienempi. Kilpailutukseen liittyy tulostusympäristön vaatimusten määrittely kaupungin koko organisaation osalta, mikä on laaja ja vaativa tehtävä. Pelkästään tietohallintoyksikön resursseista määrittely- ja kilpailutusprosessi vie puoli henkilötyövuotta.

Hansel Oy:n tavoite on, että sopimus on asiakkaiden hyödynnettävissä 1.8.2021. Sopimuskaudeksi on suunniteltu kaksi vuotta, enintään kahden vuoden optiokaudella. Asiakaskohtaiset sopimukset voivat laitteiden huoltopalveluiden osalta jatkua puitesopimuksen päättymisen jälkeen. Hankittavista tuotteista ja palveluista tehdään asiakaskohtainen sopimus. Asiakaskohtaisessa sopimuksessa asiakas ja toimittaja voivat sopia tuotteiden ja palveluiden hankintaan liittyvistä ehdoista tarkemmin.

Rovaniemen kaupungin hallintosäännön (Rovaniemen kaupunki hallintosääntö 1.1.2020 KV 9.12.2019 § 110 KV 20.1.2020 § 7) mukaan, pykälä 52 §, "Hankintapäällikkö päättää kaupungin keskitetyistä yhteishankinnoista ja tietohallintojohtaja keskitetyistä ICT-hankinnoista. Em. viranhaltijoiden toimivaltaan kuuluu koko hankintaprosessiin sisältyvä päätöksenteko (sisältäen mm. hankinta-asiakirjojen hyväksymisen sekä hankintasopimuksen tekemisen) sekä hankinnan keskeyttämisestä päättäminen. Paikalliseen, alueelliseen tai valtakunnalliseen yhteishankintasopimukseen liittymisestä yli 500.000 euron arvoisissa hankinnoissa päättää kaupunginhallitus."

Rovaniemen kaupungin osalta hankinnan arvo ylittää 500 000 €.

Liittyminen Hansel Oy:n sopimukseen on tehtävä viimeistään 19.3.2021 eikä sitä ole mahdollista siirtää. Määräajan jälkeen puitejärjestelyyn ei ole mahdollista liittyä ilman etukäteen tehtyä sitoumusta eikä liittyminen kesken sopimuskauden ei ole mahdollista.

Vallitsevan oikeuskäytännön myötä puitejärjestelyihin pitää liittyä jo niiden kilpailutusvaiheessa. Sopimusta voivat hyödyntää vain ennen hankintailmoituksen julkaisua liittyneet asiakkaat. 

Tietohallintojohtaja esittää,​ että

  • Rovaniemen kaupunki liittyy Hansel Oy:n sopimukseen "Monitoimi- ja tulostuslaitteet palveluineen 2021–2023 (2025)"
  • kaupunginhallitus valtuuttaa tietohallintojohtajan allekirjoittamaan sitoumuslomakkeen,​ kilpailutuksen tuloksena syntyvän asiakaskohtaisen puitesopimuksen Hansel Oy:n ja Rovaniemen kaupungin välillä sekä asiakaskohtaisen palvelusopimuksen valitun toimittajan tai valittujen toimittajien kanssa

Päätösehdotus

Esittelijä

  • Ulla-Kirsikka Vainio, kaupunginjohtaja, ulla-kirsikka.vainio@rovaniemi.fi

Kaupunginhallitus päättää tietohallintojohtajan esityksen mukaisesti,​ että

  • Rovaniemen kaupunki liittyy Hansel Oy:n sopimukseen "Monitoimi- ja tulostuslaitteet palveluineen 2021–2023 (2025)"
  • kaupunginhallitus valtuuttaa tietohallintojohtajan allekirjoittamaan sitoumuslomakkeen,​ kilpailutuksen tuloksena syntyvän asiakaskohtaisen puitesopimuksen Hansel Oy:n ja Rovaniemen kaupungin välillä sekä asiakaskohtaisen palvelusopimuksen valitun toimittajan tai valittujen toimittajien kanssa.

Päätös

Kaupunginhallitus kuuli asiassa tietohallintojohtaja Harri Ihalaista.

Hannu Ovaskainen esitti Maarit Simoskan, Kalervo Björkbackan, Sanna Karhun ja Matti Henttusen kannattamana, että Rovaniemen kaupunki ei liity Hansel Oy:n yhteiskilpailutukseen. Kaupunki tekee kopiointikartoituksen, jolla selvitetään eri yksiköiden kopiointimäärät ja laitetarpeet. Kilpailutus toteutetaan omana toimintana selvityksen jälkeen.

Kaupunginhallitus päätti yksimielisesti Ovaskaisen esityksen mukaisesti.


Muutoksenhaku

OIKAISUVAATIMUSOHJE

Oikaisuvaatimusoikeus
Päätökseen tyytymätön voi tehdä kirjallisen oikaisuvaatimuksen. Oikaisuvaatimuksen saa kuntalain 137 §:n mukaan tehdä se, johon päätös on kohdistettu tai jonka oikeuteen, velvollisuuteen tai etuun päätös välittömästi vaikuttaa (asianosainen) sekä kunnan jäsen. Oikaisuvaatimuksen voi tehdä tarkoituksenmukaisuus- tai laillisuusperusteella.

Oikaisuvaatimusaika ja sen alkaminen
Oikaisuvaatimus on tehtävä 14 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista. Oikaisuvaatimus on toimitettava Rovaniemen kaupungin kirjaamoon määräajan viimeisenä päivänä ennen kirjaamon aukioloajan päättymistä. Asianosaisen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon, jollei muuta näytetä, seitsemän päivän kuluessa kirjeen lähettämisestä. Käytettäessä tavallista sähköistä tiedoksioantoa asianosaisen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon, jollei muuta näytetä, kolmantena päivänä viestin lähettämisestä. Kunnan jäsenen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon seitsemän päivän kuluttua siitä, kun pöytäkirja on nähtävänä yleisessä tietoverkossa. Tiedoksisaantipäivää ei lueta oikaisuvaatimusaikaan.

Oikaisuvaatimuksen muoto ja toimittaminen
Oikaisuvaatimus on tehtävä kirjallisesti. Oikaisuvaatimus on tekijän, laillisen edustajan tai asiamiehen allekirjoitettava. Siinä tulee mainita tekijän ja jos hän ei ole allekirjoittaja, myös allekirjoittajan nimi, osoite, asuinkunta sekä puhelinnumero, johon asiaa koskevat ilmoitukset voidaan toimittaa. Jos oikaisuvaatimuspäätös voidaan antaa tiedoksi sähköisenä viestinä, yhteystietona pyydetään ilmoittamaan myös sähköpostiosoite.

Oikaisuvaatimuksessa on mainittava päätös, jota vaaditaan oikaistavaksi sekä vaatimuksen sisältö ja perusteet. Oikaisuvaatimukseen on liitettävä asiakirjat, joihin tekijä vetoaa vaatimuksensa tueksi, jollei niitä ole aikaisemmin toimitettu viranomaiselle.

Oikaisuvaatimus on toimitettava oikaisuvaatimusviranomaiselle ennen oikaisuvaatimusajan päättymistä. Jos määräajan viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, oikaisuvaatimuksen saa tehdä ensimmäisenä arkipäivänä tämän jälkeen. Oikaisuvaatimus on toimitettava viimeistään määräajan viimeisenä päivänä ennen viraston aukioloajan päättymistä. Mikäli oikaisuvaatimus lähetetään postitse, on se jätettävä postiin niin ajoissa, että se ehtii perille viraston aukioloaikana ennen oikaisuvaatimusajan päättymistä. Sähköisen asiakirjan (sähköposti) tulee olla määräaikana viranomaisen käytettävissä vastaanottolaitteessa tai tietojärjestelmässä siten, että viestiä voidaan käsitellä.

Oikaisuvaatimuksen voi toimittaa myös sähköpostitse. Sähköistä asiakirjaa ei tarvitse täydentää allekirjoituksella, jos asiakirjassa on tiedot lähettäjästä eikä asiakirjan alkuperäisyyttä tai eheyttä ole syytä epäillä. Oikaisuvaatimuksia, jotka sisältävät arkaluonteisia henkilö- tai salassa pidettäviä tietoja, ei tule lähettää suojaamattomassa sähköpostiyhteydessä, suojaamattomalla verkkolomakkeella tai niiden liitteenä.

Oikaisuvaatimus lähetetään aina lähettäjän omalla vastuulla.

Oikaisuvaatimuksen maksu
Oikaisuvaatimuskäsittely on maksutonta.

Oikaisuvaatimusviranomainen ja yhteystiedot

Oikaisuvaatimusviranomainen: Rovaniemen kaupunginhallitus
Postiosoite: PL 8216, 96101 Rovaniemi
Käyntiosoite: Osviitta asiakaspalvelu Olkkarin Hyvinvointi- ja palvelupisteessä
Koskikatu 25, 2. kerros, Rovaniemi
Sähköpostiosoite: kirjaamo(at)rovaniemi.fi
Telefax: 016 322 6450
Puhelin: 016 3221
Osviitta avoinna: arkipäivisin ma - to kello 9.00 - 16.30 ja pe kello 9.00 - 15.30

Pöytäkirja

Päätöstä koskevia pöytäkirjanotteita ja liitteitä voi pyytää Rovaniemen kaupungin kirjaamosta.

Postiosoite: PL 8216, 96101 Rovaniemi
Käyntiosoite: Osviitta asiakaspalvelu Olkkarin Hyvinvointi- ja palvelupisteessä
Koskikatu 25, 2. kerros, Rovaniemi
Sähköpostiosoite: kirjaamo(at)rovaniemi.fi
Telefax: 016 322 6450
Puhelin: 016 3221
Osviitta avoinna: arkipäivisin ma - to kello 9.00 - 16.30 ja pe kello 9.00 - 15.30

Pöytäkirjan tarkastus- ja allekirjoituspäivä sekä pöytäkirjan verkkoon julkaisupäivä esitetään kunkin pöytäkirjan allekirjoitussivulla.