Banneri

Kaupunginhallitus, kokous 1.6.2020

Pöytäkirja on tarkastettu

§ 237 Rovaniemen kaupungin tiedonhallinnan vastuut

ROIDno-2019-2861

Valmistelija

  • Samppa Määttä, vs. hallintopäällikkö, samppa.maatta@rovaniemi.fi

Perustelut

Laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta (tiedonhallintalaki) tuli voimaan 1.1.2020. Laki pohjautuu pääministeri Juha Sipilän hallituksen Digitalisoidaan julkiset palvelut -kärkihankkeen, jonka puitteissa koottiin yhteen julkisen hallinnon tiedonhallintaa koskevaa sääntelyä. Lakiin on koottu ja yhtenäistetty sääntelyä muun muassa julkisuuslaista, arkistolaista, asiointilaista ja tietohallintolaista. Lain täytäntöönpano on kaikkien viranomaisten tehtävä, jota ohjataan ja tuetaan suunnitelmallisesti.

Tiedonhallintalain tavoitteena on mm.:

  • uudistaa ja yhtenäistää julkisen hallinnon tiedonhallintaa koskeva yleissääntely
  • vähentää sääntelyn tarvetta erityislainsäädännössä
  • varmistaa viranomaisten tietoaineistojen yhdenmukainen ja laadukas hallinta sekä tietoturvallinen käsittely julkisuusperiaatteen toteuttamiseksi
  • varmistaa tietoaineistojen ajantasaisuus, virheettömyys ja käyttökelpoisuus
  • määritellä tietoturvallisuuden minimitaso
  • saattaa viranomaisen julkiset asiakirjat helposti saataville
  • mahdollistaa viranomaisten tietoaineistojen turvallinen ja tehokas hyödyntäminen
  • edistää tietojärjestelmien ja tietovarantojen yhteentoimivuutta

Rovaniemen kaupunki toimii tiedonhallintalain tarkoittamana tiedonhallintayksikkönä. Rovaniemen kaupungin hallintosäännön mukaan kaupunginhallitus vastaa Rovaniemen kaupungin tiedonhallinasta.

Tiedonhallintalaissa (4 §) johdon vastuulle on asetettu seuraavat tehtävät:

Tiedonhallintayksikön johdon on huolehdittava siitä, että tiedonhallintayksikössä on:

1) määritelty tässä ja muussa laissa säädettyjen tiedonhallinnan toteuttamiseen liittyvien tehtävien vastuut;

2) ajantasaiset ohjeet tietoaineistojen käsittelystä, tietojärjestelmien käytöstä, tietojenkäsittelyoikeuksista, tiedonhallinnan vastuiden toteuttamisesta, tiedonsaantioikeuksien toteuttamisesta, tietoturvallisuustoimenpiteistä sekä poikkeusoloihin varautumisesta;

3) tarjolla koulutusta, jolla varmistetaan, että henkilöstöllä ja tiedonhallintayksikön lukuun toimivilla on riittävä tuntemus voimassa olevista tiedonhallintaa, tietojenkäsittelyä sekä asiakirjojen julkisuutta ja salassapitoa koskevista säädöksistä, määräyksistä ja tiedonhallintayksikön ohjeista;

4) asianmukaiset työvälineet tiedonhallintaa koskevien velvollisuuksien toteuttamiseksi;

5) järjestetty riittävä valvonta tiedonhallintaan liittyvien säädösten, määräysten ja ohjeiden noudattamisesta.

Lakiin liittyvän hallituksen esityksen mukaan johdon tulee huolehtia siitä, että tiedonhallintayksikössä on määritelty tiedonhallintalaissa tai muussa laissa säädettyjen tiedonhallinnan toteuttamiseen liittyvien tehtävien vastuut. Säännöksellä tarkoitetaan konkreettisten vastuiden määrittämistä siitä, miten ja kenen vastuulla toteutetaan tämän lain mukaiset velvoitteet ja palvelut. 

Hallituksen esityksen mukaan vastuut on määritettävä 

  • tiedonhallintamallin ylläpidon ja tietoaineistojen muodostamisen toteuttamiselle, 

  • tietoturvallisuuden ja asianhallinnan järjestämiselle, 

  • tietojärjestelmien yhteentoimivuuden turvaamiselle sekä tietoaineistojen säilyttämisen järjestämiselle. 

Tiedonhallintayksikön johdon tulee siten määrittää ja käytännössä määrätä työjärjestyksissä tai hallintosäännöissä, miten tiedonhallinnan vastuut ja niihin liittyvät tehtävät jakautuvat tiedonhallintayksikössä. Tehtävien järjestäminen tarkoittaa asiakirjahallinnon ja tietohallinnon sekä muiden toimintojen vastuiden määrittämistä tiedonhallinnan velvollisuuksien ja palvelujen toteuttamiseksi. Laissa ei säädetä siitä, mitkä tehtävät kuuluvat tietohallinnolle ja asiakirjahallinnolle, vaan tämä järjestäminen kuuluu kunkin tiedonhallintayksikön johdon vastuulle. Laissa ei säädetä organisaatioiden sisäisistä hallinnollisista rakenteista.

Rovaniemen kaupungin tiedonhallinnan toteuttaminen ja vastuut on jo tällä hetkellä määritelty seuraavasti:

Kokonaisuus

Määrittely

Vastuu tiedonhallinnasta

  • Hallintosääntö (KV 20.1.2020, § 7), §29

Asiahallinnan järjestäminen

  • Hallintosääntö (KV 20.1.2020, § 7), luku 7

  • Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje (KH 28.11.2016, § 477)

Tietoaineistojen muodostamisen toteuttaminen ja säilyttämisen järjestäminen

  • Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje (KH 28.11.2016, § 477)

  • Rovaniemen kaupungin arkistonmuodostuksen rakenne ja tiedonhallinta-/tiedonohjaussuunnitelma (KH:n päätös 28.11.2016, § 476)

Tietoturvallisuuden järjestäminen

  • Tietoturva- ja tietosuojapolitiikka KH 2019, §326

Tietojärjestelmien yhteentoimivuuden turvaaminen

  • Tietoturva- ja tietosuojapolitiikka KH 2019, §326

  • KH 2018, § 291 Rovaniemen kaupungin tietohallinto-ohjelma vuosille 2018 – 2021

 

Näiden vastuiden lisäksi kaupunginhallituksen tulee määritellä lain edellyttämän tiedonhallintamallin ylläpidon vastuut.

Muiden tiedonhallintalain 4 §:ssä mainittujen johdon vastuulle asetettujen tehtävien toteuttaminen (tiedonhallintaan liittyvä järjestämisvelvollisuus) kuvataan laadittavaan tiedonhallintamalliin. Tiedonhallintamalliin kerätään ne asiakokonaisuudet, jotka liittyvät keskeisesti Rovaniemen kaupungin tiedonhallinnan järjestämiseen. Tiedonhallintamalli laaditaan hallinto- ja tukipalvelujen sekä toimialojen yhteistyöllä. Asiaa on valmistelut kaupunginjohtajan (21.2.2020, § 14) nimeämä työryhmä.

Päätösehdotus

Esittelijä

  • Ulla-Kirsikka Vainio, kaupunginjohtaja, ulla-kirsikka.vainio@rovaniemi.fi

Kaupunginhallitus

  • päättää, että tiedonhallintamalli valmistellaan ja tuodaan kaupunginhallituksen päätettäväksi. 
  • päättää vastuuttaa tiedonhallintamallin ylläpidon yhteisvastuullisesti asiakirjahallinnosta vastaavalle viranhaltijalle (hallintopalvelujen hallintopäällikkö) ja tietohallinnosta vastaavalle viranhaltijalle (tietohallintojohtaja).
  • päättää valtuuttaa kaupunginsihteerin hyväksymään tiedonhallintamalliin tehtävät päivitykset, tekniset korjaukset ja vähäiset muutokset.
  • päättää nimetä tiedonhallintaryhmän, joka muodostuu tiedonhallinnan asiantuntijoista. Ryhmä arvioi vuosittain muutostarpeet tiedonhallintamalliin ja toimii asiakirjahallinnosta vastaavan viranhaltijan ja tietohallinnosta vastaavan viranhaltijan tukena tiedonhallinnan ohjaamisessa. Asiakirjahallinnosta vastaava viranhaltija ja tietohallinnosta vastaava viranhaltija vastaavat yhteisvastuullisesti asioiden valmistelusta tiedonhallintaryhmälle. Kaupunginjohtajan nimeämän (21.2.2020, § 14) tiedonhallintalakityötyöryhmän toiminta jatkuu kaupunginhallituksen nimeämänä tiedonhallintaryhmänä seuraavalla kokoonpanolla:
    • Kaupunginsihteeri (pj.)

    • Hallintopalvelujen hallintopäällikkö (valmistelija)

    • Tietohallintojohtaja (valmistelija)

    • Asiahallinta- ja tietopalvelujen erikseen nimeämät asiantuntijat

    • Tietohallinnon erikseen nimeämät asiantuntijat
    • Tietosuojavastaava

    • Hallintolakimies

    • Digitaalisen viestinnän asiantuntija

    • Toimialojen erikseen nimeämät asiantuntijat
       

Tiedonhallintaan liittyvien kokonaisuuksien toteuttaminen ja vastuu toteutetaan muilta osin kaupunginhallituksen aiemmin tekemien päätösten mukaisesti. 

Päätös

Kaupunginhallitus päätti yksimielisesti vs. kaupunginjohtajan esityksen mukaisesti.

Tiedoksi

Kaupunginsihteeri Kaisa Laitinen, hallintopäällikkö Taru Jänkälä, tietohallintojohtaja Harri Ihalainen, tietosuojavastaava Janne Sandgren, asiahallinnan asiantuntija Tarja Ritatörmä, asiahallinnan suunnittelija Merja Keskiruokanen, tietohallintoasiantuntija Hanna Ylikulppi, hallintolakimies Miikka Ruokamo, digitaalisen viestinnän asiantuntija Antti Itkonen, sivistys- ja hyvinvointipalvelujen hallintopäällikkö Risto Varis, talouspäällikkö Jukka Ylinampa, järjestelmäpäällikkö Anne-Lea Heikkinen

Muutoksenhaku

OIKAISUVAATIMUSOHJE

Oikaisuvaatimusoikeus
Päätökseen tyytymätön voi tehdä kirjallisen oikaisuvaatimuksen. Oikaisuvaatimuksen saa kuntalain 137 §:n mukaan tehdä se, johon päätös on kohdistettu tai jonka oikeuteen, velvollisuuteen tai etuun päätös välittömästi vaikuttaa (asianosainen) sekä kunnan jäsen. Oikaisuvaatimuksen voi tehdä tarkoituksenmukaisuus- tai laillisuusperusteella.

Oikaisuvaatimusaika ja sen alkaminen
Oikaisuvaatimus on tehtävä 14 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista. Oikaisuvaatimus on toimitettava Rovaniemen kaupungin kirjaamoon määräajan viimeisenä päivänä ennen kirjaamon aukioloajan päättymistä. Asianosaisen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon, jollei muuta näytetä, seitsemän päivän kuluessa kirjeen lähettämisestä. Käytettäessä tavallista sähköistä tiedoksioantoa asianosaisen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon, jollei muuta näytetä, kolmantena päivänä viestin lähettämisestä. Kunnan jäsenen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon seitsemän päivän kuluttua siitä, kun pöytäkirja on nähtävänä yleisessä tietoverkossa. Tiedoksisaantipäivää ei lueta oikaisuvaatimusaikaan.

Oikaisuvaatimuksen muoto ja toimittaminen
Oikaisuvaatimus on tehtävä kirjallisesti. Oikaisuvaatimus on tekijän, laillisen edustajan tai asiamiehen allekirjoitettava. Siinä tulee mainita tekijän ja jos hän ei ole allekirjoittaja, myös allekirjoittajan nimi, osoite, asuinkunta sekä puhelinnumero, johon asiaa koskevat ilmoitukset voidaan toimittaa. Jos oikaisuvaatimuspäätös voidaan antaa tiedoksi sähköisenä viestinä, yhteystietona pyydetään ilmoittamaan myös sähköpostiosoite.

Oikaisuvaatimuksessa on mainittava päätös, jota vaaditaan oikaistavaksi sekä vaatimuksen sisältö ja perusteet. Oikaisuvaatimukseen on liitettävä asiakirjat, joihin tekijä vetoaa vaatimuksensa tueksi, jollei niitä ole aikaisemmin toimitettu viranomaiselle.

Oikaisuvaatimus on toimitettava oikaisuvaatimusviranomaiselle ennen oikaisuvaatimusajan päättymistä. Jos määräajan viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, oikaisuvaatimuksen saa tehdä ensimmäisenä arkipäivänä tämän jälkeen. Oikaisuvaatimus on toimitettava viimeistään määräajan viimeisenä päivänä ennen viraston aukioloajan päättymistä. Mikäli oikaisuvaatimus lähetetään postitse, on se jätettävä postiin niin ajoissa, että se ehtii perille viraston aukioloaikana ennen oikaisuvaatimusajan päättymistä. Sähköisen asiakirjan (sähköposti) tulee olla määräaikana viranomaisen käytettävissä vastaanottolaitteessa tai tietojärjestelmässä siten, että viestiä voidaan käsitellä.

Oikaisuvaatimuksen voi toimittaa myös sähköpostitse. Sähköistä asiakirjaa ei tarvitse täydentää allekirjoituksella, jos asiakirjassa on tiedot lähettäjästä eikä asiakirjan alkuperäisyyttä tai eheyttä ole syytä epäillä. Oikaisuvaatimuksia, jotka sisältävät arkaluonteisia henkilö- tai salassa pidettäviä tietoja, ei tule lähettää suojaamattomassa sähköpostiyhteydessä, suojaamattomalla verkkolomakkeella tai niiden liitteenä.

Oikaisuvaatimus lähetetään aina lähettäjän omalla vastuulla.

Oikaisuvaatimuksen maksu
Oikaisuvaatimuskäsittely on maksutonta.

Oikaisuvaatimusviranomainen ja yhteystiedot

Oikaisuvaatimusviranomainen: Rovaniemen kaupunginhallitus
Postiosoite: PL 8216, 96101 Rovaniemi
Käyntiosoite: Osviitta asiakaspalvelu Olkkarin Hyvinvointi- ja palvelupisteessä
Koskikatu 25, 2. kerros, Rovaniemi
Sähköpostiosoite: kirjaamo(at)rovaniemi.fi
Telefax: 016 322 6450
Puhelin: 016 3221
Osviitta avoinna: arkipäivisin ma - to kello 9.00 - 16.30 ja pe kello 9.00 - 15.30

Pöytäkirja

Päätöstä koskevia pöytäkirjanotteita ja liitteitä voi pyytää Rovaniemen kaupungin kirjaamosta.

Postiosoite: PL 8216, 96101 Rovaniemi
Käyntiosoite: Osviitta asiakaspalvelu Olkkarin Hyvinvointi- ja palvelupisteessä
Koskikatu 25, 2. kerros, Rovaniemi
Sähköpostiosoite: kirjaamo(at)rovaniemi.fi
Telefax: 016 322 6450
Puhelin: 016 3221
Osviitta avoinna: arkipäivisin ma - to kello 9.00 - 16.30 ja pe kello 9.00 - 15.30

Pöytäkirjan tarkastus- ja allekirjoituspäivä sekä pöytäkirjan verkkoon julkaisupäivä esitetään kunkin pöytäkirjan allekirjoitussivulla.