Kaupunginhallitus, kokous 1.6.2020

Perustelut

Laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta (tiedonhallintalaki) tuli voimaan 1.1.2020. Laki pohjautuu pääministeri Juha Sipilän hallituksen Digitalisoidaan julkiset palvelut -kärkihankkeen, jonka puitteissa koottiin yhteen julkisen hallinnon tiedonhallintaa koskevaa sääntelyä. Lakiin on koottu ja yhtenäistetty sääntelyä muun muassa julkisuuslaista, arkistolaista, asiointilaista ja tietohallintolaista. Lain täytäntöönpano on kaikkien viranomaisten tehtävä, jota ohjataan ja tuetaan suunnitelmallisesti.

Tiedonhallintalain tavoitteena on mm.:

• uudistaa ja yhtenäistää julkisen hallinnon tiedonhallintaa koskeva yleissääntely
• vähentää sääntelyn tarvetta erityislainsäädännössä
• varmistaa viranomaisten tietoaineistojen yhdenmukainen ja laadukas hallinta sekä tietoturvallinen käsittely julkisuusperiaatteen toteuttamiseksi
• varmistaa tietoaineistojen ajantasaisuus, virheettömyys ja käyttökelpoisuus
• määritellä tietoturvallisuuden minimitaso
• saattaa viranomaisen julkiset asiakirjat helposti saataville
• mahdollistaa viranomaisten tietoaineistojen turvallinen ja tehokas hyödyntäminen
• edistää tietojärjestelmien ja tietovarantojen yhteentoimivuutta

Rovaniemen kaupunki toimii tiedonhallintalain tarkoittamana tiedonhallintayksikkönä. Rovaniemen kaupungin hallintosäännön mukaan kaupunginhallitus vastaa Rovaniemen kaupungin tiedonhallinasta.

Tiedonhallintalaissa (4 §) johdon vastuulle on asetettu seuraavat tehtävät:

Tiedonhallintayksikön johdon on huolehdittava siitä, että tiedonhallintayksikössä on:

1) määritelty tässä ja muussa laissa säädettyjen tiedonhallinnan toteuttamiseen liittyvien tehtävien vastuut;

2) ajantasaiset ohjeet tietoaineistojen käsittelystä, tietojärjestelmien käytöstä, tietojenkäsittelyoikeuksista, tiedonhallinnan vastuiden toteuttamisesta, tiedonsaantioikeuksien toteuttamisesta, tietoturvallisuustoimenpiteistä sekä poikkeusoloihin varautumisesta;

3) tarjolla koulutusta, jolla varmistetaan, että henkilöstöllä ja tiedonhallintayksikön lukuun toimivilla on riittävä tuntemus voimassa olevista tiedonhallintaa, tietojenkäsittelyä sekä asiakirjojen julkisuutta ja salassapitoa koskevista säädöksistä, määräyksistä ja tiedonhallintayksikön ohjeista;

4) asianmukaiset työvälineet tiedonhallintaa koskevien velvollisuuksien toteuttamiseksi;

5) järjestetty riittävä valvonta tiedonhallintaan liittyvien säädösten, määräysten ja ohjeiden noudattamisesta.

Lakiin liittyvän hallituksen esityksen mukaan johdon tulee huolehtia siitä, että tiedonhallintayksikössä on määritelty tiedonhallintalaissa tai muussa laissa säädettyjen tiedonhallinnan toteuttamiseen liittyvien tehtävien vastuut. Säännöksellä tarkoitetaan konkreettisten vastuiden määrittämistä siitä, miten ja kenen vastuulla toteutetaan tämän lain mukaiset velvoitteet ja palvelut. 

Hallituksen esityksen mukaan vastuut on määritettävä 

• tiedonhallintamallin ylläpidon ja tietoaineistojen muodostamisen toteuttamiselle, 

• tietoturvallisuuden ja asianhallinnan järjestämiselle, 

• tietojärjestelmien yhteentoimivuuden turvaamiselle sekä tietoaineistojen säilyttämisen järjestämiselle. 

Tiedonhallintayksikön johdon tulee siten määrittää ja käytännössä määrätä työjärjestyksissä tai hallintosäännöissä, miten tiedonhallinnan vastuut ja niihin liittyvät tehtävät jakautuvat tiedonhallintayksikössä. Tehtävien järjestäminen tarkoittaa asiakirjahallinnon ja tietohallinnon sekä muiden toimintojen vastuiden määrittämistä tiedonhallinnan velvollisuuksien ja palvelujen toteuttamiseksi. Laissa ei säädetä siitä, mitkä tehtävät kuuluvat tietohallinnolle ja asiakirjahallinnolle, vaan tämä järjestäminen kuuluu kunkin tiedonhallintayksikön johdon vastuulle. Laissa ei säädetä organisaatioiden sisäisistä hallinnollisista rakenteista.

Rovaniemen kaupungin tiedonhallinnan toteuttaminen ja vastuut on jo tällä hetkellä määritelty seuraavasti:

Näiden vastuiden lisäksi kaupunginhallituksen tulee määritellä lain edellyttämän tiedonhallintamallin ylläpidon vastuut.

Muiden tiedonhallintalain 4 §:ssä mainittujen johdon vastuulle asetettujen tehtävien toteuttaminen (tiedonhallintaan liittyvä järjestämisvelvollisuus) kuvataan laadittavaan tiedonhallintamalliin. Tiedonhallintamalliin kerätään ne asiakokonaisuudet, jotka liittyvät keskeisesti Rovaniemen kaupungin tiedonhallinnan järjestämiseen. Tiedonhallintamalli laaditaan hallinto- ja tukipalvelujen sekä toimialojen yhteistyöllä. Asiaa on valmistelut kaupunginjohtajan (21.2.2020, § 14) nimeämä työryhmä.

Päätösehdotus

Esittelijä

Kaupunginhallitus

• päättää, että tiedonhallintamalli valmistellaan ja tuodaan kaupunginhallituksen päätettäväksi. 
• päättää vastuuttaa tiedonhallintamallin ylläpidon yhteisvastuullisesti asiakirjahallinnosta vastaavalle viranhaltijalle (hallintopalvelujen hallintopäällikkö) ja tietohallinnosta vastaavalle viranhaltijalle (tietohallintojohtaja).
• päättää valtuuttaa kaupunginsihteerin hyväksymään tiedonhallintamalliin tehtävät päivitykset, tekniset korjaukset ja vähäiset muutokset.
• päättää nimetä tiedonhallintaryhmän, joka muodostuu tiedonhallinnan asiantuntijoista. Ryhmä arvioi vuosittain muutostarpeet tiedonhallintamalliin ja toimii asiakirjahallinnosta vastaavan viranhaltijan ja tietohallinnosta vastaavan viranhaltijan tukena tiedonhallinnan ohjaamisessa. Asiakirjahallinnosta vastaava viranhaltija ja tietohallinnosta vastaava viranhaltija vastaavat yhteisvastuullisesti asioiden valmistelusta tiedonhallintaryhmälle. Kaupunginjohtajan nimeämän (21.2.2020, § 14) tiedonhallintalakityötyöryhmän toiminta jatkuu kaupunginhallituksen nimeämänä tiedonhallintaryhmänä seuraavalla kokoonpanolla:

  • Kaupunginsihteeri (pj.)

  • Hallintopalvelujen hallintopäällikkö (valmistelija)

  • Tietohallintojohtaja (valmistelija)

  • Asiahallinta- ja tietopalvelujen erikseen nimeämät asiantuntijat

  • Tietohallinnon erikseen nimeämät asiantuntijat

  • Tietosuojavastaava

  • Hallintolakimies

  • Digitaalisen viestinnän asiantuntija

  • Toimialojen erikseen nimeämät asiantuntijat
     

Tiedonhallintaan liittyvien kokonaisuuksien toteuttaminen ja vastuu toteutetaan muilta osin kaupunginhallituksen aiemmin tekemien päätösten mukaisesti. 

Päätös

Kaupunginhallitus päätti yksimielisesti vs. kaupunginjohtajan esityksen mukaisesti.