Kaupunginhallitus, kokous 23.11.2022

Perustelut

Työsuhdepolkupyörä on polkupyörä, jonka hankinnasta vastaa työnantaja. Työnantaja pidättää pyörän kustannukset palkasta tai tarjoaa sen palkan päälle tulevana etuna. Pyörä on tarkoitettu yksittäisen työntekijän henkilökohtaiseen käyttöön kodin ja työpaikan välisillä matkoilla, työkäyttöön sekä pyöräilyyn vapaa-ajalla. 

Työnantaja on voinut tarjota työsuhdepolkupyörän työntekijälle verottomana etuna tammikuusta 2021 alkaen. Verovapauden edellytys on, että työsuhdepyörän kustannukset ovat enintään 1200 euroa vuodessa ja 100 euroa kuukaudessa. Rovaniemen kaupunki voi panostaa työntekijöiden hyvinvointiin, parantaa pito- ja vetovoimaansa työnantajana ja edistää vähähiilisyyteen liittyviä tavoitteita tarjoamalla polkupyöräetua. Pyöräetupyörien toivotaan innostavan työntekijöitä liikkumaan entistä enemmän.

Pyöräetupyörä voi olla tavallinen polkupyörä tai sähköpyörä. Pyörät hankitaan käytännössä leasing-sopimuksilla, joihin voi sisältyä myös lisävarusteita ja huoltopalveluita. Työnantajan kustannukset koostuvat leasingmaksuista ja palveluntarjoajan perimästä hallinnointimaksusta.

Pyöräetu on suunniteltu toteutettavaksi palkanmaksun näkökulmasta siten, että pyöräedun arvo sisällytettäisiin tehtäväkohtaiseen palkkaan. Tätä osaa palkasta ei siis maksettaisi rahapalkkana, vaan työntekijä saisi palkan näiltä osin pyöräedun muodossa. Pyöräedun verovapauden vuoksi työntekijä säästäisi rahallisesti sen veron, joka maksettaisiin normaalisti maksettavasta rahapalkasta. Esimerkiksi jos työntekijän veroprosentti olisi 20, hän maksaisi rahapalkasta 20 euroa veroa. Pyöräedun arvon osalta veroa ei makseta ja työntekijä saisi leasingpyöränsä tässä tapauksessa 20 euroa edullisemmin kuukautta kohti.

Työnantajan vastuulle tulisivat vastuut leasingpyöristä ja ainoa varsinainen lisäkustannus olisi mahdollinen hallinnointimaksu, jota pyörien hallinnoinnista ja vuokraamisesta vastaava perii. Osalla palveluntarjoajista maksu sisältyy pyörän vuokraan, jolloin maksun maksaa työntekijä, ja osalla maksu on erillinen työnantajalta perittävä.

Polkupyöräetu on suunniteltu tarjottavaksi Rovaniemen kaupungin vakituisille työntekijöille ja niille määräaikaisille työntekijöille, joiden palvelussuhteen kestoaika on vähintään yhtä pitkä kuin työntekijälle hankittavan pyörän leasingaika on. Edun käyttöönottaminen on henkilöstölle vapaaehtoista. Polkupyöräedusta laaditaan erikseen henkilöstölle polkupyöräedun yleiset periaatteet, joihin etua hyödyntävä työntekijä sitoutuu.

Pyöräedun käyttöönottamisen ensimmäinen vaihe on kuitenkin pyöräetupyörien ja niihin liittyvien palveluiden hankinta. Näiden osalta vaihtoehtona on itse toteutettu kilpailutus tai liittyminen yhteishankintayksikön suorittamaan kilpailutukseen. Sarastia Oy toimii hankintalain (1397/2016) tarkoittamana yhteishankintayksikkönä. Sarastian suorana osakkeenomistajana Rovaniemen kaupunki on oikeutettu tekemään hankintoja Sarastia Oy:n tarjoamiin hankintapalveluihin perustuen. Sarastia Oy on aloittanut työsuhdepolkupyörien ja -sähköpyörien puitejärjestelyn valmistelun. Sopimukseen liittyminen edellyttää liittymisilmoituksen tekemistä 30.11.2022 mennessä ja tavoitteena on, että uusi sopimus on asiakkaiden käytettävissä huhtikuussa 2023. Hankintaan liittyneiden asiakkaiden on mahdollista vaikuttaa hankinnan ehtoihin ja yksityiskohtiin hankinnan valmisteluvaiheessa. Yhteishankinta on suunniteltu toteutettavaksi alueellisina osakokonaisuuksina paikallisuus huomioiden ja Lapista mm. Rovaniemen koulutuskuntayhtymä on päättänyt jo aiemmin liittyä hankintaan. Koska yhteishankinnan volyymit ovat yksittäistä organisaatiota selvästi suuremmat, yleensä hankinnan toteutuvat ehdot ovat osallistuville organisaatioille edullisemmat. Näin ollen sitoumuksen antaminen Sarastia Oy:n toteuttamaan yhteishankintaan osallistumiseen voidaan katsoa olevan perusteltua.

Päätösehdotus

Esittelijä

Kaupunginhallitus päättää, että Rovaniemen kaupunki aloittaa työsuhdepyöräedun käyttöönoton valmistelun esittelytekstissä kuvatulla tavalla. Pyöräedun käyttämisen ehdot määritellään käyttöönoton yhteydessä. Kaupunginhallitus päättää hyväksyä liittymisen Sarastia Oy:n työsuhdepyörien hankintaa koskevaan yhteishankintaan esittelytekstissä todetuilla perusteilla.

Päätös

Kaupunginjohtajan muutettu päätösehdotus:
Kaupunginhallitus päättää, että Rovaniemen kaupunki aloittaa työsuhdepyöräedun käyttöönoton valmistelun. Pyöräedun käyttämisen ehdot määritellään käyttöönoton yhteydessä. 

Kaupunginhallitus päätti yksimielisesti kaupunginjohtajan muutetun päätösehdotuksen mukaisesti.