Perustelut
Rovaniemen kaupunki on ottanut käyttöön toimielinten kokousten pöytäkirjojen sähköisen tarkastamisen ja allekirjoituksen 1.4.2023 alkaen. Pöytäkirjan allekirjoittaminen tapahtuu eSignature palvelun kautta vahvalla tunnistautumisella, johon käytetään verkkopankkitunnuksia tai mobiilivarmennetta. Jos sähköinen allekirjoitus ei ole luottamushenkilölle syystä tai toisesta mahdollinen, hän ei voi toimia pöytäkirjantarkastajana. Samoin puheenjohtajan ja pöytäkirjanpitäjän on allekirjoitettava pöytäkirja sähköisesti.
Hallintosäännön, 157 § Pöytäkirjan laatiminen ja tarkastaminen, mukaan pöytäkirja tarkastetaan toimielimen päättämällä tavalla, pöytäkirja voidaan allekirjoittaa ja tarkastaa sähköisesti ja kaupunginhallitus antaa tarvittaessa tarkempia ohjeita pöytäkirjan laatimisesta. Kaupunginhallitus päätti 20.3.2023 § 97 ottaa käyttöön kokouksiensa pöytäkirjojen sähköisen allekirjoittamisen sekä edellyttää, että toimielimet ottavat järjestelmän käyttöönsä 1.4.2023 alkaen pidetyissä kokouksissa. Vaikka keskusvaalilautakunta ei kuulu kaupunginhallituksen alaisiin toimielimiin, on lautakunnan tarkoituksenmukaista noudattaa kaupungin yhteisiä käytäntöjä esimerkiksi kokousten pöytäkirjojen pitämisen osalta.
Keskusvaalilautakunta ei tehnyt päätöstä sähköisen allekirjoituksen käyttöönotosta keväällä 2023, sillä järjestelmän toiminnassa oli epäselvyyttä. Nämä epäselvyydet on ratkaistu ja sähköinen allekirjoitus voidaan ottaa lautakunnassa käyttöön.
Päätösehdotus
Esittelijä
-
Henna Penttilä, asiakaspalveluvastaava, henna.penttila@rovaniemi.fi
Keskusvaalilautakunta päättää ottaa käyttöön eSignature sähköisen allekirjoituksen 1.4.2023 alkaen pidetyissä kokouksissa.
Päätös
Merkittiin pöytäkirjaan, että järjestelmäasiantuntija Kai Mursu osallistui kokoukseen tämän asian käsittelyn aikana klo 17.01 - 17.15 etäyhteyden välityksellä.
Keskusvaalilautakunta päätti päätösehdotuksen mukaisesti.