Banneri

Perusturvalautakunta, kokous 28.10.2020

Pöytäkirja on tarkastettu

§ 126 Sosiaalihuollon tietojen liittäminen Kanta palveluun

ROIDno-2020-3290

Valmistelija

  • Anne-Lea Heikkinen, järjestelmäpäällikkö, anne-lea.heikkinen@rovaniemi.fi
  • Mirja Kangas, palvelualuepäällikkö, mirja.kangas@rovaniemi.fi
  • Johanna Lohtander, palvelualuepäällikkö, johanna.lohtander@rovaniemi.fi

Perustelut

Sosiaalihuollon asiakastiedon arkisto on valtakunnallinen tietojärjestelmä, joka mahdollistaa keskitetyn sähköisen sosiaalihuollon asiakastietojen arkistoinnin sekä tietojen aktiivisen käytön ja pysyvän säilyttämisen. Arkistoa käytetään sosiaalihuollon asiakastietoja käsittelevällä järjestelmällä ja sen käyttö edellyttää Kanta-palvelujen asiakkuutta. Sosiaalihuollon käyttöön tulevia Kanta-palveluja ovat Sosiaalihuollon asiakastiedon arkisto ja kansalaisen verkkopalvelu Omakanta.

Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon tullaan tallentamaan kaikki sosiaalipalveluissa syntyvät, asiakasta koskevat asiakasasiakirjat. Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston käyttöönotot ovat alkaneet vuonna 2018. Palvelun voivat ottaa käyttöön sekä julkiset että yksityiset organisaatiot. 

Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston käyttöönotto edellyttää organisaatiolta useita valmistelevia tehtäviä esimerkiksi erilaisia sitoumuksia, sopimuksia, hakemuksia ja kartoituksia sekä määrittelyjä. Lisäksi sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon liittyminen edellyttää toiminnan, asiakastietojärjestelmän ja kansallisten määritysten yhteensovittamista, palvelutehtäväuudistusta sekä kansallisten asiakasasiakirjarakenteiden käyttöönottoa sosiaalihuollon palvelutuotannossa. Valmistelut tehdään yhteistyössä tietojärjestelmätoimittajan, sosiaalihuollon organisaation johdon, tietohallinnon, tietosuojavastaavan, asiakirjahallinnon sekä asiakastyötä tekevien ammattilaisten kanssa. Kela ja THL tukevat organisaatiota käyttöönottovalmisteluissa.

Perustelut:
Kanta-palveluiden taustalla ovat laki sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista 254/2015 ja laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä 159/2007 (UUSI: HE 300/2018), sekä niiden toimeenpano tietojärjestelmäratkaisuissa. Asiakasasiakirjalaissa on asiakastietojen kirjaamista koskevia velvoitteita ja niiden käsittelyä koskevia säännöksiä. Asiakastietolaissa on säädetty sosiaali-ja terveydenhuollossa käytettävistä valtakunnallisista tietojärjestelmäpalveluista sekä valtakunnallisen asiakastietojen säilyttämisen ja tiedonjaon palveluiden käyttöönotosta.

Taustamateriaalina toimivat lisäksi:

  • THL:n määräys 1/2015: A-luokkaan kuuluvien sosiaali-ja terveydenhuollon
  • tietojärjestelmien olennaiset tietoturvavaatimukset (THL/1305/4.09.00/2014)
  • THL:n määräys 2/2015: Määräys omavalvontasuunnitelmaan sisällytettävistä selvityksistä ja vaatimuksista (THL/1305/4.09.00/2014)
  • THL:n ohje 3/2015: Kanta-välityspalvelujen sertifiointi ja Kanta-välittäjätahot (THL/795/9.09.01/2015)
  • THL:n määräys 1/2016: Määräys sosiaalihuollon palvelutehtävien luokituksesta (THL 1419/4.00.00/2015)
  • THL:n määräys 2/2016: Määräys sosiaali- ja terveydenhuollon tietojärjestelmien olennaisista toiminnallisista vaatimuksista (THL/295/4.09.00/2016)
  • THL:n määräys 1/2020 Määräys käyttöoikeuksien määrittelyn perusteista sosiaalihuollon asiakastietoihin, voimassa 1.7.2020 alkaen (THL/1676/5.09.00/2016)
  • Arkistolaitoksen määräys sähköisten asiakirjallisten tietojen käsittelystä, hallinnasta ja säilyttämisestä (AL 9815/07.01.01.00/2008)
  • Sekä muut määräykset ja ohjeet

Rovaniemen kaupungin sosiaalilautakunta on kokouksessaan 12.12.2018 päättänyt aloittaa valmistelut Kanta-palvelujen käyttöönottoon sosiaalihuollossa palkkaamalla suunnittelijan vuosille 2019–2020. Suunnittelijan määräaikaista vakanssia ei ole täytetty. Rovaniemi on tehnyt 1/2020 LapIT:n kanssa sopimuksen Kanta projektipäällikköpalvelun hankkimisesta 15 tuntia / viikossa 31.12.2020 saakka.  Valmistelevia toimia Kanta palveluihin liittymiseksi on tehty ja eteneminen on edennyt siten, että Rovaniemi voi ilmoittautua liittymisaaltoon 9. Liittymisilmoitus on tehtävä Kelan Kanta palveluihin 30.11.2020 mennessä ja varsinainen Kanta palveluiden käyttöönotto tulee olemaan alkusyksystä 2021.

Rovaniemellä on käytössä TietoEvryn toimittama Effica SoPA -asiakastietojärjestelmä, joka on otettu Rovaniemellä tuotantokäyttöön 1.1.2004. Liittyminen Kanta palveluiden käyttäjäksi edellyttää Kanta- integraatioratkaisun hankintaa. TietoEvry tarjoaa 12.10.2020 päivätyllä tarjouksella Kanta integraatioratkaisua. Tarjous sisältää myös vanhojen tietojen arkistointiratkaisun sekä muutamia optioita. Niiden hankinta ei ole tällä hetkellä ajankohtaista. 

Hankittavat osiot:
- Kanta integraatioratkaisun uuden ympäristön perustaminen
- Kanta Integraatioratkaisu, uudet aineistot vaihe 1, aloitusmaksu
- Effica uudet tiedot aloitusmaksu
- Koneellinen allekirjoitus 
- Projektinhallinta, palvelutehtäväuudistus, effica uusien tietojen käyttöönotto, koodistopalvelimen käyttöönotto ja koulutus 

Kertahankinnat yhteensä 64 610 € 


Tukipalvelumaksut
Tukipalvelukustannukset (uudet tiedot tukipalvelu, toimikorttikirjautuminen, koodistopalvelinliittymä, Lifecare arkistointipalvelut, Lifecare arkistokatselin ja  koneellinen allekirjoitus) kohdistuvat vuodelle 2021 Kanta palveluiden käyttöönoton jälkeen. 

Tukipalvelumaksut yhteensä 48 525 € / vuosi


Kustannukset jakautuvat sekä lapsi- ja perhepalveluiden että iäkkäiden palvelualueelle. Kustannukset on huomioitu vuosien 2020 ja 2021 talousarviosuunnittelussa.

Päätösehdotus

Esittelijä

  • Antti Lassila, toimialajohtaja, antti.lassila@rovaniemi.fi

Perusturvalautakunta päättää, että Rovaniemen sosiaalihuolto ilmoittautuu Kelan Kanta palveluiden käyttäjäksi käyttöönoton 9. aaltoon ja hyväksyy yllä mainitut osiot TietoEvryn tarjouksen Kanta integraatioratkaisusta.

Päätös

Perusturvalautakunta päätti yksimielisesti toimialajohtajan esityksen mukaisesti.

Tiedoksi

Palvelualuepäälliköt, tietohallinto, järjestelmäpäällikkö  talouspäällikkö  ja taloussuunnittelijat