Perustelut
Tarkastuslautakunta arvioi arviointisuunnitelmansa mukaisesti kaupunkiorganisaation hankintojen ja kilpailutuksen organisoinnin tuloksellisuutta ja tarkoituksenmukaisuutta. Yhtenä arviointikokonaisuuden teemana lautakunta päätti arvioida kaupungin sopimusten säilytyksen käytäntöjä ja periaatteita. Arvioinnin tavoitteena on luoda kokonaiskuva kaupungin hankintakäytännöistä alkaen kilpailutusten valmistelusta ja päättyen hankinnan sopimuskauden päättymiseen. Hankintasopimukset ovat yksi keskeinen osa julkisten hankintojen kokonaisuutta.
Julkisia hankintoja säätelee hankintalaki, joka mm. edellyttää hankintasopimusten kilpailutusta. Kaupungin hallintosääntö puolestaan edellyttää, että kaikki sopimukset, joissa Rovaniemen kaupunki on osapuolena, on laadittava kirjallisesti. Sopimusten saatavuuden tärkeyttä korostaa kaupunginhallituksen hyväksymä talousarvion täytäntöönpano-ohje, jossa laskujen asiatarkastajien tehtäväksi määritellään tarkastaa, että tositteen tarkoittama tavara tai muu palvelus on saatu ja, että hinta on sopimuksen mukainen.
Toimiva sopimusten säilytys ja hallinta on edellytys hankintojen valvonnalle ja seurannalle. Sopimushallinta mahdollistaa hankintaan liittyvän tiedon saatavuuden, hankinnan arvon täyttymisen seurannan sekä sopimuskauden aikaisen valvonnan ja mittaamisen. Toimiva sopimusvalvonta ei mahdollista ainoastaan sopimuspoikkeamiin tai -rikkomuksiin puuttumista. Se mahdollistaa myös sopimuskauden aikana tapahtuvien muutosten ennakoinnin ja muutoksiin reagoimisen sekä tuottaa arvokasta tietoa tulevia hankintoja varten. Sopimushallinta kattaa koko sopimuksen elinkaaren alkaen sopimuksen suunnittelusta ja päättyen sen arkistointiin sopimuskauden jälkeen. Talousarvion täytäntöönpano-ohjeessa määritellään, että kaupungin konsernihallintoon kuuluvan hankintapalvelut -yksikön tehtäviin kuuluu mm. yksiköiden avustaminen sopimushallinnassa.
Arviointia varten tarkastuslautakunnan on tarkoituksenmukaista kuulla sekä kaupungin tiedonhallintatiimin esihenkilöä tiedonhallintapäällikö Max Mustapäätä, että hankintapalvelut-yksikön asiantuntijaa hankintalakimies Anu Kulmalaa kaupungin sopimusten säilytyksen ja hallinnan käytännöistä.
Päätösehdotus
Esittelijä
-
Juuso Kataja, tarkastuspäällikkö, juuso.kataja@rovaniemi.fi
Tarkastuslautakunta kuulee tiedonhallintapäällikö Max Mustapäätä sekä hankintalakimies Anu Kulmalaa kaupungin sopimusten säilytyksen ja hallinnan käytännöistä. Lautakunta merkitsee kuulemisen tiedoksi ja huomioi sen antaessaan arviointikertomusta vuodelta 2023.
Päätös
Merkittiin pöytäkirjaan, että tiedonhallintapäällikkö Max Mustapää sekä hankintalakimies Anu Kulmala osallistuivat kokoukseen tämän asian käsittelyn ajan kello 16:15-16:56 kokoushuoneesta käsin.
Tarkastuslautakunta kuuli Mustapäätä ja Kulmalaa ja merkitsi kuulemisen tiedoksi sekä lisäsi kuulemiseen liittyvän esityksen pöytäkirjan liitteeksi 1. Lautakunta huomioi kuulemisen laatiessaan arviointikertomusta vuodelta 2023.