Perustelut
1. Lähtökohdat tilintarkastuspalveluiden hankintaan
Hallinnon ja talouden tarkastuksen järjestämisestä vastaavan tarkastuslautakunnan tulee valmistella tilintarkastajan valintaa koskeva kilpailutus ja esittää sen jälkeen tilintarkastajan valinta valtuuston päätettäväksi.
Valtuusto valitsee kunnan hallinnon ja talouden tarkastamista varten tilintarkastusyhteisön, joka puolestaan määrää vastuunalaiseksi tarkastajaksi JHT- tilintarkastajan. Kunnan tilintarkastusyhteisö on valittava myös kunnan tytäryhteisön tilintarkastajaksi, jollei tästä poikkeamiseen ole perusteltua tarkastuksen järjestämiseen liittyvää syytä. Tarkastuslautakunnan tulee huolehtia kunnan ja sen tytäryhteisöjen tarkastuksen yhteensovittamisesta.
2. Hankinnan kohde
Rovaniemen kaupungin tarkastuslautakunta on pyytänyt tarjouksia Rovaniemen kaupungin ja Rovaniemen kaupunkikonserniin kuuluvien tytäryhteisöjen tilintarkastuspalveluiden hankinnasta tilikausille 2023-2024.
Hankinta koskee Rovaniemen kaupungin lakisääteistä hallinnon ja talouden tarkastusta ja Rovaniemen kaupunkikonserniin kuuluvien tytäryhteisöjen tilintarkastusta sekä Rovaniemen kaupungille ja Rovaniemen kaupunkikonsernin tytäryhteisöille tuotettavia hanketarkastuksia ja erityistoimeksiantoja tilikausille 2023-2024 tarjouspyynnön (ROIDno-2022-131) ja sen liitteiden mukaisesti. Kaupungin tytäryhteisöksi luettavan Redu koulutuskuntayhtymän tarkastuksen järjestämisestä vastaa kuntayhtymän oma tarkastuslautakunta.
3. Hankinnan sopimuskausi ja optio
Sopimuskausi alkaa 1.1.2023 ja päättyy ilman irtisanomista sen jälkeen, kun palveluntuottaja on antanut tilintarkastuskertomukset vuodelta 2024 kuitenkin viimeistään 30.6.2025.
Tilaaja varaa oikeuden hankkia optiona sopimuksen mukaiset palvelut tilikausien 2025 ja 2026 tarkastukseen. Tilaaja ilmoittaa tilikauden 2025 tarkastuksen option käytöstä viimeistään 31.8.2024 ja tilikauden 2026 tarkastuksen option käytöstä viimeistään 31.8.2025. Optiossa on kyse tilaajan oikeudesta, ei velvollisuudesta.
Tilaaja pidättää oikeuden jatkaa sopimuskautta entisin ehdoin siihen asti, kunnes seuraavan tarjouskilpailun hankintapäätös on saanut lainvoiman. Sopimuskauden jatkamisesta ja jatkamisen yksityiskohdista neuvotellaan aina sopimuskumppanin kanssa erikseen.
4. Ilmoitus- ja hankintamenettely
Hankintaan sovelletaan julkisia hankintoja koskevaa voimassa olevaa lainsäädäntöä. Kyseessä on hankintalain mukainen EU-kynnysarvon ylittävä hankinta, joka kilpailutettiin avointa hankintamenettelyä käyttäen.
Tarjouskilpailua koskeva hankintailmoitus julkaistiin HILMA- ilmoituskanavassa 14.10.2022 osoitteessa www.hankintailmoitukset.fi. Tarjouspyyntö on julkaistu myös Tarjouspalvelussa osoitteessa www.tarjouspalvelu.fi/rovaniemi sekä Rovaniemen kaupungin verkkosivuilla. Tarjousten vastaanottamisen määräaika päättyi 14.11.2022 12:00.
5. Saadut tarjoukset
Tarjoukset avattiin 14.11.2022. Tarjousten avaustilaisuus ei ollut julkinen. Asetettuun määräaikaan mennessä tarjouksen jätti kaksi tarjoajaa.
6. Tarjoajien soveltuvuuden arviointi
Tarjousten käsittelyn ensimmäisessä vaiheessa tarjoajien tuli täyttää kaikki tarjouspyynnössä soveltuvuudelle asetetut vaatimukset tullakseen hyväksytyksi tarjousten käsittelyn seuraavaan vaiheeseen.
Molemmat tarjoajat vakuuttivat täyttävänsä kaikki lakisääteiset, yhteiskunnalliset ja taloudelliset soveltuvuudelle asetetut vaatimukset. Tilaaja selvittää valitulta tarjoajalta pyydetyt selvitykset ja todistukset viimeistään ennen hankintasopimuksen allekirjoittamista.
7. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuus
Tarjousten käsittelyn toisessa vaiheessa tarkistettiin tarjousten tarjouspyynnön mukaisuus. Tilaaja teki tarjoushintaa koskevan lisäselvityksen alemman tarjouksen jättäneeltä tarjoajalta. Saatu lisäselvitys hyväksyttiin. Molemmat tarjoukset todettiin tarjouspyynnön mukaisiksi ja ne hyväksyttiin tarjousten hintavertailuun.
Kaikki tarjouspyyntöön ja tarjouksiin liittyvät asiakirjat ovat lautakunnan nähtävissä kokouksessa.
8. Tarjousten hintavertailu
Tarjouspyynnön mukaisesti hankinnan valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus, jonka perusteena on halvin hinta.
Hankinnalle asetetut laatuvaatimukset on sisällytetty palvelun ehdottomiin vähimmäisvaatimuksiin, jonka vuoksi laatua ei erikseen vertailla.
Hintavertailu suoritettiin tarjouspyynnön mukaisesti siten, että palveluille annetut hinnat (€/tilintarkastuspäivä, 7,5 h, alv 0%) kerrottiin tarjouspyynnössä ilmoitetuilla kertoimilla ja näin saadut tulot laskettiin yhteen (=vertailuhinta). Palveluntuottajaksi valitaan tarjouspyynnön ehdot täyttävä, kokonaishinnaltaan halvimman vertailuhinnan saanut tarjoaja.
Tarjousten vertailutaulukko liitteenä 1 (salassapidettävä, Julkisuuslaki 7§ 2mom)
Tarjoukset liitteenä 2 (salassapidettävä, Julkisuuslaki 7§ 2mom, 24§ 1mom 20k)
9. Tilintarkastusta koskevan sopimuksen täytäntöönpano
Tilintarkastusta koskevan hankintasopimuksen hyväksyy valtuusto. Sopimuksen perustuessa valtuuston päätökseen sen allekirjoittaa kaupunginjohtaja tai määräämänsä (hallintosääntö 167§). Sopimus allekirjoitetaan hankintapäätöksen tultua lainvoimaiseksi.
Kaupungin tytäryhteisön tilintarkastajaksi on valittava kaupungin tilintarkastusyhteisö (hallintosääntö 88§). Kaupunginvaltuuston tehtyä päätöksen tilintarkastusyhteisöstä tilintarkastajan valinta kaupungin määräysvallassa olevissa yhteisöissä varmennetaan konsernijohdon toteuttamalla omistajaohjauksella.
10. Asiakirjojen ja asian käsittelyn julkisuus
Hankinta- asiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999). Tarjoukset ja muut hankintaa koskevat asiakirjat tulevat julkisiksi asianosaisille hankintapäätöksen tekemisen jälkeen. Yleisesti julkisiksi tarjousasiakirjat tulevat, kun hankintaa koskeva sopimus on tehty.
Kunnanvaltuuston kokouksissa on julkisuus lähtökohtana (Kuntalaki 410/2015). Eräissä tilanteissa on kuitenkin perusteet käsitellä asiaa suljetuin ovin: "Valtuuston kokoukset ovat julkisia, jollei kokouksessa käsitellä asiaa tai asiakirjaa, joka on lailla säädetty salassa pidettäväksi tai jollei valtuusto muuten painavan syyn vuoksi jossakin asiassa toisin päätä." (Kuntalaki 101 § 1 mom).
Päätösehdotus
Esittelijä
-
Jari Kotimäki, tarkastuspäällikkö, jari.kotimaki@rovaniemi.fi
Tarkastuslautakunta esittää Rovaniemen kaupunginvaltuustolle, että
- Rovaniemen kaupungin ja Rovaniemen kaupunkikonsernin tilintarkastuspalvelut tilikausille 2023 – 2024 hankitaan kokonaishinnaltaan halvimman vertailuhinnan jättäneeltä tarjoajalta
- Rovaniemen kaupunki solmii kyseisen tarjoajan kanssa kirjallisen tarjouspyyntöasiakirjojen mukaisen hankintasopimuksen
- sopimukseen sisällytetään sopimuskautta jatkava kahden vuoden (1+1 vuotta) optiomahdollisuus
- valtuusto käsittelee asian kuntalain 101§ 1 mom:n nojalla suljetuin ovin.