Tarkastuslautakunta, kokous 7.12.2021

Pöytäkirja on tarkastettu

§ 169 Kaupungin toimitilat

ROIDno-2020-3777

Valmistelija

  • Jari Kotimäki, tarkastuspäällikkö, jari.kotimaki@rovaniemi.fi
  • Juuso Kataja, vs. kaupunkitarkastaja, juuso.kataja@rovaniemi.fi

Perustelut

Tarkastuslautakunta on nimennyt toimitilat arviointiteemaksi. Teema on kattava, jo tarkastelutavan valinta on vaativa tehtävä.

- Palvelujen näkökulmasta toimitilat ovat välttämättömyys, eli riippumatta siitä kuka tilat omistaa, niitä tarvitaan kuntalaisille järjestettävien palvelujen toteuttamiseksi.

-Talouden näkökulmasta toimitilat ovat merkittävä osa kaupungin varallisuutta, mutta niihin sisältyy myös huomattavan suuret vastuut ja niihin on myös kertynyt paljon korjausvelkaa.  

- Päätöksenteon ja organisoinnin kannalta toimitilat ovat luottamushenkilöille "alusta ja forumi" päätöksenteolle ja arvovalinnoille.

- Tekninen ja kaupunkikuvallinen näkökulma liittyy aina toimitiloihin; on päätettävä esimerkiksi että puretaanko vai korjataanko rakennus, tai harkittava tehdäänkö toimitilat mammuttihirsistä vai kootaanko tilat viipale-elementistä.

Tässä esityksessä avataan toimitila-asioita lähinnä pääätöksenteon ja organisaatiojärjestelyjen näkökulmasta. Rovaniemen kaupunkikonsernilla on useita eri toimijoita, jotka vastaavat tiloihin liittyvistä päätöksistä kuten tilainvestoinneista ja tilojen hankinnasta, myynnistä tai vuokrauksesta.

Kaupunginvaltuusto, kaupunginhallitus ja lautakunnat

Kaupunginvaltuusto päättää yli 10 miljoonan euron rakennus- ja tilainvestoinneista. Kaupunginhallitus puolestaan päättää kaupungin tilainvestointihankkeiden valmistelu- ja toteuttamisohjeen hyväksymisestä, jossa määrätään tilainvestointihankkeiden vastuista ja velvoitteista. Kaupunginhallitus vastaa myös toimitilaosakkeiden luovuttamisesta.

Vuoden 2022 talousarviossa on tiedostettu toimitilariskit kaupunginhallituksen vastuulle kuuluvana: "Kiinteistöjen ylläpitoon liittyvät riskit ja niistä koituvat väistötila- ja muut kustannukset. Uudisrakennushankkeiden toteuttamiseen liittyvät toiminnalliset ja tlaoudelliset riskit, esimerkiksi riski investointimäärärahojen ylittämisestä ja epätarkoituksenmukaisten tilojen toteuttamisesta." 

Lautakunnat hyväksyvät toimialaansa liittyvien tilainvestointihankkeiden tarveselvityksen ja hankesuunnitelman.

Tilajaosto

Kaupunginhallituksen asettama kuusijäseninen tilajaosto vastaa kaupungin omistuksessa tai hallinnassa olevista toimitiloista, niiden rakennuttamisesta, ylläpidosta, peruskorjauksesta, ja vuokrauksesta kaupungille ja edelleen eri toimintojen käyttöön sekä myös tilojen terveellisyydestä ja turvallisuudesta.  Jaosto vastaa myös kaupungin tilahankkeiden hankesuunnittelusta ja toteuttamisestä sekä teetättää toimialoille toimitilaratkaisujen hankesuunnitelmia. Jaosto tekee kaupunginhallitukselle esityksiä hallinnassa olevien kiinteistöjen hankinnasta ja kehittämisestä. 

Tilajaosto päättää kaupungin tilainvestoinneista 10 miljoonaan euroon saakka sekä muista tehtäväalueensa pitkävaikutteisista menoista. Jaosto päättää myös tilainvestointien toteuttamistavasta, kiinteistöjen ja rakennusten ostamisesta, myymisestä ja muusta luovuttamisestä sekä päättää rajoista, joiden mukaan muut viranomaiset voivat päättää edellä mainituista toimista. Jaosto päättää käytöstä poistettujen kiinteistöjen myymisestä sekä hallinnassaan olevien kiinteistöjen vuokraamisesta.

Tilajaosto valvoo ja ohjaa tilapalvelukeskuksen toimintaa ja sitä, että kaupungin tilainvestointihankkeissa noudatetaan kaupunginhallituksen hyväksymiä ohjeita. Jaosto päättää myös tilapalvelukeskuksen työohjelmasta ja kustannusarviosta.

Tilapalvelukeskus

Tilapalvelukeskus on kaupunginhallituksessa toimiva taseyksikkö. Se on tilahallinnon viranhaltija- ja asiantuntijaorganisaatio joka tukee tilajaostoa sen tehtävien täyttämisessä sekä kaupunginjohtoa ja toimialoja kaikissa tila-hankkeisiin liittyvissä asioissa.

Tilapalvelukeskus valmistelee tilainvestointihankkeiden valmistelu- ja toteuttamisohjeen, tuottaa kiinteistökehitys ja myyntipalveluita sekä toimintamalleja elinkaarijohtamisen ja omaisuudenhallinnan tehostamiseksi. Tilapalvelukeskus tekee muiden kaupungin organisaatioiden kanssa yhteistyötä vireillä olevissa tilahankkeissa ja niiden suunnittelussa. Kaupunginhallitus päättää tilapalvelukeskuksen yksityiskohtaisemmasta organisoinnista.

Omistajaohjaus-, tila-, laki- ja hankintapalvelut -yksikkö

Hallinto- ja tukipalvelut -toimintayksikön organisaatioon kuuluu omistajaohjaus-, tila-, laki- ja hankintapalvelut -yksikkö, joka on perustettu kaupunginjohtajan viranhaltijapäätöksellä 1.9.2020. Yksikölle ei ole säädetty toimivaltaa hallintosäännössä, mutta se on kaupunginjohtajan viranhaltijapäätöksellä nimetty yksiköksi, jonka alaisuudessa tilapalvelut-yksikkö toimii. Vuoden 2022 talousarviossa yksikön tehtäväksi on määritelty mm. tilapalveluiden tuottaminen.

Rovaseudun markkinakiinteistöt konserni

Rovaseudun Markkinakiinteistöt Oy on konserniyhteisö johon kuuluu Rovaniemen Kaupunkikiinteistöt Oy:n ohella lukuisa määrä kiiteistöjä hallinnoivia yhtiötiä kuten esim. Kiinteistö Oy Arktinen Instituutti, Kiinteistö Oy Koskirova,  Kiinteistö Oy Santa’s Technology Park ja Rovaniemen Linja-autoasema Oy. Yhtiön perustehtävänä on tukea elinkeinoelämää ja luoda edellytyksiä yritystoiminnalle. Konserni vastaa myös tilojen rakentamisesta ja vuokraamisesta Rovaniemen kaupungille. Kuten vuoden 2022 talousarviotavoitteeksi on kirjattu tulee yhtiön pitää omavaraisuusastetta hyvällä tasolla. Yhtiön tulee tulorahoituksellaan hoitaa yhtiölle kuuluvat käyttö- ja pääomakulut. Liiketoiminnan riskit tulee suunanta siten, että yhtiön perustehtävän hoito ei vaarannu. 

Päätösehdotus

Esittelijä

  • Jari Kotimäki, tarkastuspäällikkö, jari.kotimaki@rovaniemi.fi

Tarkastuslautakunta käy yleiskeskustelun toimitiloista ja toimitila-arvioinnin suuntaamisesta. Merkitään keskustelu tiedoksi.

Päätös

Tarkastuspäällikön muutettu päätösehdotus: 

Asian käsittely siirretään seuraavaan tarkastuslautakunnan kokoukseen.

 

Tarkastuslautakunta päätti tarkastuspäällikön muutetun päätösehdotuksen mukaisesti.


Muutoksenhaku

MUUTOKSENHAKUKIELTO

Tästä päätöksestä ei saa tehdä oikaisuvaatimusta eikä kunnallisvalitusta, koska päätös koskee Kuntalain 410/2015, 136 §:n mukaan vain valmistelua tai täytäntöönpanoa.