Tarkastuslautakunta, kokous 9.11.2021

Pöytäkirja on tarkastettu

§ 152 Selvitys tilintarkastusyhteisöltä hankituista lisäpalveluista

ROIDno-2019-791

Valmistelija

  • Jari Kotimäki, tarkastuspäällikkö, jari.kotimaki@rovaniemi.fi

Perustelut

Kaupungin tilintarkastuspalvelujen kilpailutukseen sisältyneen sopimuksen mukaan lakisääteinen tarkastus tarkoittaa 80 tarkastuspäivää. Sopimus antaa kaupungille oikeuden hankkia kilpailutuksen voittaneelta tilintarkastusyhteisöltä myös lisäpalvelua.

Lisäpalvelun määrää tai tarkempaa sisältöä ei sopimuksessa yksilöity. Lähtökohta lisäpalveluehdolle oli, että kaupungin hankkima lisäpalvelulla voidaan esimerkiksi täydentää tarkastusta tilivuoden aikana nousseen havainnon perusteella. 

Lisäpalveluehto on laadittu kaupungin etua vaalien ekslusiiviseksi. Eli kaupungilla on oikeus lisäpalvelun hankkimiseen. Mutta kilpailutuksen voittavalle tilintarkastusyhteisölle ehto ei anna yksinoikeutta lisäpalvelun tuottamiseen. Määräys- ja harkintavalta pysyy kaupungilla.

Rovaniemen kaupunginvaltuusto valitsi tilintarkastusyhteisöksi KPMG Oy:n. Toimikausi koski ensin vuosia 2017-2020, sekä jatkuu kaupunginvaltuuston optiopäätöksellä vuosille 2021-2022. Vastuulliseksi kaupungin tilintarkastajaksi KPMG on nimennyt JHT, KHT Tapio Raappanan. 

Tarkastuslautakunta 16.9.2021 §127 päätti pyytää selvityksen tilintarkastusyhteisö KPMG OYn kaupungille tuottamista muista kuin lakisääteisen tarkastuksen palveluista vuosien 2018, 2019 ja 2020 kuluessa. Tilinpäätöstietojen mukaan kaupungin KPMG:ltä hankkimien lisäpalvelujen laskutus (alv 0%) on ollut vuonna 2018 yht. 56 959€, 2019 yht. 40 127€ ja 2020 yht. 102 498€. 

Kaupunkitarkastaja on laatinut tarkastuslautakunnan edellyttämän selvityksen KPMG:ltä hankituista lisäpalveluista vuosilta 2018 - 2020 (liite 1).

Tarkastuslautakunta on vastannut lakisääteisen tarkastuksen palveluhankinnan kustannuksista. Lautakunta on vuonna 2019 hankkinut lisäpalveluna selvityksen Aalto-kiinteistöstä (3.400€). Muilta osin palveluiden hankinnoista KPMG Oy:ltä ovat vastanneet muut kaupungin toimielimet. 

Selvitys osoittaa, että ainakin osa palveluista on hankittu suorahankintana KPMG:ltä perustellen hankintaa tilintarkastussopimuksen lisäpalveluehdolla. On myös mahdollista että palvelun hankinta KPMG:ltöä on perustunut muiden palveluntarjoajien kartoitukseen tai pienimuotoiseen kilpailutukseen. Tai palvelu on voitu mieltää Hankintalain kynnysarvon (60.000€) alittavaksi hankinnaksi, jolloin suorahankinta olisi pidetty mahdollisena.

Kukin viranhaltija tai toimielin on osaltaan päättänyt palvelun hankinnasta. Viime kädessä laskun hyväksyjän on tullut arvioida laskun perustetta ja noudatettua hankintamenettelyä myös hankintalain kannalta.

Kaupunki ja sen eri toimialat ovat hankkineet KPMG:ltä palveluja mm. kansainvälisiin palveluihin, teatteriselvitykseen ja kotihoidon selvitykseen. Jälkikäteen on ollut vaikea todentaa, miten palveluhintaan on päädytty ja onko muita palvelun tarjoajia on kartoitettu/kilpailutettu. Palvelusta maksetussa hinnassa on vaihtelevuutta. Myös lisäpalveluhankintojen tarkoituksenmukaisuus on jäänyt osin avoimeksi. 

Osassa tapauksia lisäpalveluhankinnan "hyöty" ja merkitys tarkastusta täydentävänä lisäpalveluna on ollut todennettavissa.  Esimerkiksi vuosien 2018-2020 alv-erillisselvityksien (yht 28.500€) perusteella kaupunki sai alv-palautuksia 290.398€.

Tilintarkastussopimuksen kilpailutuksen valmistelu aloitetaan keväällä. Myös lisäpalveluehtoa ja lisäpalveluja koskevaa raportointimenettelyä on syytä arvioida valmistelussa. Sopivaa on  esimerkiksi lisäpalvelujen sisällön tarkempi kytkentä tilintarkastukseen, sekä lisäpalvelujen määrän rajaaminen sopimuksella esimerkiksi kynnysarvohankintojen määrään (60.000€/v). Tilintarkastajalta edellytetty säännöllinen raportointi tarkastuslautakunnalle antaisi "osviittaa" minkälaiseen asiaan/osaamisvajeeseen lisäpalvelun hankinta on ollut tarpeen.

Päätösehdotus

Esittelijä

  • Jari Kotimäki, tarkastuspäällikkö, jari.kotimaki@rovaniemi.fi

Tarkastuslautakunta merkitsee tiedoksi selvityksen tilintarkastusyhteisö KPMG Oy:n kaupungille vuosina 2018-2020 tuottamista muista kuin lakisääteisen tarkastuksen palveluista. 

Asiasta laadittu selvitys merkitään liitteeksi 1.

Päätös

Tarkastuspäällikön muutettu päätösehdotus: 

Tarkastuslautakunta merkitsee tiedoksi selvityksen tilintarkastusyhteisö KPMG Oy:n kaupungille vuosina 2018-2020 tuottamista muista kuin lakisääteisen tarkastuksen palveluista. Asiasta laadittu selvitys merkitään liitteeksi 1.

Tarkastuslautakunta päättää saattaa laaditun selvityksen kaupunginhallitukselle tiedoksi.

 

Tarkastuslautakunta päätti yksimielisesti tarkastuspäällikön muutetun päätösehdotuksen mukaisesti.

Tiedoksi

Kaupunginhallitus

Muutoksenhaku

MUUTOKSENHAKUKIELTO

Tästä päätöksestä ei saa tehdä oikaisuvaatimusta eikä kunnallisvalitusta, koska päätös koskee Kuntalain 410/2015, 136 §:n mukaan vain valmistelua tai täytäntöönpanoa.