Tilajaosto, kokous 19.5.2022

Pöytäkirja on tarkastettu

§ 36 Napapiiri-Nivavaara-Syväsenvaara -monitoimitalo hankkeen lopullisen toteutusmuodon valinta

ROIDno-2018-191

Aikaisempi käsittely

Valmistelija

Pekka Latvala, tilapalvelupäällikkö, pekka.latvala@rovaniemi.fi
Janne Alkki, erityisasiantuntija, janne.alkki@rovaniemi.fi

Perustelut

Kaupunginvaltuuston hyväksymässä talousarviossa vuodelle 2022 ja taloussuunnitelmassa vuosille 2023-2025 on päätetty Napapiiri-Nivavaara-Syväsenvaara monitoimitalo -hankkeen toteuttamisesta ja myönnetty hankkeelle määräraha. Hankkeen kokonaiskustannusarvio on 39,2 miljoonaa euroa.

Sivistyslautakunta hyväksyi Napapiiri-Nivavaara-Syväsenvaara monitoimitalo -hankkeen hankesuunnitelman kokouksessaan 29.6.2021 § 92 ja päätti siirtää hankkeen jatkovalmistelun Tilajastolle. Hallintosäännön mukaisesti hankkeen toteutusmuodosta päättää Kaupunginhallituksen alainen Tilajaosto. 

Hankesuunnitelmassa on edellytetty muun muassa, että hankkeen eri toteutusmuotoja selvitetään. Sivistyslautakunta ja Tilajaosto ovat pitäneet yhteisen tilaisuuden 10.11.2021, jossa esiteltiin erilaisia yhteistoiminnallisia toteutusmuotoja sekä näillä toteutettuja referenssihankkeita. Osallistujat saivat esittää asiantuntijoille kysymyksiä vaihtoehtoisista toteutusmuodoista.

Perinteisillä toteutusmuodoilla hankkeita on Rovaniemen kaupungissa toteutettu runsaasti. Näiden kokemusten perusteella laajoissa ja kompleksisissa sekä paljon ennakolta arvaamattomia tekijöitä sisältävissä hankkeissa perinteiset transaktioperusteiset toteutustavat eivät välttämättä tarjoa kaikkein tehokkainta toimintaympäristöä yhteistoiminnalle ja innovaatioille ja sitä kautta tehokkuuden tavoittelulle. Tässä hankkeessa laajuutta ja monitahoisuutta luo uudisrakentamisen, peruskorjauksen sekä alue- ja liikuntapaikkarakenteiden laaja kokonaisuus, mikä toisaalta voi tuoda aivan uudenlaista kiinnostusta hanketta kohtaan.

Edellä mainitun perusteella toteutusmuotojen vertailemisessa on keskitytty niin sanottujen nykyaikaisten, yhteistoimintaa korostavissa toteutusmallien selvittämiseen. Kirjallisuuskatsauksen ohella on verkostoiduttu useiden yhteistoimintamuotoja hyödyntävien kaupunkien tilatoimijoiden kanssa ja kerätty heidän kokemuksiaan toimintamuodoista. Yhteistoimintamuotoa hyödyntävien hankkeiden toteutuksessa mukana olleita asiantuntijoita on kontaktoitu ja kuultu heidän kokemuksiaan. Näistä asiantuntijoista osa on ollut mukana sekä tilaajan että urakoitsijan roolissa tai toimeksiannosta eri hankkeissa, ja tarjonneet siten näkemyksensä niin tilaajan kuin toteuttajan näkökulmista. Kerättyä tietoa on hyödynnetty muun muassa laadittaessa 10.11.2021 tilaisuudessa esitettyä materiaalia, joka on myös jaettu sivistyslautakunnan ja tilajaoston jäsenten käyttöön.

Yhteistoimintamallien toimintaperiaate eroaa perinteisistä hankemalleista oleellisimmin siinä, että perinteiset vastakkainasettelut pyritään siinä poistamaan ja sen sijaan hankkeen osapuolien tavoitteet ja osaaminen pyritään sovittamaan yhteen mahdollisimman tehokkaasti ja mahdollisimman aikaisessa vaiheessa. Hankkeen osapuolista muodostetaan yhteistyöryhmä, joka sisältää usein esimerkiksi käyttäjän, tilaajan, urakoitsijan sekä suunnittelu- ja rakennuttamisasiantuntijoiden edustajat. Työryhmän tavoitteena on tehdä avointa ja rakentavaa yhteistyötä sekä jakaa osaamisensa ja tietonsa toisilleen jo hankkeen alkumetreiltä alkaen. Näin osapuolten asiantuntemusta saadaan hyödynnettyä mahdollisimman aikaisesta vaiheesta lähtien parhaan mahdollisen lopputuloksen aikaansaamiseksi.

Keskeisiä eroja yhteistoimintamallien ja perinteisten toteutusmuotojen välillä ovat myös sopimusrakenne ja vallitseva ansaintamalli. Sopimusteknisesti yhteistoimintamalleissa painotetaan osapuolten yhdenvertaisuutta, jaettuja hyötyjä ja riskejä, yhteisesti asetettuja tavoitteita, sekä yhteistä päätöksentekoa. Hankkeen sisäisen käyttäytymismallin keskeisiä tekijöitä ovat osapuolten välinen luottamus ja arvostus, yhteistyöhalukkuus ja avoimuus. Näitä tekijöitä voidaan pyrkiä arvioimaan jo kilpailutusvaiheessa, kun hankkeelle valitaan toteuttajaa esimerkiksi työpaja-tyyppisen toiminnallisuuden avulla. Myös psykologisia tekijöitä voidaan tällä menetelmällä käyttää yhtenä valintaperusteena.

Rakennushankkeiden kehittymistä yhteistoiminnallisempaan suuntaan ajavat paitsi tilaajaorganisaatioiden taloudelliset ja ekologiset intressit, mutta myös kansainväliset trendit, kuten Lean-ajattelun soveltaminen rakentamisessa, kestävän rakentamisen korostaminen ja kehittyvien teknologioiden hyödyntäminen, niin prosesseissa kuin toteutusratkaisuissa. Varsinkin Lean-ajattelun soveltaminen rakennusalalla on ollut historiallisesti hankalaa, sillä ala on perinteisesti jakautunut operatiivisiin ja sopimuksellisiin ”siiloihin”, eikä yhteistoiminnallisuuteen kannustavia sopimusrakenteita ole käytetty. Yhteistoiminnalliset toteutusmuodot ehkäisevät siiloutumista ja mahdollistavat uuden ajattelun syntymistä myös rakennusalalle. 

Yhteistoiminnallinen toiminta mahdollistaa myös onnistumisen mittaamisessa käytettävien kriteerien kehittämisen verrattuna vanhoihin toteutusmuotoihin. Perinteisesti hankkeen onnistumisen kriteereinä on käytetty lähinnä objektiivisia arvoja, kuten tavoitekustannusten toteutumista tai alittumista sekä hankkeen valmistumista aikataulussa. Uusien toteutusmuotojen kautta näiden rinnalle on noussut kuitenkin myös uusia, usein subjektiivisesti koettavia, hankkeen onnistumista mittaavia kriteereitä kuten asiakastyytyväisyys, turvallisuus, laatu ja hankeosapuolten yhteistyön onnistuminen.

Yhteistoiminnallisella toteutusmallilla tarkoitetaan siis tiivistetysti toimintamallia, jossa hankkeen onnistumisesta riippuen kaikki osapuolet lähtökohtaisesti joko hyötyvät tai häviävät eli jakavat vastuun onnistumisesta ja epäonnistumisesta. Toimintamallin lähtökohtana on, että tilaaja ja toteuttajat pyrkivät yhdessä löytämään kustannustehokkaita ja laadukkaita ratkaisuja hankkeen parhaaksi, onnistumisen takaamiseksi ja asetettujen tavoitteiden saavuttamiseksi. Tavoitteet voidaan tyypillisesti jakaa kolmeen kategoriaan: aikataululliset, taloudelliset ja laadulliset tavoitteet.

Aikataulullinen tarkastelu
Yhteistoiminnallinen toteutusmuoto, johon kuuluu sekä suunnittelu että rakentaminen, mahdollistaa suunnitelmien laatimisen ja muuttamisen rakennusvaiheen aikana. Tämän johdosta toteutusaikataulua on mahdollista nopeuttaa 6-12 kk verrattuna perinteisiin toteutusmuotoihin. Aikataulussa pysyminen on koulurakentamisessa erityisen tärkeää, koska koulurakennuksen käyttöönotto pitää tapahtua tietyssä vaiheessa lukuvuotta.

Sisällyttämällä suunnitteluvastuu toteuttajalle, voidaan osaltaan edistää myös aikataulutehokkuutta, koska rakentaminen voidaan aloittaa sitä mukaa kun suunnittelu valmistuu ja toisaalta suunnittelua voidaan tehdä edelleen toteutuksen aikana. Aikataulussa pysyminen voidaan sitoa myös hankkeen kaupallisen mallin tavoitteeksi, jolloin aikataulun ylittämisestä seuraa sanktio, mutta alittamisesta voidaan palkita bonuksella.

Taloudellisten tavoitteiden asema
Budjettirahoitteisissa investointihankkeissa toteutukselle on kullekin talousarviovuodelle varattu määräraha. Suunnitelmallisen taloudenpidon näkökulmasta on tärkeää, että budjetissa myös pysytään. Yhteistoiminnallisissa toteutuksissa tyypillistä kokemuksen mukaan on ollut, että hankkeen kehitysvaiheen (toteutussunnittelun) jälkeen tarkentuneen kustannusarvion raamissa on pysytty, eli hankkeet ovat toteutuneet budjetoidun mukaisesti. 

Yhteistoiminnallisen hankkeen ansaintalogiikka on myös osittain riippuvainen taloudellisen tavoitteen toteutumisesta. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että budjetin ylittäminen on sopimuksella sanktioitu ja alittamisesta voi ansaita bonusta.

Laatutavoitteiden merkitys
Koulurakentamisessa sekä sisätilojen että ulkoympäristön terveellisyys sekä turvallisuus ja viihtyisyys korostuvat. Yhteistoiminnallisella toteutusmuodolla erilaiset laatutavoitteet voidaan sitoa ansaintalogiikkaan, jolloin hankkeen kannattavuus toteuttajalle on kiinni siitä, kuinka hyvin hankkeen laatutavoitteet saavutetaan. Myös tavanomaista pidempää jälkivastuuaikaa (esim. 5 vuotta) edellyttämällä, saadaan toteuttajan huomio kiinnittymään entistä enemmän laadukkaaseen ja kestävään toteutukseen. Erinomaisen laadun tavoitteluun voidaan ohjata myös antamalla lisäpisteitä tarjousvertailussa vähimmäistasoa pidemmästä jälkivastuuajasta. Tästäkin on kokemuksia muissa kaupungeissa (esim. Oulun Kiiminkipuiston koulu, 10 vuoden takuuaika).

Tyypillisiä laatutavoitteita muuntojoustavuuden ja viihtyvyyden sekä terveellisyyden ja turvallisuuden lisäksi voivat olla ekologinen, sosiaalinen ja taloudellinen kestävyys niin rakentamisvaiheen kuin rakennuksen käytön aikana. Sisäilmastolle, akustiikalle ja esteettömyydelle voidaan myös asettaa vähimmäistavoitteet jotka tulee täyttyä, jotta hanke on toteuttajalleen kannattava. Laatua ohjataan näin myös taloudellisten intressien kautta.

Riskien tarkastelua 
Toteutusmuodon valinnassa tulee aina tunnistaa myös siihen liittyvät riskit. Yhteistoiminnallinen toteutusmuoto on Rovaniemen alueella toimineille yrityksille uusi toimintamalli, mikä voi aiheuttaa varovaisuutta lähteä tarjoamaan hankkeeseen. Tämä riskin ehkäisemiseksi talvella 2022 järjestetään kaikille avoin asiantuntijaseminaari, jossa yhteistoiminnallisia toteutusmuotoja ja niistä muilla paikkakunnilla saatuja kokemuksia tehdään tutuksi alueen yrityksille ja näin pyritään madaltamaan kynnystä osallistua yhteistoiminnallisiin hankkeisiin.

Yleisiä riskejä, jotka voivat realisoitua toteutusmallista ja urakkamuodosta riippumatta, ovat alueen markkinatilanne, yleinen suhdanne, rakentamisen kustannuskehitys sekä työvoiman saatavuus.

- - -

Ominaisuuksiensa puolesta Napapiiri-​Nivavaara-​Syväsenvaaran monitoimitalo -hanke sopii erinomaisesti totetutettavaksi yhteistoiminnallisella, suunnittelun ja rakentamisen sisältävällä totetutusmuodolla. Hankintamenettelynä voidaan soveltaa esimerkiksi kilpailullista neuvottelumenettelyä, jossa hyödynnetään esimerkiksi RAKLIn kehittämää hankintaklinikka-tyyppistä työpajatyöskentelyä parhaiden mahdollisten hankekumppanien hankkimiseksi. Kilpailullista neuvottelumenettelyä voidaan tyypillisesti soveltaa monimutkaisessa hankinnassa, jossa hankintayksikkö ei vaikeudetta pysty objektiivisesti ennakolta määrittelemään hankinnan oikeudellisia tai taloudellisia ehtoja, teknisiä keinoja tavoitteiden toteuttamiseksi tai kun tarjouksen valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus. Työpajatyöskentelyä suositaan tyypillisesti, kun halutaan saada toteuttajat vuoropuheluun ennen hankkeen kilpailuttamista tai kun kilpailuttamisen ja sopimisen mallit ja prosessi halutaan “testata” osapuolilla ennen varsinaisen tarjouksen pyytämistä. Työpajassa myös tarjoajien yhteistoiminnan edellytyksiä on helppo havainnoida, jotta hankkeelle löydetään parhaat tekijät.

Päätösehdotus

Esittelijä

Pekka Latvala, tilapalvelupäällikkö, pekka.latvala@rovaniemi.fi

Tilajaosto päättää, että:
1. hanke toteutetaan yhteistoiminnallisella toteutusmallilla, joka sisältää suunnittelun ja rakentamisen. 
2. hankkeeseen kilpailutetaan rakennuttaja-asiantuntija, jolla on vahva kokemus yhteistoiminnallisesta toteutusmallista.

Päätös

Esittelijän muutettu ehdotus:

Tilajaosto päättää, että:
1. hanke toteutetaan yhteistoiminnallisella toteutusmallilla, joka sisältää suunnittelun ja rakentamisen. 
2. hankkeen jatkovalmisteluun kilpailutetaan rakennuttaja-asiantuntija, jolla on vahva kokemus yhteistoiminnallisesta toteutusmallista.

Tilajaosto hyväksyi muutetun päätösehdotuksen ja päättää lopullisesta yhteistoiminnallisesta toteutusmuodosta sen jälkeen, kun hankkeen jatkovalmistelu on edennyt.

 

Valmistelija

  • Pekka Latvala, tilapalvelupäällikkö, pekka.latvala@rovaniemi.fi
  • Juha Välitalo, rakennuspäällikkö, juha.valitalo@rovaniemi.fi
  • Janne Alkki, erityisasiantuntija, janne.alkki@rovaniemi.fi

Perustelut

Tilajaosto päätti kokouksessaan 24.11.2021 § 66, että Napapiiri-Nivavaara-Syväsenvaara -monitoimitalo -hanke toteutetaan yhteistoiminnallisella toteutusmuodolla, joka sisältää suunnittelun ja toteutuksen, ja että hankkeen jatkovalmisteluun kilpailutetaan rakennuttaja-asiantuntija, jolla on vahva kokemus yhteistoiminnallisesta toteutusmallista. Hankkeen lopullisesta toteutusmuodosta päätetään sen jälkeen, kun jatkovalmistelu on edennyt.

Tilapalvelukeskus on yhdesssä omistajaohjauspalveluiden kanssa kilpailuttanut rakennutta-asiantuntijan hankkeeseen. Tilapalvelupäällikkö on päätöksellään 23.3.2022 § 31 valinnut rakennuttaja-asiantuntijan palveluiden toimittajaksi Napapiiri-Nivavaara-Syväsenvaaran -monitoimitalo -hankkeeseen kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen tehneen Vison Oy:n. 

Napapiiri-Nivavaara-Syväsenvaaran -monitoimitalo -hankkeen jatkovalmistelu on edennyt kevään 2022 aikana. Hankkeen lopullisiksi yhteistoiminnallisiksi toteutusmuotovaihtoehdoiksi ovat muodostuneet:
- yhteistoiminnallinen SR (= suunnittele ja rakenna) -toteutusmuoto,
- yhteistoiminnallinen PJU (= projekinjohtourakka) -toteutusmuoto tai
- allianssi -toteutusmuoto.
Eero Moilanen Vison Oy:ltä osallistuu kokoukseen ja esittelee vaihtoehtoiset yhteistoiminnalliset toteutusmuodot.

Edellä kuvatuista toteutusmuodoista Napapiiri-Nivavaara-Syväsenvaaran -monitoimitalo -hankkeesta on laadittu Vison Oy:n toimesta toteutusmuotoselvitys, jota on käsitelty hankkeen työpajassa 4.5.2022. Lopullisen viranhaltijoiden päätösesityksen hankkeen yhteistoiminnallisesta toteutusmuodosta on tehnyt 16.5.2022 kokoontunut hankeryhmä. 

Päätösehdotus

Esittelijä

  • Pekka Latvala, tilapalvelupäällikkö, pekka.latvala@rovaniemi.fi

Tilajaosto päättää valita Napapiiri-Nivavaara-Syväsenvaara -monitoimitalo -hankkeen yhteistoiminnalliseksi toteutusmuodoksi allianssi -mallin tehdyn toteutusmuotoselvityksen ja hankeryhmän tekemän ehdotuksen pohjalta.

Päätös

Tilajaosto hyväksyi esittelijän ehdotuksen.

Tiedoksi

Kaupunginhallitus, Sivistyslautakunta