Tilajaosto, kokous 25.4.2024

Perustelut

Rovaniemellä järjestetään ympäri vuoden useita ulkoilmatapahtumia eri puolilla kaupunkia. Kaupungilta täytyy hakea lupaa katu- ja viheralueiden tavallisesta poikkeavaan käyttöön tai vuokraamiseen. Käyttölupa on haettava esimerkiksi kulttuuritapahtumaa tai työmaa-aluetta varten.

Teknisten palveluiden Yhdyskuntatekniikan vastuualue on määritellyt lupaehdot ja lupamaksut hallinnoimilleen katu- ja viheralueille.  Sairaalakatu 1:n  piha-alueelle ei ole määritelty lupaehtoja eikä lupamaksuja tapahtumia varten. Kyseessä on kaupungin (Tilapalvelukeskus) hallinnoima tontti ei yleinen alue ja tontin luovuttamisesta tilapäiseen käyttöön päättää Tilajaosto. Sairaalakatu 1:n piha-alueella ei ole aikaisemmin järjestetty  isoja tapahtumia.

Ewentworks Oy hakee alueen  käyttölupaa Santa Open Air 2024 tapahtumaa varten. Alue olisi käytössä 30.6-9.7.2024. Tapahtuma on täysin aikuisille suunnattu kaupunkifestivaali. Tapahtuman rakennuspäivät ovat 30.6-4.7.2024. tapahtuma itsessään 5-6.7.2024. Tapahtuman purku ja alueen siivous tapahtuu 7.-9.7.2024. Hakemuksen perusteella tapahtuma soveltuu järjestettäväksi alueella eikä estettä luvan myöntämiselle alueen käyttämiseen ole.

Päätösehdotus

Esittelijä

Tilajaosto päättää seuraavaa:

Ewentworks Oy:lle myönnetään lupa Sairaalakatu 1:n piha-alueen käyttöön 30.6.2024-9.7.2024 väliselle, ajalle 5-6.7.2024 järjestettävää Santa Open Air tapahtumaa varten seuraavin ehdoin:

1. Tapahtuman maksut

• Alueen käytöstä peritään 198,40 € (sis. alv) päiväkohtainen tapahtumamaksu tapahtuma-ajalta
• Järjestely- ja purkuajalta peritään 62,00 (sis. alv) päiväkohtainen käyttöoikeusmaksu
• 3.000,00 € suuruinen takuumaksu, jolla katetaan tapahtuma-alueen mahdollisia maapohjan muutostyökuluja, muutostöihin liittyviä luvituskuluja, sekä tapahtuma-alueelle tapahtuman jälkeen kohdistuvia mahdollisia ennallistamiskuluja.

2. Katselmukset:

• Alueella on suoritettava katselmukset, jotka luvansaaja on velvollinen kutsumaan koolle.
• Aloituskatselmus viimeistään rakentamisen aloittamispäivänä: Yhteyshenkilö Lauri Lehtinen ja Yhdyskuntatekniikan lupainsinööri
• Viranomaiskatselmus/- palaveri: eri organisaatioiden edustajat
• Loppukatselmus viimeistään purkupäivää seuraavana päivänä: Yhteyshenkilö Lauri Lehtinen ja Yhdyskuntatekniikan lupainsinööri
• Tapahtuman rakentamiseen ja purkuun liittyvät ehdot: Luvansaaja vastaa kustannuksista.

3. Sähkö: Sähkönsaannista luvansaajan tulee sopia Rovaniemen Verkko Oy:n kanssa, luvansaaja vastaa kustannuksista.
4. Veden käyttö:

• Veden käytöstä on sovittava Napapiirin Energia ja Vesi Oy:n kanssa
• Veden käyttöön liittyvät yhteydenotot ja mahdolliset kytkentäpyynnöt on tehtävä riittävän ajoissa
• Tapahtuman järjestäjä on velvollinen selvittämään toimintatavat hätätilanteen sattuessa.

5. Korvausvastuut ja siivousvelvollisuudet:

• Luvansaaja vastaa kaikista tapahtuman aiheuttamista vahingoista alueiden puustolle, nurmialueille, kasvillisuudelle, kiinteille rakenteille ja kenttäalueiden maapohjan likaantumiselle (öljyvuodot) sekä vahingoista kolmansille osapuolille.
• Luvansaaja on velvollinen siivoamaan tapahtuma-alueen ja poistamaan alueelta kaikki tapahtuman järjestämiseen tarvittavat rakennelmat ja materiaalit viimeisen purkutöiden jälkeiseen päivään mennessä.
• Luvansaaja vastaa myös käytettävien alihankkijoiden osalta purkutoimista sekä loppusiivouksesta.
• Luvansaajan tulee järjestää toiminta-alueelle riittävä tilapäinen wc- ja inva-wc -kalusto. Toiminta-alueella olevat rakennukset eivät ole käytettävissä tapahtuman aikana.
• Luvansaaja vastaa alueen jätehuollosta, alueelle tulee järjestää riittävä määrä jäteastioita.
• Luvansaaja vastaa, että alue on purettu kokonaisuudessaan 9.7.2024 mennessä. Ylimeneviltä päiviltä peritään tapahtuman järjestelyajan mukainen vuorokausikorvaus.
• Tapahtuma-aikana mahdollisesti ammuttavien sellofaanipintaisten konfettien käyttö: harkittava biohajoavia tuotteita. Mikäli niiden käyttö on epäkäytännöllistä tai niiden käyttö ei ole mahdollista ja päädytään sellofaanipintaisten käyttöön, on ne kerättävä tapahtuman loppusiivouksen yhteydessä.

6. Liikennejärjestelyt

• Tarvittavat liikennejärjestelyt ja liikenteenohjaukset on suoritettava Pirkanmaan Ely:n ja poliisiviranomaisten antamien ohjeiden ja määräysten mukaisesti.
• Poikkeuksellisista liikennejärjestelyistä luvansaajan tulee toimittaa suunnitelma hyväksyttäväksi  Rovaniemen kaupungille katuverkon osalta yhdyskuntatekniikan vastuualueelle.

7. Luvansaajan tulee hankkia myös seuraavat viranomaisluvat:

• Lapin poliisilaitos (yleisötapahtuma, järjestyksenvalvonta, liikenteenohjaus, tarvittavat liikennejärjestelyt)
• Rovakaaren ympäristöterveydenhuolto (Toiminnan ilmoitusvelvollisuus/luvanvaraisuus ja mahdolliset muut vaatimukset tulee tarkistaa Rovakaaren ympäristöterveydenhuollosta.)
• Rovaniemen kaupungin ympäristövalvonta (äänentoistolaitteet/ meluilmoitus)
• Lapin pelastuslaitos (pelastussuunnitelma (hälytysajoneuvot)
• Lapin hyvinvinointialue / ensihoitokeskus (hälytysajoneuvot)
• Lapin Aluehallintovirasto (mm. alkoholin myynti)
• Pirkanmaan ELY-keskus / lupa-asiat (liikenteen ohjaus, tarvittavat liikennejärjestelyt)

8. Muut asiat

• Luvansaajalla on oikeus etukäteen 30.6.2024 alkaen tuoda alueelle  ja varastoida Santa Open Air tapahtuman edellyttämiä tavaroita, rakenteita, säilytyskontteja ja muuta materiaalia.

Päätös

Henkilöstö- ja hallintojohtaja Antti Määttä teki kokouksessa muutetun päätösehdotuksen:

Alkuperäinen päätösehdotus seuraavasti muutettuna:

3. Sähkö: Sähkönsaannista luvansaajan tulee sopia Rovaniemen Verkko Oy:n kanssa, luvansaaja vastaa kustannuksista. Tarvittaessa Sairaalakatu 1:n muuntamo voidaan vuokrata käyttäjälle käyttäjän kustannuksilla ja vastuulla.

Tilajaosto päätti yksimielisesti muutetun päätösehdotuksen mukaisesti.