Tilajaosto, kokous 26.9.2024

Perustelut

Kaupungintalon peruskorjaushankkeen kehitysvaihe on nyt päättynyt. Sen tuloksena on

• Sr-urakoitsija on ilmoittanut että suunnitelmat (arkkitehti-, rakenne-, LVISA-, GEO- ja muut heidän vastuullaan olevat suunnitelmat) ovat siinä valmiudessa että he ovat pystyneet luotettavasti määrittämään hankkeen tavoitehinnan.
• Kehitysvaiheen aikana tilaaja on teettänyt sr-urakoitsijan pyytämät lisäselvitykset ja rakenneavaukset sekä toimittanut aikaisempaa suunnittelu ja tutkimusaineistoa suunnittelun tueksi.
• Määritelty tavoitehinta.
• Asetettu urakoitsijalle lopulliset kannusteet tilaajan asettamien alustavien mittareiden pohjalta.
• Määritetty hankkeen toteutusaikataulu.
• Laadittu toteutusvaiheen projektisuunnitelma.
• Kehitetty hankkeen ohjaus- ja laadunvarmistus sekä raportointimenettelyt.
• Kartoitettu hankkeen riskit ja niiden hallintatoimenpiteet.
• Laadittu rakentamisen käynnistämiseksi tarvittavat turvallisuus- ja työmaasuunnitelmat.
• Haettu hankkeelle rakennuslupa.

Vuoden 2024 talousarviossa kaupungintalon peruskorjaushankkeelle määritelty sitova kokonaisbudjetti on 30 miljoonaa euroa. Kehitysvaiheen tuloksena on määritelty sr-urakoitsijan antama toteutusvaiheen tavoitehinta joka on 26 475 683,85 euroa. Tähän summaan täytyy lisätä rakennuttamis- ja valvontakustannukset, rakennuttajan riskivaraukset sekä mahdolliset tavoitehintaa nostavat lisä- ja muutostyökustannukset. Tavoitehinnan mahdollisesta ylityksestä tilaaja vastaa 50 prosentin osuudella viiden prosentin ylitykseen asti, jonka jälkeen ylityksestä vastaa yksin sr-urakoitsija. Vastaavasti tavoitehinnan alituksesta saatava hyöty jaetaan tilaajan ja sr-urakoitsijan välillä.

Kehitysvaiheen johdosta on tunnistettu seuraavat tavoitehintaan sisältyvät poikkeavuudet hankesuunnitelmaan nähden:
 

Kehitysvaiheen perusteella määritellyllä tavoitehinnalla hanke on mahdollista toteuttaa kaupunginvaltuuston päättämällä 30 miljoonan euron kokonaisbudjetilla. Peruskorjaushankkeen luonteesta johtuen on mahdollista, että 30 miljoonan euron kokonaisbudjetti ylittyy, mikäli hankkeen tunnistetut tai vielä tunnistamattomat riskit toteutuvat ennakoitua suurempina. 30 miljoonan euron kokonaisbudjettiin kuitenkin edellä todetusti sisältyy riskivarauksia eikä tällä hetkellä ole tiedossa riskejä tai muita asioita, jotka aiheuttaisivat kokonaisbudjetin ylittymisen. Mikäli riskejä toteutuisi noin kaksinkertainen määrä siihen verrattuna, mihin 30 miljoonan euron budjetissa on varauduttu, hankkeen kokonaiskustannukset olisivat 33,6 miljoonaa euroa. Kyse on Aalto-kohteesta, jonka korjaukset ovat tavanomaista kohdetta kalliimpia. Korjauksia toteutetaan tarkassa yhteistyössä Aalto-säätiön kanssa.

Kokonaisbudjetissa pysyminen edellyttää erittäin huolellista hankkeen johtamista ja toteuttamista sekä erinomaista riskienhallintaa. Hankkeen etenemisestä on suunniteltu raportoitavan tilajaoston jokaisessa kokouksessa sekä kaupunginhallitukselle kerran kuukaudessa siten, että toimielimet voivat seurata muun muassa hankkeen yleistilannetta, kustannuksien toteutumista ja ennustetta, riskienhallintaa sekä aikataulutettujen tehtävien toteutumista. Mikäli hankkeen taloudellinen ennuste osoittaisi sitovan kokonaisbudjetin ylittyvän, lisämäärärahaesitys tulisi viedä kaupunginhallituksen ja edelleen kaupunginvaltuuston käsiteltäväksi.

Vaihtoehtona toteutusvaiheen tilauksen tekemiselle on hankkeen kilpailuttaminen muulla toteutusmuodolla nyt laadittujen suunnitelmien pohjalta. Tämä vaihtoehto pidentäisi hankkeen toteuttamisen aikataulua merkittävästi ja toteutusmuodosta riippuen toisi lisäkustannuksia ja lisäriskejä kaupungille. Näin ollen kokonaisuutena arvioiden toteutusvaiheen tilauksen tekeminen Sakela Rakennus Oy:ltä on tarkoituksenmukaisin ja edullisin ratkaisu. Voidaan arvioida, että riski kokonaisbudjetin ylittymisestä on olemassa muissakin toteutusmuodoissa ja riski siihen on jopa nykyistä toteutusmuotoa suurempi kun otetaan huomioon, että mahdollisen uuden kilpailutuksen aikana rakennusalan suhdannemuutos todennäköisesti lähestyy. Lisäksi aiemmissa vastaavissa kilpailutuksissa tarjouksia on saatu vähän. Viimeisimmässä kilpailutuksessa Sakela Rakennus Oy jätti ainoana tarjouksen tarjouskilpailun viimeisessä vaiheessa.

Päätösehdotus

Esittelijä

Tilajaosto päättää

1. hyväksyä Sakela Rakennus Oy:n Rovaniemen kaupungintalon peruskorjaushankkeen toteutusvaihetta koskevan tarjouksen esittelytekstissä todetuilla perusteilla ja valtuuttaa henkilöstö- ja hallintojohtajan allekirjoittamaan toteutusvaiheen sopimuksen (sr-urakkasopimus). Lisäksi tilajaosto
2. päättää, että hankkeen etenemisestä raportoidaan tilajaostolle jokaisen kokouksen yhteydessä, kaupunginhallitukselle kuukausittain kokousten yhteydessä ja kaupunginvaltuustolle puolivuosittain ja
3. päättää, että hankkeen toteuttamista valmistelevat toimet voidaan käynnistää yhdessä sr-urakoitsijan kanssa ennen hankintapäätöksen tulemista lainvoimaiseksi,​ ja tästä aiheutuvat kustannukset voidaan korvata sr-urakoitsijalle. Päätöksen tiedoksiannolla ei synny sopimusta osapuolten välille.

Päätös

Henkilöstö- ja hallintojohtaja teki kokouksessa muutetun päätösehdotuksen

Tilajaosto päättää

1. hyväksyä Sakela Rakennus Oy:n Rovaniemen kaupungintalon peruskorjaushankkeen toteutusvaihetta koskevan tarjouksen esittelytekstissä todetuilla perusteilla ja valtuuttaa henkilöstö- ja hallintojohtajan allekirjoittamaan toteutusvaiheen sopimuksen (sr-urakkasopimus). Lisäksi tilajaosto

2. päättää, että hankkeen etenemisestä raportoidaan tilajaostolle jokaisen kokouksen yhteydessä, kaupunginhallitukselle kuukausittain kokousten yhteydessä ja kaupunginvaltuustolle puolivuosittain ja

3. päättää, että hankkeen toteuttamista valmistelevat toimet voidaan käynnistää yhdessä sr-urakoitsijan kanssa heti ja tästä aiheutuvat kustannukset voidaan korvata sr-urakoitsijalle. Päätöksen tiedoksiannolla ei synny sopimusta osapuolten välille.

Heikki Luiro esitti, että asia palautetaan valmisteluun niin, että "ulkopuolinen konsultti tarkistaa lisätöiden suuruusluokan. Esim. Jarjotek joka on vastannus hankesuunnitelman laadinnasta. Maksaa muutaman tonnin. Sen jälkeen käsitellään uudelleen seuraavassa kokouksessa."

Puheenjohtaja totesi, että Luiron esitys raukesi kannattamattomana.

Tilajaosto päätti yksimielisesti henkilöstö- ja hallintojohtajan muutetun päätösehdotuksen mukaisesti.