ROIDno-2025-2496
Rovaniemen kaupunkikonsernin pienhankintaohjeet.
Rovaniemen kaupungin hallintosääntö 1.9.2023 (KV 19.6.2023 § 70).
1. Hankinnan kohde Hankinnan kohteena on ”Ideatyöpajojen valmistelu sekä toteuttaminen”. Ideatyöpajat toimivat osana hankkeessa kehitettävää innovaatioklusterin palvelukonseptia ja toimintatapaa, jotka määrittelevät muun muassa klusterin organisoitumista. Työpajat eivät ole ainoastaan yksittäisiä tapahtumatoteutuksia, vaan ne toimivat verkostomaisen yhteiskehittämisen pilotteina, joilla rakennetaan klusterin pitkän tähtäimen vaikuttavuutta. Tavoitteena on valmistella ja toteuttaa viiden ideatyöpajan muodostama toimenpidekokonaisuus, joka edistää eri toimialoilla operoivien yritysten välistä verkostoitumista ja yhteistyötä sekä uudenlaisen matkailutarjonnan alulle saattamista hyvinvointi- ja luontoelämysmatkailun tematiikassa. Kyse on näin ollen yhteiskehittämisen mahdollistamisesta, jossa toimijoita saatetaan prosessimaisesti yhteen vuorovaikutukseen perustuvan kehittämisen ja toimijoiden toisiaan täydentävän osaamisen lisäämiseksi sekä uuden arvon (liiketoiminnan) luomiseksi. 2. Hankinnan sopimuskausi Hankinnan alustava sopimuskausi on 14.7.2025-31.12.2026. Sopimus syntyy kun, kun osapuolet ovat sen allekirjoittaneet.
3. Ilmoitus- ja hankintamenettely Rovaniemen kaupunki pyysi 15.5.2025 tarjoukset sähköpostitse kolmelta toimittajalta. Tarjoukset tuli jättää 29.5.2025 klo 16 mennessä. Tarjouskilpailun perusteina olivat hinta (10p) ja laatu (80p) sisältäen toteutussuunnitelman sekä tarjoajan osaamisen ja referenssit. Kyseessä on kansallisen kynnysarvon (60 000 €) alittava pienhankinta. Hankintaan sovelletaan Rovaniemen kaupunkikonsernin pienhankintaohjeita. 4. Saadut tarjoukset Määräaikaan mennessä tarjouksen jätti kolme toimittajaa: Vision Factory Oy (y-tunnus 0862268-0) Toimisto2030 Oy (y-tunnus 3256288-4) Tarinakone Oy (y-tunnus 3109658-4)
5. Tarjousten vertailu Tarjouskilpailu ratkaistaan määräaikaan mennessä tulleiden ehdotusten kesken, jotka täyttävät tarjouspyynnössä asetetut ehdot. Tarjoukset vertaillaan seuraavan kriteeristön mukaisesti: 1) Kokonaishinta (10 p) 2) Kyvykkyys vastat kaikkiin esitettyihin sisältöihin (10 p) 3) Alustava valmistelu- ja toteutussuunnitelma (40 p) -Painotetaan toimittajan kyvykkyys hahmottaa työn aikataulullista edistämistä sekä esimerkit siitä, miten innovaatiotoiminnan ideointivaihetta edistävät työpajat voidaan konkreettisesti toteuttaa asetettujen ehtojen määrittämässä viitekehyksessä. 4) Referenssiesitys suhteessa tarjouksen kohteeseen sekä projektiin nimetyn vastuuhenkilön sekä muiden asiantuntijoiden osaamisen lyhyet CV-tyyppiset esittelyt (40 p) Hinnan ja laadun maksimipistemäärä on 100 p. Lopuksi saadut hinnan ja laadun vertailupisteet lasketaan yhteen. Suurimman yhteenlasketun pistemäärän saanut tarjoaja valitaan toimittajaksi. Parhaimmat kokonaispisteet saanut tarjoaja sai hinta- ja laatuvertailussa pistemäärän 93 pistettä. Edullisin hinta oli 9000 € ja kallein 10 000 €. Vertailupisteytys: Tarinakone Oy 86 p Vision Factory Oy 88 p Toimisto2030 Oy 93 p Vertailun perusteella Toimisto2030 Oy:n tarjous oli kokonaistaloudellisesti edullisin saaden korkeimmat kokonaispisteet (93/100). Tarjoaja arvioitiin kokonaisuutena parhaaksi muun muassa, koska tarjous vastasi erinomaisesti tarjouspyynnön vaatimuksia niin valmistelu- ja toteutusvaiheiden osalta kuin sisältöjen ja tavoitteiden suhteen. Esitetty suunnitelma on realistinen, selkeä ja hyvin kohdennettu hankinnan tavoitteisiin. Suunnitelmassa on huomioitu lisäarvoa tuottavia elementtejä, kuten osallistavat ja innovatiiviset yhteiskehittämisen menetelmät sekä kohderyhmän erityistarpeet.
Tarjoajan referenssit ovat ajantasaisia ja laadukkaita ja ne osoittavat vahvaa osaamista vastaavien hankkeiden toteuttamisesta erityisesti matkailualan kontekstissa. Referenssit osoittavat vahvaa osaamista matkailualan innovaatiotyöpajatoiminnasta, toisiinsa kytkeytyvien työpajasarjojen toteutuksesta sekä osallistavasta työpajatoiminnasta. Tarjouksessa esitetty asiantuntijatiimi on osaava ja sen kokemus on hyvin dokumentoitu. Näytöt vastaavien työpajasarjojen onnistuneesta toteutuksesta, monialainen asiantuntemus sekä asiakastyytyväisyys tukivat valintaa. Näiden perusteella tarjoaja tarjoaa parhaan edellytyksen hankinnan tavoitteiden saavuttamiseksi.
Päätän, että ”Ideatyöpajojen valmistelu sekä toteuttaminen” -palvelu hankitaan Toimisto2030 Oy:ltä kokonaishintaan 9400 euroa (alv 0 %). Hankinnasta aiheutuvat kustannukset kuuluvat Pirkanmaan liiton ja Euroopan unionin osarahoittamalle Hyvinvointi- ja luontoelämysmatkailun innovaatioklusteri (HYVINNO) - vetovastuuhankkeelle, jonka päätoteuttajana Rovaniemen kaupunki toimii. Rovaniemen kaupunki solmii valitun palveluntarjoajan kanssa kirjallisen hankintasopimuksen.