Kuvaus
Tieto- ja ideatilaisuudet matkailun ja hyvinvoinnin kehittämiseen – konseptin suunnittelu ja toteutus
Hankinnan kohde
Hankinnan kohteena on "Tieto- ja ideatilaisuudet matkailun ja hyvinvoinnin kehittämiseen – konseptin suunnittelu ja toteutus". Tavoitteena on suunnitella ja toteuttaa uudenlainen, käytännön tarpeista lähtevä ja toistettava toimintamalli, joka tukee tiedon ja ideoiden jakamista sekä lisää yhteistyötä alueen toimijoiden välillä. Konsepti tuo yhteen korkeakoulut, oppilaitokset, kaupungin ja alueen yritykset helpolla ja osallistavalla tavalla.
Konsepti sisältää helposti saavutettavia verkkotilaisuuksia, joissa jaetaan yrityksille hyödyllistä ja ajankohtaista tietoa. Lisäksi tapaamisia voidaan järjestää myös kasvokkain.
Hankinta on jaettu kahteen osatehtävään:
Osatehtävä 1. Konseptin suunnittelu ja pilotointi (tarkempi kuvaus liitteenä 1)
Osatehtävä 2: Konseptin toteutus yhteistyössä tilaajan kanssa vuosina 2025-2027 (tarkempi kuvaus liitteenä 2).
Hankinnan sopimuskausi
Hankinnan alustava sopimuskausi on 15.6.2025-30.11.2027. Sopimus syntyy, kun osapuolet ovat sen allekirjoittaneet.
Ilmoitus- ja hankintamenettely
Rovaniemen kaupunki pyysi 23.4.2025 tarjoukset sähköpostitse viideltä toimittajalta. Tarjoukset tuli jättää 6.5.2025 kello 16 mennessä. Tarjouskilpailun perusteina olivat hinta (20p) ja laatu (80p) sisältäen toteutussuunnitelman sekä tarjoajan osaamisen ja referenssit.
Hankintaan sovelletaan Rovaniemen kaupunkikonsernin pienhankintaohjeita.
Saadut tarjoukset
Asetettuun määräaikaan mennessä tarjouksen jättivät:
Vision Factory Oy (y-tunnus 0862268-0)
Toimisto2030 (y-tunnus 3256288-4)
Ramboll Finland Oy (y-tunnus 0692498-4)
Tarjousten vertailu
Tarjouspyynnön mukainen vertailu ja pisteytys tehtiin tarjouspyynnön mukaisten kriteerien mukaisesti: 1) Kokonaishinta (max 20 pistettä). Tarjouksen hintavertailun pisteet saadaan kaavalla: (tarjoajan pistemäärä / halvimman tarjouksen pistemäärä) * 20 pistettä. 2) Toteutussuunnitelma sekä tarjottujen asiantuntijoiden osaaminen ja referenssit (max 80 pistettä). Parhaat kokonaispisteet saanut tarjoaja sai hinta- ja laatuvertailusta pistemäärän 79,00 pistettä. Halvin tarjottu hinta oli 19 500 euroa ja kallein 20 000 euroa.
Vertailupisteytys (osatehtävät 1 ja 2):
Vision Factory Oy 79,00
Toimisto2030 Oy 70,88
Ramboll Oy 69,62
Vertailun perusteella Vision Factory Oy:n tarjous oli kokonaistaloudellisesti edullisin, saavuttaen korkeimmat kokonaispisteet (79/100). Tarjoajan toteutussuunnitelma arvioitiin parhaaksi muun muassa sen konkreettisen aikataulutuksen, toimenpiteiden vaiheistuksen, toimintamallin muotoilun, menetelmien kuvauksen, pilotoinnin sekä tilaisuuksien loppuraportoinnin visuaalisen ja sisällöllisen suunnittelutyön perusteella.
Asiantuntijatiimi (4 henkilöä) kattoi monipuolisesti tarjouspyynnössä edellytetyt osaamisalueet – erityisesti fasilitoinnin ja ekosysteemien kehittämisen osalta – ja tiimin jäsenten taustat, roolit sekä kokemus vastaavista hankkeista oli kuvattu yksilöidysti.
Referensseissä esitettiin kolme tavoitteiltaan vastaavaa toimeksiantoa julkisella sektorilla, joissa oli toteutettu vastaavien toimintamallien kehittämistä sekä fasilitoituja tilaisuuksia, joissa oli mukana vastaavia tarjouspyynnön mukaisia sidos- ja kohderyhmiä. Ekosysteemiskehittämiseen liittyvien tilaisuuksien ja toimintamallien kehittäminen katsottiin erityisenä vahvuutena muihin tarjouksiin verrattuna.
Muut tarjoukset jäivät toteutussuunnitelman konkretian, tiimin osaamisprofiilin kattavuuden tai referenssien osuvuuden osalta heikommiksi.