ROIDno-2026-4244
Hallintosääntö 48 § Kaupunginjohtajan päätös 24.6.2026 § 25
1. Hankinnan kohde Rovaniemen kaupunki on pyytänyt tarjouksia arkistosiirtopalvelusta. Hankinnan kohde on kuvattu tarkemmin tarjouspyynnössä ROIDno-2026-4244 ja sen liitteissä. 2. Hankinnan sopimuskausi Sopimuskausi alkaa, kun kaikki osapuolet ovat allekirjoittaneet sopimuksen. Sopimus on voimassa niin kauan, kunnes sopimuksessa sovittu palvelu on tuotettu hyväksytysti loppuun Tilaajalle, ja kun Palveluntuottaja on täyttänyt kaikki sopimusvelvoitteensa. 3. Hankintamenettely Kyseessä on kansallisen kynnysarvon alittava palveluhankinta, johon sovelletaan Rovaniemen kaupungin pienhankintaohjetta. Tarjouskilpailu järjestettiin rajoitetulla menettelyllä. 4. Tarjoajat Tarjouspyyntö lähetettiin J Puljula Oy:lle, Niemi Palvelut Oy:lle ja UKK-Express Oy:lle Kaikki tarjouspyynnön vastaanottaneet tarjoajat jättivät tarjouksen määräaikaan mennessä. 5. Tarjoajien soveltuvuus Tarjousten käsittelyn ensimmäisessä vaiheessa tarjoajien tuli täyttää kaikki tarjouspyynnössä kelpoisuudelle asetetut vaatimukset tullakseen hyväksytyksi tarjousten käsittelyn seuraavaan vaiheeseen. Tarjoajat vakuuttivat täyttävänsä kaikki lakisääteiset, yhteiskunnalliset ja taloudelliset kelpoisuudelle asetetut vaatimukset. Tilaaja selvittää voittaneelta tarjoajalta pyydetyt selvitykset ja todistukset ennen sopimuksen allekirjoittamista. 6. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuus Tarjoukset todettiin tarjouspyynnön mukaisiksi. 7. Valintaperuste ja tarjousten vertailu Tarjouspyynnön mukaisesti tarjousten valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus. Kokonaistaloudellisesti edullisimpana pidetään tarjousta, joka on hinta-laatusuhteeltaan paras. Hinnan ja laadun suhde on 70-30. Hinnasta voi saada enintään 70 pistettä. Kokonaisvertailuhinta muodostuu tarjoajan antamasta kiinteästä neljän arkistosiirron (I-IV) yhteenlasketusta hinnasta. Tarjoaja, jonka tarjouksen kokonaisvertailuhinta on halvin, saa täydet 70 pistettä. Muiden tarjoajien pisteet lasketaan kaavalla: halvin kokonaisvertailuhinta / tarjottu kokonaisvertailuhinta * 70. Laadusta voi saada joko 0 tai 30 pistettä. Tarjoaja saa laadusta täydet 30 pistettä, mikäli tarjoajalla on osoittaa vähintään yksi (1) julkisen hallinnon organisaatiolle tuotettu arkistosiirto (referenssiarkistosiirto), jossa on siirretty vähintään 300 hyllymetriä eli vähintään noin 3600 asiakirjoja sisältävää arkistokoteloa ja/tai nidettä kahden toimipisteen välillä kuljetusajoneuvoilla. Kokonaisvertailuhinnat ja niistä annetut pisteet, laadusta annetut pisteet sekä kokonaispisteet ovat alla olevassa vertailutaulukossa.
Kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen jätti Niemi Palvelut Oy.
Päätän, että arkistosiirtopalvelun palveluntuottajaksi valitaan Niemi Palvelut Oy esittelytekstissä mainituilla perusteilla. Hankinnan arvioitu kokonaisarvo on 23 804,00 €. Tarjouksen hyväksymisestä tehty päätös ei vielä muodosta sopimusta, vaan sopimus syntyy vasta sopimusasiakirjan allekirjoituksilla.