§ 6 Hankintapäätös, Option käyttö taloushallintojärjestelmä SaaS-palveluna hankinnassa

Päätöksen peruste

Laki julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016) 2 §, 3 §, 26 §, 32 §, 67 §, 74 §, 79 §, 93 §
Rovaniemen kaupungin hallintosääntö 1.1.2026 § 48 (KV 1.12.2025)
Toimivallan siirtäminen julkisten hankintojen osalta konsernihallinnossa (ROIDno-2025-274) 3.2.2025 § 2

Kuvaus

Valmistelija: Hannu Pessa

Rovaniemen kaupunki kilpailutti keväällä 2025 taloushallintojärjestelmän SaaS-palveluna, jossa oli optiomahdollisuus konserniyhteisöille liittyä käyttämään samaa palvelukokonaisuutta. Rovaniemen koulutuskuntayhtymä Redu kuuluu Rovaniemen kaupunkikonserniin kaupungin ääniosuuden ollessa 65 prosenttia kuntayhtymässä.

Rovaniemen koulutuskuntayhtymä Redu on halukas tulemaan käyttäjäksi kaupungin taloushallintojärjestelmään. Abilita Oy:ltä on saatu tarjous option käyttöönotosta. Kertakustannus käyttöönottoprojektille on 103 560 euroa, joka kattaa kaupungin pääsopimuksen mukaisen palvelukokonaisuuden Redulle ja sen kahdelle tytäryhtiölle. Kuukausikustannusta projekti lisää 4 670 euroa kuukaudessa. Redun tuotantokäyttö alkaisi 1.1.2027.

Kaupunki tekee ennen varsinaisen sopimuksen allekirjoittamista taloushallintojärjestelmäpalvelun kustannusten jaosta sopimuksen Rovaniemen koulutuskuntayhtymän kanssa, joten edellä mainitut kustannukset maksaa koulutuskuntayhtymä.

Jatkossa sama järjestelmä mahdollistaa kaupungin ja koulutuskuntayhtymän välillä paremmin taloushallinnon yhteistyön, kun molemmat organisaatiot käyttävät samoja tietojärjestelmiä. Myös konsernikirjanpito saadaan tämän option käytön jälkeen yksinkertaisemmaksi.

Päätös

Päätän esittelytekstissä mainituilla perusteilla käyttää optiota taloushallintojärjestelmä SaaS-palveluna -hankinnassa Rovaniemen koulutuskuntayhtymäkonserni Redun käyttöön, jonka käyttöönottokustannukset ovat 103 560 € (alv 0 %) ja tuotantokäytön alkaessa kuukausikustannus on 4 670 euroa kuukaudessa.

Hankintaan liittyvä sopimus ei synny hankintaa koskevalla päätöksellä tai sen tiedoksiannolla. Ennen hankintasopimuksen allekirjoittamista tehdään Rovaniemen koulutuskuntayhtymä Redun kanssa kustannustenjaosta sopimus.