ROIDno-2026-4244
Hallintosääntö 48 § Kaupunginjohtajan päätös 24.6.2026 § 25
Henkilöstö- ja hallintojohtaja on päättänyt arkistosiirtopalvelun hankinnasta päätöksellään 1.9.2026 § 48, jolla arkistosiirtopalvelun palveluntuottajaksi valittiin Niemi Palvelut Oy. Kyseisen hankintapäätöksen tekemisen jälkeen kaupungille on ilmennyt tarve tilata ylimääräinen arkistosiirto (lisäarkistosiirto), koska kaupungintalon päätearkistotila ei valmistu käyttöön alun perin suunniteltuun ajankohtaan mennessä Rovaniemen kaupungintalon peruskorjauksessa. Rovaniemen kaupunki on pyytänyt arkistosiirtopalvelun palveluntuottajaksi valitulta Niemi Palvelut Oy:ltä tarjousta lisäarkistosiirrosta ja arkistoaineistojen säilytysvälineiden vuokrasta. Niemi Palvelut Oy on tarjonnut lisäarkistosiirron toteuttamista hintaan 5 960 € sekä säilytysvälineiden vuokraamista säilytysvälinekohtaisella päivävuokrahinnalla. Säilytysvälineiden vuokraaminen olisi tarpeellista tämän hetken arvion mukaan vähintään 18.12.2026 asti ja enintään 5.2.2027 asti. Säilytysvälineiden kokonaisvuokrahinta arvioidulla säilytysvälineiden enimmäismäärällä olisi 3 410 € - 8 800 € riippuen kaupungintalon päätearkistotilan valmistumisen ajankohdasta. Muilta osin lisäarkistosiirtoon ja säilytysvälineiden vuokraamiseen sovellettaisiin alkuperäisen arkistosiirtopalvelun sopimuksen (ROIDno-2026-4244) ehtoja. Kysymyksessä on alkuperäisen arkistosiirtopalvelun hankinnan kokonaisarvo (23 804 €) huomioidenkin julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain tarkoittamat kansalliset kynnysarvot alittava palveluhankinta. Kansalliset kynnysarvot alittaviin hankintoihin sovelletaan Rovaniemen kaupungin pienhankintaohjetta. Pienhankintaohjeen 10 luvun mukaisesti pienhankinta voidaan tehdä ilman kilpailutusta muun muassa silloin, kun hankinnan arvo alittaa ohjeessa määritellyn hankintalajikohtaisen pienhankinnan kilpailutusrajan (15 000 €). Lisäarkistosiirron ja vuokrasäilytysvälineiden hankinnan enimmäisarvo on 14 760 €. Pienhankintaohjeen 10 luvun mukaisesti pienhankinta voidaan tehdä ilman kilpailutusta myös silloin, kun kyseessä on poikkeuksellinen kiire, ja kiire ei johdu hankkivasta yksiköstä. Tässä tapauksessa hankinnan kohteena oleva palvelu on poikkeuksellisesti välttämätöntä toteuttaa kiireellisesti, jotta muut arkistosiirrot saadaan toteutettua suunnitellussa aikataulussa, ja jotta arkistoaineistojen turvallisuus voidaan taata. Kiire ei myöskään johdu hankkivasta yksiköstä. Pienhankintaohjeen 10 luvun mukaiset suorahankinnan edellytykset täyttyvät siten tämän hankinnan osalta kahden ohjeessa edellytetyn kriteerin osalta. Lisäarkistosiirto ja vuokrasäilytysvälineet on tarkoituksenmukaista hankkia Niemi Palvelut Oy:ltä, koska Niemi Palvelut Oy:n antamaa tarjousta voidaan pitää kohtuullisena, ja koska kaupungilla on jo voimassa oleva sopimus arkistosiirtopalvelusta kyseisen yrityksen kanssa. Kaupungin hallintosäännön 164 §:n mukaan arvoltaan yli 10 000 euron hankinnoista on tehtävä toimielimen tai viranhaltijan hallintopäätös. Koska kyseessä olevan hankinnan kokonaisarvo voi ylittää tämän raja-arvon, tulee hankinnasta tehdä hallintopäätös.
Päätän, että lisäarkistosiirto ja arkistoaineistojen vuokrasäilytysvälineet hankitaan Niemi Palvelut Oy:ltä esittelytekstissä mainituilla perusteilla. Hankinnan arvioitu kokonaisarvo on väliltä 9 370 € - 14 760 €. Hankintaan sovelletaan muilta osin Rovaniemen kaupungin ja Niemi Palvelut Oy:n välistä sopimusta arkistosiirtopalvelusta (ROIDno-2026-4244) ja sen mukaisia ehtoja.