Kuvaus
Valmistelija: viestintä- ja markkinointijohtaja Heini-Tuuli Onnela
1. Hankinnan kohde
Rovaniemen kaupungin viestintä-, markkinointi- ja osallisuuspalvelut on pyytänyt tarjouksia graafisten materiaalien suunnittelusta ja tuotannosta.
2. Hankinnan sopimuskausi
Hankinnan sopimuskausi on 1.5.2024–30.4.2026.
Hankintaan sisältyy kaksi (2) yhden (1) vuoden optiota. Tilaaja ilmoittaa option käytöstä viimeistään kolme (3) kuukautta ennen sopimuskauden päättymistä.
Optiossa on kyse tilaajan oikeudesta, ei velvollisuudesta.
3. Hankintamenettely
Hankintaan sovelletaan julkisia hankintoja koskevaa voimassaolevaa lainsäädäntöä. Kyseessä on EU-kynnysarvon ylittävä hankinta, joka kilpailutettiin avointa hankintamenettelyä käyttäen.
Hankinnasta on julkaistu hankintailmoitus 27.1.2024 HILMA -ilmoituskanavassa osoitteessa www.hankintailmoitukset.fi. Tarjouspyyntö on julkaistu myös Tarjouspalvelussa osoitteessa www.tarjouspalvelu.fi /rovaniemi sekä Rovaniemen kaupungin verkkosivuilla.
Tarjoukset tuli jättää 29.2.2024 klo 12.00 mennessä.
4. Tarjoajat
Määräaikaan mennessä tarjouksen jättivät:
Advertising Kioski Oy
Avidly Oy
Creative Crue Oy
Design Inspis Oy
Designer Always Yours Oy
Diamonds Helsinki Oy
Digi- ja mainostoimisto Höyry
Flatlight Creative Oy
Koivisto ja Zambra Oy
Kolmas Polvi Oy
Laboratorio Uleåborg Oy
Luova Työmaa Oy
Mainostoimisto Kiuas Oy, Mainostoimisto Seven-1
Mainostoimisto Puisto Oy
Miltton Oy
RAKETT HELSINKI OY
5. Tarjoajien soveltuvuus
Tarjousten käsittelyn ensimmäisessä vaiheessa tarjoajien tuli täyttää kaikki tarjouspyynnössä kelpoisuudelle asetetut vaatimukset tullakseen hyväksytyksi tarjousten käsittelyn seuraavaan vaiheeseen.
Tarjouspyynnön mukaan tarjoajan tuli nimetä henkilö, joka vastaa projektinhallinnasta ja asiakkuuksien hoitamisesta. Kyseiseltä henkilöltä edellytetään soveltuvaa korkeakoulututkintoa ja vähintään neljän (4) vuoden kokemusta palvelukuvauksen mukaisten markkinointi- ja viestintäprojektien hoitamisesta sekä kokemusta viestinnän tai markkinoinnin suunnittelusta. Lisäksi tarjoajan tuli nimetä vähintään kaksi graafista suunnittelijaa, joilla tulee olla soveltuva korkeakoulututkinto sekä vähintään yhden (1) vuoden kokemus graafisen suunnittelijan työstä TAI muu soveltuva koulutus ja vähintään viiden (5) vuoden työkokemus palvelukuvauksen mukaisista työtehtävistä.
Tilaaja teki lisäselvityksiä koskien henkilöstön työkokemusta Advertising Kioski Oy:lle, Design Inspis Oy:lle, Diamonds Helsinki Oy:lle, Creative Day / Design Always Yours Oy:lle, Koivisto ja Zambra Oy:lle.
Diamonds Helsinki Oy:n projektinhallintaan ja asiakkuuksien hoitamiseen nimeämällä henkilöllä ei täyty korkeakoulututkintoa koskeva vaatimus, joten tarjoaja suljetaan pois tarjouskilpailusta soveltumattomana. Muiden tarjoajien osalta saadut lisäselvitykset hyväksyttiin.
Tilaaja teki lisäselvityksiä koskien referenssityönäytteitä Digi- ja mainostoimisto Höyrylle sekä Laboratorio Uleåborg Oy:lle koskien asiakastyytyväisyyskyselyä. Saadut lisäselvitykset hyväksyttiin.
Kaikki muut tarjoajat vakuuttivat täyttävänsä kaikki lakisääteiset, yhteiskunnalliset, taloudelliset sekä muut kelpoisuudelle asetetut vaatimukset. Tilaaja selvittää voittaneelta tarjoajalta pyydetyt selvitykset ja todistukset ennen sopimuksen allekirjoittamista.
6. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuus
Tarjouspyynnössä laadun vertailutekijöinä oli asiakastyytyväisyys sekä referenssityönäytteet.
Saadakseen laatupisteitä asiakastyytyväisyydestä, tuli tarjoajan toimittaa kolmen (3) asiakkaan yhteystiedot, joilta tilaaja kysyi tyytyväisyyttä tarjoajan palveluihin. Asiakkaista vähintään yhden tuli olla julkisen sektorin toimija. Muut asiakkaat saivat olla julkisia toimijoita tai vähintään keskisuuria yrityksiä.
Saadakseen laatupisteitä referenssityönäytteistä, tuli tarjoajan liittää tarjoukseensa kaksi (2) referenssityönäytettä (portfoliota), joista vähintään toisen tuli olla julkisen sektorin toimijalle toteutettu työ. Toinen työ sai olla toteutettu vähintään keskisuurelle yritykselle. Tässä kilpailutuksessa katsottiin, että keskisuuren yrityksen palveluksessa on vähintään 50 henkeä. Keskisuuren yrityksen vuosiliikevaihto tai taseen loppusumma on yli 10 miljoonaa euroa. Alle 50 hengen yritys luetaan keskisuureksi, jos sekä sen vuosiliikevaihto että taseen loppusumma molemmat ylittävät 10 miljoonaa euroa.
Flatlight Creative Oy:n toinen referenssityö ei täytä tarjouspyynnössä asetettuja vaatimuksia, sillä referenssin toiminnan laatu ja laajuus ei ole rinnastettavissa julkisen toimijan tai vähintään keskisuuren yrityksen toimintaan. Näin ollen laatupisteitä ei asiakastyytyväisyydestä ko. tarjoajan osalta huomioitu. Muilta osin tarjous oli tarjouspyynnön mukainen.
Kolmas Polvi Oy:n julkiseksi toimijaksi ilmoittamat asiakasreferenssit eivät täytä julkisen toimijan määritelmää. Lisäksi tarjoajan toimittamat referenssityönäytteet on tehty yhtiömuotoisille toimijoille, eivätkä ne täytä julkisen toimijan määritelmää. Näin ollen ko. tarjoajan osalta ei laatupisteitä asiakastyytyväisyydestä tai referenssityönäytteistä huomioitu. Muilta osin tarjous oli tarjouspyynnön mukainen.
Miltton Oy:n ilmoittamat asiakasreferenssit eivät täytä julkisen toimijan määritelmää. Lisäksi kumpikin tarjoajan toimittama referenssityönäyte on tehty toimijalle, joka ei täytä julkisen toimijan määritelmää. Näin ollen ko. tarjoajan osalta ei laatupisteitä asiakastyytyväisyydestä tai referenssityönäytteistä huomioitu.
Muiden tarjoajien tarjoukset olivat tarjouspyynnön mukaisia. Kaikki tarjoukset hyväksyttiin tarjousten hinta- ja laatuvertailuun.
7. Päätöksen peruste
Hankinnan valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus, jonka perusteena on hinta- laatusuhteeltaan paras tarjous. Hinnan painoarvo on 30 % ja laadun 70 %.
Laatuvertailu koostui seuraavista osa-alueista:
1) Asiakastyytyväisyys 30 %
2) Referenssityönäytteet 40 %
Laadun tarkemmat arviointiperusteet on ilmoitettu hankintailmoituksessa.
Tarjoajien hinta- ja laatupisteet on ilmoitettu tämän päätöksen liitteessä 1.
Laadun arvioinnin perusteet on ilmoitettu tämän päätöksen liitteessä 2.
Esitän, että graafisten materiaalien suunnittelun ja tuotannon toimittajaksi valitaan hinta-laatusuhteeltaan parhaan tarjouksen tehnyt mainostoimisto Puisto Oy. Hankintapäätöksen saatua lainvoiman solmitaan valitun toimittajan kanssa tarjouspyynnön mukainen, kirjallinen hankintasopimus.