Kuvaus
Valmistelija: viestintä- ja markkinointijohtaja Heini-Tuuli Onnela
1. Hankinnan kohde
Rovaniemen kaupungin viestintä-, markkinointi- ja osallisuuspalvelut on pyytänyt tarjouksia viestintä-, markkinointi- ja mainostuotteista sekä niiden asennuksesta.
2. Hankinnan sopimuskausi
Hankinnan sopimuskausi on 1.5.2024 - 30.4.2026.
Hankintaan sisältyy kaksi (2) yhden (1) vuoden optiota. Tilaaja ilmoittaa option käytöstä viimeistään kolme (3) kuukautta ennen sopimuskauden päättymistä.
Optiossa on kyse tilaajan oikeudesta, ei velvollisuudesta.
3. Hankintamenettely
Hankintaan sovelletaan julkisia hankintoja koskevaa voimassaolevaa lainsäädäntöä. Kyseessä on kansallisen kynnysarvon ylittävä hankinta, joka kilpailutettiin avointa hankintamenettelyä käyttäen.
Hankinnasta on julkaistu hankintailmoitus 27.1.2024 HILMA -ilmoituskanavassa osoitteessa www.hankintailmoitukset.fi. Tarjouspyyntö on julkaistu myös Tarjouspalvelussa osoitteessa www.tarjouspalvelu.fi /rovaniemi sekä Rovaniemen kaupungin verkkosivuilla.
Tarjoukset tuli jättää 29.2.2024 klo 12.00 mennessä.
4. Tarjoajat
Määräaikaan mennessä tarjouksen jättivät:
Grano Oy
Mainostaso oy
Rovaniemen Painatuskeskus Oy
5. Tarjoajien soveltuvuus
Tarjousten käsittelyn ensimmäisessä vaiheessa tarjoajien tuli täyttää kaikki tarjouspyynnössä kelpoisuudelle asetetut vaatimukset tullakseen hyväksytyksi tarjousten käsittelyn seuraavaan vaiheeseen. Tarjoajat vakuuttivat täyttävänsä kaikki lakisääteiset, yhteiskunnalliset ja taloudelliset kelpoisuudelle asetetut vaatimukset. Tilaaja selvittää voittaneelta tarjoajalta pyydetyt selvitykset ja todistukset ennen sopimuksen allekirjoittamista.
6. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuus
Tarjouspyynnössä yhtenä laadun vertailutekijänä oli asiakastyytyväisyys. Saadakseen laatupisteitä kyseisestä osa-alueesta, tuli tarjoajan toimittaa kolmen (3) asiakkaan yhteystiedot, joilta tilaaja kysyy tyytyväisyyttä tarjoajan palveluihin. Asiakkaista vähintään yhden tuli olla julkisen sektorin toimija. Muut asiakkaat saivat olla julkisia toimijoita tai keskisuuria yrityksiä.
Mainostaso Oy:n ilmoittamista referenssiasiakkaista yksikään ei ollut tarjouspyynnössä edellytetty julkinen toimija. Näin ollen kyseisen tarjoajan osalta ei laatupisteitä asiakastyytyväisyydestä huomioitu. Muilta osin tarjous oli tarjouspyynnön mukainen.
Muiden tarjoajien tarjoukset olivat tarjouspyynnön mukaisia ja kaikki tarjoukset hyväksyttiin tarjousten hinta- ja laatuvertailuun.
7. Päätöksen peruste
Hankinnan valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus, jonka perusteena on hinta- laatusuhteeltaan paras tarjous. Hinnan painoarvo on 50 % ja laadun 50 %.
Laatuvertailu koostui seuraavista osa-alueista:
1) Asiakastyytyväisyys 35 %
2) Toimitustavat 10 %
3) Hiilineutraalisuus 5 %
Laadun tarkemmat arviointiperusteet on ilmoitettu hankintailmoituksessa.
Tarjoajien hinta- ja laatupisteet:
Grano Oy: 100p.
Mainostaso oy: 52,99926p.
Rovaniemen Painatuskeskus Oy: 72,94045p.
Tarjousten vertailutaulukko on tämän päätöksen liitteenä.
Esitän, että viestintä-, markkinointi- ja mainostuotteiden sekä niiden asennuksen toimittajaksi valitaan hinta-laatusuhteeltaan parhaan tarjouksen tehnyt Grano Oy. Hankintapäätöksen saatua lainvoiman, solmitaan valitun toimittajan kanssa tarjouspyynnön mukainen, kirjallinen hankintasopimus.