ROIDno-2026-723
HS 48 §
Valmistelijat: strategia- ja kehittämispäällikkö Pirkko Sivonen, projektipäällikkö Sini Pyy
Rovaniemen kaupunki järjestää kesällä 2026 CEMR Leaders’ Summit -tapahtuman (kh 8.9.2025 § 264). Tapahtumaa varten on varattu määräraha talousarvioon 2026.
Tapahtumaan odotetaan yli 150 osallistujaa, ja sen kesto on kaksi päivää. Tilajärjestelyissä edellytetään esteetöntä tilaa ja puolikuun muotoista istumajärjestystä, joka tukee osallistujien välistä keskustelua.
Kaupunki on kartoittanut tapahtumaan soveltuvia tiloja. Kartoituksen perusteella ainoa Rovaniemen keskustan alueella sijaitseva tila, joka täyttää istumajärjestyksen vaatimukset, sijaitsee Santa’s Hotel Santa Clausissa. Kartoituksessa kyseinen tarjoaja todettu myös kustannustasoltaan kohtuulliseksi.
Kaupunki on pyytänyt Santa’s Hotel Santa Clausilta tarjouksen tapahtuman tiloista sekä tarjoiluista, sisältäen lounaat ja kahvitukset. Santa’s Hotel Santa Claus tarjoaa kokouksen tiloja hintaan 1 442,9 € + alv sekä tarjoiluja hintaan 61 € + alv / henkilö.
Rovaniemen kaupungin pienhankintaohjeen mukaan hankinta voidaan toteuttaa suorahankintana, mikäli vastaavaa tavaraa tai palvelua ei ole muualta saatavissa.
Esitämme, että kaupunki hankkii tilat, kahvitukset ja lounaat CEMR -tapahtumaa varten Santa’s Hotel Santa Clausista enintään 12 000 eurolla + alv. Kokonaiskustannus riippuu tapahtuman lopullisesta osallistujamäärästä.
Päätän esitetyn mukaisesti.