ROIDno-2026-675
HS 48 §
Valmistelijat: strategia- ja kehittämispäällikkö Pirkko Sivonen, projektipäällikkö Sini Pyy
Rovaniemen kaupunki järjestää syksyllä 2026 World Winter Cities Association for Mayors (WWCAM) -verkoston konferenssin (kh 28.4.2025 § 128). Kokousta varten on varattu määräraha vuoden 2026 talousarvioon.
Konferenssin kesto on kolme päivää. Tapahtumaan odotetaan arviolta 100 henkilöä, mutta määrä voi ylittyä. Tapahtuma edellyttää niin kutsutun diplomaattimuotoisen istumajärjestyksen ja esteettömän tilan.
Konferenssia varten on kartoitettu tapahtumaan soveltuvia tiloja. Kartoituksen perusteella ainoa soveltuva tila Rovaniemen keskustan alueella sijaitsee Santa’s Hotel Santa Clausissa. Kartoituksessa kyseinen tarjoaja todettu myös kustannustasoltaan kohtuulliseksi.
Kaupunki on pyytänyt Santa’s Hotel Santa Clausilta tarjouksen kokoustilojen vuokrasta sekä konferenssin tarjoiluista, sisältäen lounaat ja kahvitukset. Santa’s Hotel Santa Claus tarjoaa kokouksen tiloja hintaan 2093,10 € + alv. sekä tarjoiluja hintaan 103,78 € + alv. /henkilö.
Rovaniemen kaupungin pienhankintaohjeen mukaan hankinta voidaan toteuttaa suorahankintana, mikäli vastaavaa tavaraa tai palvelua ei ole muualta saatavissa.
Esitämme, että kaupunki hankkii tilat, kahvitukset ja lounaat WWCAM-konferenssia varten Santa’s Hotel Santa Clausista enintään 14 000 eurolla + alv. Kokonaiskustannus riippuu tapahtuman lopullisesta osallistujamäärästä.
Päätän esitetyn mukaisesti.