Kuvaus
Valmistelija: viestintä- ja markkinointijohtaja Heini-Tuuli Onnela
1. Hankinnan kohde
Rovaniemen kaupungin viestintä-, markkinointi- ja osallisuuspalvelut on pyytänyt tarjouksia markkinoinnin ja viestinnän strategisesta kumppanuudesta.
2. Hankinnan sopimuskausi
Hankinnan sopimuskausi on 1.5.2024–30.4.2026.
Hankintaan sisältyy kaksi (2) yhden (1) vuoden optiota. Tilaaja ilmoittaa option käytöstä viimeistään kolme (3) kuukautta ennen sopimuskauden päättymistä.
Optiossa on kyse tilaajan oikeudesta, ei velvollisuudesta.
3. Hankintamenettely
Hankintaan sovelletaan julkisia hankintoja koskevaa voimassaolevaa lainsäädäntöä. Kyseessä on kansallisen kynnysarvon ylittävä hankinta, joka kilpailutettiin avointa hankintamenettelyä käyttäen.
Hankinnasta on julkaistu hankintailmoitus 27.1.2024 HILMA -ilmoituskanavassa osoitteessa www.hankintailmoitukset.fi. Tarjouspyyntö on julkaistu myös Tarjouspalvelussa osoitteessa www.tarjouspalvelu.fi /rovaniemi sekä Rovaniemen kaupungin verkkosivuilla.
Tarjoukset tuli jättää 29.2.2024 klo 12.00 mennessä.
4. Tarjoajat
Määräaikaan mennessä tarjouksen jättivät:
Aava Bang Oy
Avidly Oy
Carole Strategies Oy
Diamonds Helsinki Oy
Ellun Kanat Oy
Flatlight Creative Oy
Kaiku Helsinki Oy
Kaski Creative Agency O
Kissconsulting Oy
Kolmas Polvi Oy
Kumppania Oy
Luova Työmaa Oy
Miltton Oy
Kultainen Sherpa Ab
Republic of Communications Oy
ThreeFiveEight Oy
Viestintätoimisto Manifesto Oy
Wolfcom Oy
5. Tarjoajien soveltuvuus
Tarjousten käsittelyn ensimmäisessä vaiheessa tarjoajien tuli täyttää kaikki tarjouspyynnössä kelpoisuudelle asetetut vaatimukset tullakseen hyväksytyksi tarjousten käsittelyn seuraavaan vaiheeseen.
Tarjouspyynnön mukaan tarjoajan tuli nimetä henkilö, joka vastaa projektinhallinnasta ja asiakkuuksien hoitamisesta. Kyseiseltä henkilöltä edellytetään soveltuvaa korkeakoulututkintoa ja vähintään neljän (4) vuoden kokemusta palvelukuvauksen mukaisten markkinointi- ja viestintäprojektien hoitamisesta sekä kokemusta viestinnän tai markkinoinnin suunnittelusta.
Tilaaja teki lisäselvityksen koskien henkilöstön työkokemusta Diamonds Helsinki Oy:lle ja ThreeFiveEight Oy:lle.
Diamonds Helsinki Oy:n projektinhallintaan ja asiakkuuksien hoitamiseen nimeämällä henkilöllä ei täyty korkeakoulututkintoa koskeva vaatimus, joten tarjoaja suljetaan pois tarjouskilpailusta soveltumattomana.
ThreeFiveEight Oy:lle tehty lisäselvitys hyväksyttiin.
Kaikki muut tarjoajat täyttivät soveltuvuudelle asetetut vaatimukset. Lisäksi tarjoajat vakuuttivat täyttävänsä kaikki lakisääteiset, yhteiskunnalliset ja taloudelliset kelpoisuudelle asetetut vaatimukset. Tilaaja selvittää voittaneelta tarjoajalta pyydetyt selvitykset ja todistukset ennen sopimuksen allekirjoittamista.
6. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuus
Tarjouspyynnössä laadun vertailutekijöinä oli asiakastyytyväisyys sekä referenssityönäytteet.
Saadakseen laatupisteitä asiakastyytyväisyydestä, tuli tarjoajan toimittaa kahden (2) referenssiasiakkaan yhteystiedot, joilta tilaaja kysyi tyytyväisyyttä tarjoajan palveluihin. Asiakkaista vähintään toisen tuli olla julkisen sektorin toimija. Toinen asiakkaista sai olla julkinen toimija tai vähintään keskisuuri yritys.
Saadakseen laatupisteitä referenssityönäytteistä, tuli tarjoajan liittää tarjoukseensa kaksi (2) referenssityönäytettä (portfoliota), joista vähintään toisen tuli olla julkisen sektorin toimijalle toteutettu työ. Toinen työ sai olla toteutettu vähintään keskisuurelle yritykselle.
Tässä kilpailutuksessa katsottiin, että keskisuuren yrityksen palveluksessa on vähintään 50 henkeä. Keskisuuren yrityksen vuosiliikevaihto tai taseen loppusumma on yli 10 miljoonaa euroa. Alle 50 hengen yritys luetaan keskisuureksi, jos sekä sen vuosiliikevaihto että taseen loppusumma molemmat ylittävät 10 miljoonaa euroa.
Tilaaja teki lisäselvityksiä koskien referenssityönäytteitä Wolfcom Oy ja Studio Lauraeus Oy -ryhmittymälle. Saatu lisäselvitys hyväksyttiin.
Toinen Flatlight Creative Oy:n ilmoittamista asiakasreferensseistä ei täytä tarjouspyynnössä asetettuja vaatimuksia, sillä referenssin toiminnan laatu ja laajuus ei ole rinnastettavissa julkisen toimijan tai vähintään keskisuuren yrityksen toimintaan. Flatlight Creative Oy:n referenssityönäytteet eivät myöskään täytä tarjouspyynnössä asetettuja vaatimuksia samasta em. syystä. Näin ollen kyseisen tarjoajan osalta ei huomioitu laatupisteitä asiakastyytyväisyydestä tai referenssityönäytteistä. Muilta osin tarjous oli tarjouspyynnön mukainen.
Kaski Creative Oy:n ilmoittamat asiakasreferenssit eivät täytä tarjouspyynnössä asetettuja vaatimuksia, sillä molemmat referenssit ovat yhtiömuotoisia, eikä julkisen sektorin toimijoita. Lisäksi Kaski Creative Oy:n referenssityönäytteet on tehty toimijoille, joista kumpikaan ei ole julkisen sektorin toimija. Näin ollen kyseisen tarjoajan osalta ei huomioitu laatupisteitä asiakastyytyväisyydestä tai referenssityönäytteistä. Muilta osin tarjous oli tarjouspyynnön mukainen.
Kolmas Polvi Oy:n ilmoittamat asiakasreferenssit eivät täytä tarjouspyynnössä asetettuja vaatimuksia, sillä molemmat referenssit ovat yhtiömuotoisia, eikä julkisen sektorin toimijoita. Lisäksi Kolmas Polvi Oy:n toimittamat referenssityönäytteet on tehty yhtiömuotoisille toimijoille, jotka eivät täytä julkisen toimijan määritelmää. Näin ollen kyseisen tarjoajan osalta ei huomioitu laatupisteitä asiakastyytyväisyydestä tai referenssityönäytteistä. Muilta osin tarjous oli tarjouspyynnön mukainen.
Miltton Oy:n ilmoittamat asiakasreferenssit eivät täytä tarjouspyynnössä asetettuja vaatimuksia, sillä kumpikaan referenssi ei ole julkisen sektorin toimija. Lisäksi Miltton Oy:n toimittamat referenssityönäytteet on tehty yhtiömuotoisille toimijoille, jotka eivät täytä julkisen toimijan määritelmää. Näin ollen kyseisen tarjoajan osalta ei huomioitu laatupisteitä asiakastyytyväisyydestä tai referenssityönäytteistä. Muilta osin tarjous oli tarjouspyynnön mukainen.
Oy Kultainen Sherpa AB:n ilmoittamat asiakasreferenssit eivät täytä tarjouspyynnössä asetettuja vaatimuksia, sillä molemmat referenssit ovat yhtiömuotoisia, eikä julkisen sektorin toimijoita. Näin ollen kyseisen tarjoajan osalta ei huomioitu laatupisteitä asiakastyytyväisyydestä. Muilta osin tarjous oli tarjouspyynnön mukainen.
ThreeFiveEight Oy:n ilmoittamat asiakasreferenssit eivät täytä tarjouspyynnössä asetettuja vaatimuksia, sillä kumpikaan referenssi ei ole julkisen sektorin toimija. ThreeFiveEight Oy:n toimittamat referenssityönäytteet eivät myöskään täytä julkisen toimijan määritelmää. Näin ollen kyseisen tarjoajan osalta ei huomioitu laatupisteitä asiakastyytyväisyydestä tai referenssityönäytteistä. Muilta osin tarjous oli tarjouspyynnön mukainen.
Muiden tarjoajien tarjoukset olivat tarjouspyynnön mukaisia. Kaikki tarjoukset hyväksyttiin tarjousten hinta- ja laatuvertailuun.
7. Päätöksen peruste
Hankinnan valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus, jonka perusteena on hinta-laatusuhteeltaan paras tarjous.
Hinnan painoarvo on 30 % ja laadun 70 %. Laatuvertailu koostui seuraavista osa-alueista:
1) Asiakastyytyväisyys 30 %
2) Referenssityönäytteet 40 %
Laadun tarkemmat arviointiperusteet on ilmoitettu hankintailmoituksessa.
Tarjoajien hinta- ja laatupisteet on ilmoitettu tämän päätöksen liitteessä 1 olevassa vertailutaulukossa.
Esitän, että Rovaniemen kaupungin markkinoinnin ja viestinnän strategiseksi kumppaniksi valitaan hinta-laatusuhteeltaan parhaan tarjouksen tehnyt Luova Työmaa Oy. Hankintapäätöksen saatua lainvoiman, solmitaan valitun toimittajan kanssa tarjouspyynnön mukainen, kirjallinen hankintasopimus.