§ 9 Irtaimistohallintajärjestelmän hankinta SaaS-palveluna

Päätöksen peruste

Laki julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016).

Hallintosäännön (KV 1.12.2025 § 117) 48 §:n mukaan alle 500 000 euron erillishankinnasta päättää kaupunginjohtaja.

Kaupunginjohtajan delegointipäätös 3.2.2025 § 2, Virkasuhteessa oleva yksikön esihenkilö päättää alle 60 000 euron erillishankinnasta tai yhteishankinnasta. 

Kuvaus

Hankinnan kohde

Rovaniemen kaupunki on pyytänyt tarjouksia Irtaimistonhallintajärjestelmästä SaaS-palveluna. Irtaimistonhallintajärjestelmä SaaS-palveluna mahdollistaa kaluston digitaalisen hallinnan kaluston elinkaaren alusta loppuun. Hankinnan kohde on kuvattu tarkemmin tarjouspyynnössä ROIDno-2026-1723 ja sen liitteissä.

Hankinnan sopimuskausi

Sopimus on toistaiseksi voimassa oleva.

Sopimus syntyy, kun hankintapäätös on saanut lainvoiman ja osapuolet ovat allekirjoittaneet sopimuksen.

Ilmoitus- ja hankintamenettely

Hankinta on kilpailutettu avoimena, kansallisen kynnysarvon ylittävänä hankintana.

Hankinnasta on julkaistu hankintailmoitus 16.4.2026 HILMA ilmoituskanavassa, osoitteessa www.hankintailmoitukset.fi ja Cloudia Tarjouspalvelussa osoitteessa www.tarjospalvelu.fi/rovaniemi  sekä Rovaniemen kaupungin verkkosivuilla.

Tarjoajat

Määräaikaan mennessä tarjouksen jättivät:

·         Bluugo Oy

·         Kiho Oy

·         Loopfront

·         Palats Technology AB

·         Trail Systems oy

Tarjousten avaustilaisuus ei ollut julkinen.

Tarjoajien soveltuvuus

Tarjousten käsittelyn ensimmäisessä vaiheessa tarjoajien tuli täyttää kaikki tarjouspyynnössä soveltuvuudelle asetetut vaatimukset tullakseen hyväksytyksi tarjousten käsittelyn toiseen vaiheeseen.

Tarjoajat vakuuttivat täyttävänsä kaikki tarjouspyynnössä asetetut soveltuvuusvaatimukset.

Tarjousten tarjouspyynnönmukaisuus

Tarjousten käsittelyn toisessa vaiheessa tarkastettiin tarjousten tarjouspyynnönmukaisuus.

Bluugo Oy:n, Kiho Oy:n, Loopfrontin ja Trail Systems Oy:n tarjoukset olivat tarjouspyynnön mukaiset.

Hankintayksikkö on tarjouspyynnössä edellyttänyt, että hintaliitteelle (Liite 3 Hintaliite) lisätään pyydetyt tarjoushinnat. Hintaliitteellä oli maininta, että kaikkiin sarakkeen C violetteihin kohtiin tulee lisätä hinta.

Palats Technology AB on jättänyt tyhjäksi sarakkeet C17 ja C24. Näin ollen tarjous ei ole tarjouspyynnön mukainen.  Palats Technology AB:n tarjous suljetaan pois tarjouskilpailusta, eikä sitä oteta mukaan tarjousten vertailuun.

Tarjousten vertailu

Hankinnan valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus. Kokonaistaloudellisesti edullisimpana pidetään tarjousta, joka on vertailuhinnaltaan halvin.

Tarjoushinnat (Alv. 0%):

Bluugo Oy                 36 500,00 euroa

Kiho Oy                     13 450,00 euroa

Trail Systems Oy      10 760,00 euroa

Loopfront                  5 848,00 euroa

Päätös

Päätän, että edellä mainituin perustein Irtaimistonhallintajärjestelmä SaaS-palveluna hankintaan halvimman tarjouksen jättäneeltä Loopfrontilta.

Hankintapäätöksen saatua lainvoiman, solmitaan valitun toimittajan kanssa tarjouspyynnön mukainen, kirjallinen hankintasopimus.