Kuvaus
Tietoluvan kohde
Lapin hyvinvointialueen oppilas‑ ja opiskelijahuollon sekä sosiaali‑ ja terveydenhuollon tehtävissä toimivat työntekijät tarvitsevat työssään rajattuja tietoja Rovaniemen kaupungin ylläpitämästä Wilma‑oppilas‑ ja opiskelijatietojärjestelmästä. Tietoja käytetään yksittäistapauksissa oppilaan tai opiskelijan hyvinvointiin liittyvien lakisääteisten tehtävien hoitamiseksi sekä huoltajiin yhteyden ottamiseksi.
Tietojen luovutus toteutetaan Wilma‑järjestelmään avattavan katseluyhteyden avulla. Katseluyhteyden teknisestä toteutuksesta ja käyttöehdoista sovitaan erillisessä Rovaniemen kaupungin ja Lapin hyvinvointialueen välisessä sopimuksessa.
Luovutettavat tiedot
Tietoluvan nojalla Lapin hyvinvointialueelle voidaan luovuttaa seuraavat Wilma‑oppilas‑ ja opiskelijatietojärjestelmään tallennetut tiedot:
Tietolupa ei koske muita Wilma‑järjestelmään tallennettuja tietoja.
Tietojen käyttötarkoitus ja käyttäjät
Tietoja saavat käyttää ainoastaan Lapin hyvinvointialueeseen palvelussuhteessa olevat psykologin, terveydenhoitajan tai kuraattorin tehtäviä hoitavat henkilöt, joilla on tehtäviensä perusteella lakiin perustuva tiedonsaantioikeus.
Tietoja saa käyttää vain yksittäistapauksissa ja vain siltä osin kuin se on välttämätöntä oppilas‑ ja opiskelijahuollon asian käsittelyssä tai muussa sosiaali‑ ja terveydenhuollon lakisääteisessä tehtävässä. Tietoja ei saa käyttää muihin tarkoituksiin.
Oikeusperusta
Tietojen luovuttaminen perustuu viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) 9 §:ään sekä oppilas‑ ja opiskelijahuoltolain (1287/2013) 16.1 §:ään ja 23.2 §:ään.
Psykologien ja terveydenhoitajien osalta oikeus perustuu lisäksi terveydenhuoltolain (1326/2010) 16 ja 17 §:ään. Kuraattorien osalta oikeus perustuu sosiaalihuoltolain 27 c §:ään sekä sosiaali‑ ja terveydenhuollon asiakastietojen käsittelystä annetun lain (703/2023) 64.1 §:ään.
Tietojen käsittely ja vastuut
Tietojen luovuttamisen jälkeen Lapin hyvinvointialue vastaa vastaanottamistaan tiedoista EU:n yleisen tietosuoja‑asetuksen (2016/679) mukaisena rekisterinpitäjänä. Tietoja tulee käsitellä tietoturvallisesti ja vain tässä tietoluvassa määritellyllä tavalla.
Rovaniemen kaupungilla on oikeus valvoa tietojen käyttöä Wilma‑järjestelmän lokitietojen avulla ja varmistaa, että tietoja käytetään luvan ehtojen mukaisesti.
Määräaika
Tietolupa myönnetään määräajaksi yhdeksi (1) vuodeksi kerrallaan. Tietoluvan edellytyksenä on Lapin hyvinvointialueen kaupungille toimittama kirjallinen tietopyyntö, jossa yksilöidään käyttäjät, tietojen käyttötarkoitus ja tarvittavat tietosisällöt.
Tietolupa raukeaa, mikäli käyttöedellytykset lakkaavat tai uutta tietopyyntöä ei toimiteta määräajan päättyessä.
Tietoluvan peruuttaminen
Rovaniemen kaupungilla on oikeus peruuttaa tietolupa kokonaan tai osittain, mikäli tietoja käytetään muuhun kuin tässä päätöksessä sallittuun tarkoitukseen tai mikäli tiedonsaannin lainsäädännölliset edellytykset lakkaavat.