§ 1 Asiakastietojärjestelmän hankinta SaaS-palveluna

Päätöksen peruste

Laki julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016)

Rovaniemen kaupungin hallintosääntö 1.6.2026 (Kv 18.5.2026) 48 §. 

Rovaniemen kaupunginjohtajan delegointipäätös 24.6.2026 § 25 Toimivallan siirtäminen julkisten hankintojen osalta konsernihallinnossa

Kuvaus

1. Hankinnan kohde  

Rovaniemen kaupungin elinvoimapalvelut on pyytänyt tarjouksia asiakastietojärjestelmästä SaaS-palveluna.

Hankinnan tarkemmat tiedot on esitetty hankintailmoituksessa ja tarjouspyyntöaineistossa. ​​​​​​

2. Ilmoitus- ja hankintamenettely 

Kyseessä on julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016) mukainen EU-kynnysarvon ylittävä palveluhankinta, joka kilpailutettiin avoimella menettelyllä.

Hankinnasta lähetettiin julkaistavaksi hankintailmoitus 8.9.2026 Hilma-palvelussa osoitteessa www.hankintailmoitukset.fi, tarjouspalvelussa osoitteessa www.tarjouspalvelu.fi/rovaniemi sekä TED-palvelussa.

Tarjouspyyntöön liittyvät kysymykset tuli lähettää Tarjouspalvelu-tarjousportaalin kautta 24.9.2026 klo 12:00 mennessä. Samasta paikasta löytyivät myös kysymyksiin annetut vastaukset. 

Tarjoaja on ollut velvollinen tarkistamaan esitetyt kysymykset ja niihin annetut vastaukset sekä huomioimaan nämä osana tarjouspyyntöä.

Tarjousten vastaanottamisen määräaika oli 15.10.2026 klo 23:59. 

3. Tarjoajat

Tarjoukset avattiin 16.10.2026. Tarjousten avaustilaisuus ei ollut julkinen. 

Määräaikaan mennessä tarjouksen jättivät. 

• Grynos Oy

• Hakosalo Oy

4. Tarjoajan kelpoisuus 

Tarjousten käsittelyn ensimmäisessä vaiheessa tarjoajan tuli täyttää kaikki tarjouspyynnössä tarjoajien soveltuvuudelle asetetut vaatimukset tullakseen hyväksytyksi tarjousten käsittelyn seuraavaan vaiheeseen. 

Kaikki tarjouksen jättäneet tarjoajat täyttivät kaikki soveltuvuudelle asetetut vaatimukset ja ne hyväksyttiin tarjousten käsittelyn seuraavaan vaiheeseen.

5. Tarjouksen tarjouspyynnön mukaisuus 

Tarjousten käsittelyn toisessa vaiheessa tarkistettiin tarjouksen tarjouspyynnön mukaisuus. 

Kaikki tarjoukset todettiin tarjouspyynnön mukaiseksi ja ne hyväksyttiin tarjousten vertailuun. 

6. Hankinnan valintaperuste 

Tarjousten valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus, jonka perusteena on paras hinta-laatusuhde (hinta 70 %, laatu 30 %). Tarjousvertailussa hinnan enimmäispistemäärä on 70 pistettä ja laadun 30 pistettä. 

Hinnan vertailupisteet lasketaan seuraavasti: 

Kokonaisvertailuhinnaltaan edullisin tarjous saa 70 vertailupistettä. Muiden tarjousten hinnan vertailupisteet lasketaan siten, että edullisimman tarjouksen kokonaisvertailuhinta (X) jaetaan kyseisen tarjouksen kokonaisvertailuhinnalla (Y) ja kerrotaan hinnan maksimivertailupisteillä (X/Y*70). 

Laatuvertailu toteutetaan tarjouspyynnössä ilmoitettujen pisteytettävien vaatimusten perusteella. Pisteytettävät vaatimukset on merkitty tarjouspyyntöön ja kunkin vaatimuksen kohdalle on merkitty siitä saatavat pisteet. Vaatimusten enimmäispistemäärä on 30 pistettä. Suurimman pistemäärän saanut tarjous saa laadusta 30 vertailupistettä (käytettävyysarviointi 25 p, projektipäällikön kokemus 5 p). Muiden tarjousten laatuvertailupisteet lasketaan siten, että kyseisen tarjouksen saamat pisteet (X) jaetaan parhaan tarjouksen vaatimusmäärittelyn pisteillä (Y) ja kerrotaan laadun maksimivertailupisteillä (X/Y*30). 

Pisteet ja vertailupisteet pyöristetään tarvittaessa kahden desimaalin tarkkuudella. Lopuksi hinnan ja laadun vertailupisteet lasketaan yhteen. 

Kokonaisvertailupisteiltään parhaan tarjouksen tehnyt toimittaja valitaan asiakastietojärjestelmä SaaS-palvelun toimittajaksi. Mikäli pisteet ovat tasan, voittaja valitaan arvalla.

Tarjouksen jättäneiden tarjoajien tarjoushinnat ja hintapisteet: 

• Grynos Oy : 92480,00 EUR, 69,07 p. 

• Hakosalo Oy: 91245,00 EUR , 70 p.

Tarjouksen jättäneiden tarjoajien laatupisteet: 

• Grynos Oy: 

• Projektipäällikön kokemus: 2,5 p + 2,5 p = 5 p 

• Käytettävyysarviointi: 17,04 p.

  • Perustelut: Käytettävyysarvioinnin yhteenlasketut pisteet: 1336 p, jonka vertailupisteet käytettävyysarvioinnin osalta ovat Grynos Oy:lle (1336 / 1960) * 25 p = 17,04 p. 

  • Luku 1960 tulee käytettävyysarvioinnin kokonaispistemäärästä: 49 * 8 * 5 = 1960 p. 

    • Kokonaispisteet laadun osalta: ((17,04 p + 5 p) / 30 p ) * 30 p = 22,04 p. 

• Hakosalo Oy: 

• Projektipäälliköiden kokemus: 2,5 p + 2,5 p = 5 p 

• Käytettävyysarviointi: 25 p.

  • Perustelut: 

  • Käytettävyysarvioinnin yhteenlasketut pisteet: 1501 p, joka on suurin pistemäärä käytettävyysarvioinnista ja näin ollen vertailupisteet käytettävyysarvioinnin osalta ovat Hakasalo Oy:lle 25 p. 

    • Kokonaispisteet laadun osalta: 30 p. 

Tarjouksen jättäneiden tarjoajien yhteispisteet: 

• Grynos Oy: ​​​​​91,11 p.

• Hakosalo Oy: 100 p.

Yksityiskohtaisemmat tarjousvertailut ovat tämän päätöksen liitteenä.

Päätös

Päätän, että asiakastietojärjestelmä SaaS-palveluna hankintaan kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen tehneeltä Hakosalo Oy:ltä.

Hankintapäätöksen tultua lainvoimaiseksi, tilaaja solmii valitun toimittajan kanssa kirjallisen, tarjouspyynnön mukaisen sopimuksen.