ROIDno-2025-2318
Kaupunginhallitus 25.3.2024 § 79 Kaupunginhallitus 4.11.2024 § 296 Sopimushallinnan ohje 1. luku
Rovaniemen kaupunginhallitus on hyväksynyt päätöksellään 4.11.2024 § 296 Rovaniemen kaupungin sopimushallinnan ohjeen. Sopimushallinnan ohjetta sovelletaan Rovaniemen kaupunkiin, ja se sitoo kaupungin toimielimiä, viranhaltijoita ja työntekijöitä. Sopimushallinnan ohjeen mukaan kaupungin sopimusasiakirjat ovat pääasiassa viranomaisen asiakirjoja, joiden hallinnasta on huolehdittava siten, kuin viranomaisten tiedonhallinnasta on säädetty, määrätty ja kaupungissa ohjeistettu. Kaupunginhallituksen päätöksen ja sopimushallinnan ohjeen mukaan asiakirjahallintoa ja arkistotointa johtava viranhaltija voi antaa sopimushallinnan ohjetta täydentäviä ohjeita sopimusasiakirjojen säilyttämisestä ja arkistoinnista. Sopimushallinnan ohjeen täydentämiseksi on laadittu sopimusasiakirjojen säilytys- ja arkistointiohje. Ohjeessa ohjeistettaisiin ohjeen taustasta, tarkoituksesta, soveltamisalasta ja sen rajauksista, sopimusasiakirjojen säilytys- ja arkistointitavoista, säilytykseen tarkoitetuista tietojärjestelmistä sekä sopimusasiakirjojen hallinnasta ja metatiedottamisesta asianhallintajärjestelmässä. Ohjeessa olisi lisäksi viitteellinen ohjeistus sopimusasiakirjojen elinkaaresta. Sopimusasiakirjojen säilytys- ja arkistointiohje on tämän päätöksen liitteenä.
Päätän hyväksyä liitteenä olevan sopimusasiakirjojen säilytys- ja arkistointiohjeen käyttöön ja sovellettavaksi takautuvasti 1.1.2025 alkaen.