§ 13 Personec-Säilö integraation hankinta

Päätöksen peruste

Visma ja LapIt Oy ovat toimittaneet tarjouksen Personec-palkkahallinnon raporttien integraatiosta (jatkuva siirto) LapIT sähköiseen säilöön. Tarjoukseen sisältyvät raportit kuuluvat järjestelmäntoimittajan kiinteähintaisiin toteutuksiin ja siirrettävän aineiston määrittelyjen tulee olla yhtenevät muille asiakkaille jo toteutettujen projektien kanssa.

Henkilöstöhallinnon ja tiedonhallinnan asiantuntijat ovat käyneet tarjouksen ja raportit läpi, ja nämä vastaavat kaupungin tarpeita.
Hankintaan liittyvät kertakustannukset:

• Canonin sopimushinta toteutukselle 3200€, edellyttäen, että määrittelyt ovat yhtenevät aiemmin toteutettujen projektien kanssa.
• LapIT:n työmääräarvio on 3-4 htp (95,00€/h) , laskutus toteuman mukaan.
• Visman käyttöönoton kertaveloitus 2500 eur
• Jäsenmaksutulosteen arkistoinnin lisäys kertaveloituksena 400 eur

Jatkuvat kulut:

• LapIT: 75 euroa kuukaudessa (Personec-palkka-aineistojen kapasiteetin lisäys olemassa olevaan LapIT sähköinen Säilö -kuukausiveloitukseen)
• Visma: 100 eur/kk

LapIT Oy on Rovaniemen kaupungille hankintalain määrittelyn mukainen In House-sidosyksikkö

Kuvaus

Palkka- ja henkilöstöhallinnossa syntyy paljon pitkään säilytettävää aineistoa, mm. palkkakortit, palkkaluettelot, tilierittelyt sekä tiedot tilitetyistä jäsenmaksuista.

Palkanmaksu on siirtymässä Sarastialta kaupungin omaksi toiminnaksi 1.11.2023 ja tässä yhteydessä on tarkoituksenmukaista tarkastella myös aineiston säilyttämistä.

Järjestelmä, jota palkka- ja henkilöstöpalveluissa käytetään, on Visma Public Oy:n tarjoama Personec F. Tämä järjestelmä ei kuitenkaan mahdollista asiakirjojen sähköistä arkistointia. Rovaniemen kaupungilla on LapIT Säilö, sähköisen arkistoinnin ratkaisu. Säilö on järjestelmä- ja toimialariippumaton, eli sinne voidaan viedä eri toimialojen aineistoa joko kertasiirtona tai rajapinnan kautta halutulla siirtosyklillä.

Päätös

Hyväksyn edellä esitetyin perustein LapIT Oy:n ja Visman tarjoukset Personec-aineiston sähköisestä arkistoinnista LapIT Säilöön. Hankintapäätös sitoo Rovaniemen kaupunkia sen tultua lainvoimaiseksi. Kustannukset maksetaan tietohallinnon kustannuspaikalta.