Kuvaus
Kaavoitusyksikköön sijoittuva hallintosihteerin toimi on jäänyt avoimeksi 7.4.2025 lukien aiemman toimenhaltijan siirryttyä organisaatiossa toisiin tehtäviin. Toimi on ollut julkisesti julkisesti haettavana 2.4. - 22.4.2025 välisen ajan ja siitä on ilmoitettu Rovaniemen kaupungin nettisivuilla, TE-keskuksen työnantajapalvelussa ja Kuntarekry-palvelussa.
Kaavoitusyksikön hallintosihteerin keskeinen tehtävä on toimistopalvelujen tuottaminen Rovaniemen kaupungin teknisen toimialan kaavoitus -yksikköön. Näihin tehtäviin sisältyvät mm. kaavaprosessin mukaiset tehtävät, kuulutukset ja kirjeet (lausuntopyynnöt yms.) ja täytäntöönpanotehtävät sekä taloushallintoon liittyvät tehtävät, ulkoinen ja sisäinen laskutus sekä yksikön laskujen asiatarkastus. Lisäksi tehtävään kuuluu asiakaspalvelun toteuttaminen sisäisten ja ulkoisten asiakkaiden kanssa. Myös asiakirjaliikenteen hoitaminen ja kaavoituksen vuorovaikutuksesta vastaaminen sekä kaavoitusprosesseihin liittyvien osallisuustoimenpiteiden koordinointi kuuluu hallintosihteerin tehtävään. Kaavoitusyksikön tehtävien lisäksi hallintosihteeri vastaa paikkatieto- ja tonttipalvelujen ulkoisesta laskutuksesta ja tarvittaessa muista hallinnollisista tehtävistä.
Tehtävän kelpoisuusvaatimuksena on vähintään tehtävään soveltuva ammatillinen tutkinto (esim. merkonomi tai muu vastaava koulutus). Kokemus kunnallishallinnosta katsotaan eduksi. Tehtävässä menestymistä tukee kokemus toimistoalan tehtävistä.
Määräajassa hakemuksen lähetti 37 hakijaa, joista tehtiin alustava vertailu. Hakijoista neljä (4) ei täyttänyt tehtävän kelpoisuusvaatimuksia. Hakijoiden vertailu tehtiin anonyymin rekrytointikäytännön mukaisesti siten, että hakemuksia käsiteltiin ilman hakijoiden tunnistetietoja (esim. nimi, syntymäaika, sukupuoli, yhteystiedot, äidinkieli) siihen saakka, kun päätös haastateltavista oli tehty ja tarvittiin heidän yhteystietojaan. Hakijoiden vertailu tehtiin tarkastelemalla hakijoiden koulutusta, työkokemusta ja muita ansioita sekä vapaamuotoista hakemustekstiä edellä mainittujen kelpoisuusvaatimuksen ja tehtävien asettamien muiden vaatimusten perusteella.
Haastatteluun kutsuttiin seitsemän (7) hakijaa ja haastattelut järjestettiin 19 – 21.5.2025. Kuuden hakijan osalta haastattelu järjestettiin samanaikaisesti yhdyskuntatekniikan hallintosihteerin tehtävän haastattelun kanssa, sillä nämä hakijat kutsuttiin haastatteluun molempiin tehtäviin. Kyseiset haastattelut suoritti haastatteluryhmä, johon kuului vs. hallintopäällikkö, kaavoituspäällikkö sekä kaupungininsinööri. Yksi haastattelu kohdistui vain kaavoituksen hallintosihteerin tehtävään, jonka johdosta haastattelun suoritti vs. hallintopäällikkö yhdessä kaavoituspäällikön kanssa. Kaikille haastatelluille esitettiin samat kysymykset seuraavista aiheista: hakijan esittely, motivaatio, työkokemus, haastavien tilanteiden hoitaminen, yksikön toiminnan tuntemus, ja oma arvio tehtävään soveltuvuudesta. Yhteisten kysymysten lisäksi haastatteluryhmä esitti haastattelutilanteessa esiin nousseita hakijakohtaisia kysymyksiä.
Haastattelujen ja ansiovertailun perusteella tehdyn kokonaisarvioinnin pohjalta parhaat edellytykset tehtävän menestyksekkääseen hoitamiseen on merkonomi Raisa Ylinammalla. Haastattelun perusteella hänen arvioitiin soveltuvan kaavoituksen hallintosihteerin tehtävään erittäin hyvin hänen aiemman työkokemuksen sekä henkilökohtaisten ominaisuuksien johdosta. Ylinammalla on pitkä kokemus erilaisista hallinnollisista tehtävistä ja hän on aiempin työtehtävien puolesta tehnyt yhteistyötä Rovaniemen kaupungin eri tahojen kanssa. Hänen tietotekniset taidot ovat hyvät mm. sovellusasiantuntijan tehtävien pohjalta ja hänellä on kokemusta reskontraan liittyvistä tehtävistä, jotka tukevat hallintosihteerin tehtävässä menestymistä. Lisäksi Ylinammalla on erinomaiset vuorovaikutustaidot, jotka myös välittyivät haastattelussa.
Haastatteluryhmä esittää, että kaavoituksen hallintosihteerin vakanssille 21180007 valitaan merkonomi Raisa Ylinampa.