Kuvaus
1. Hankinnan kohde
Rovaniemen kaupungin sivistyspalvelut pyysi tarjouksia soittimista ja musiikkivälineistä Napsun ja Vaaranlammen monitoimitaloihin sekä Neljän tuulen kouluun.
2. Hankinnan sopimuskausi
Hankinta on kertahankinta, joka suoritetaan hankintapäätöksen saatua lainvoiman.
3. Ilmoitus- ja hankintamenettely
Hankinta kilpailutettiin avoimena menettelynä kansallisen kynnysarvon ylittävänä tavarahankintana.
Hankinnasta on julkaistu hankintailmoitus 14.4.2025 HILMA - ilmoituskanavassa osoitteessa www.hankintailmoitukset.fi. Tarjouspyyntö on julkaistu myös Tarjouspalvelussa osoitteessa www.tarjouspalvelu.fi /rovaniemi sekä Rovaniemen kaupungin verkkosivuilla.
Tarjoukset tuli jättää 6.5.2025 Klo: 12:00 mennessä.
4. Tarjoajat
Määräaikaan mennessä tarjouksen jättivät:
-F-Musiikki Oy -Musamaailma Oy
5. Tarjoajien kelpoisuus
Tarjousten käsittelyn ensimmäisessä vaiheessa tarjoajien tuli täyttää kaikki tarjouspyynnössä kelpoisuudelle asetetut vaatimukset tullakseen hyväksytyksi tarjousten käsittelyn seuraavaan vaiheeseen. Tarjoajat vakuuttivat täyttävänsä kaikki lakisääteiset, yhteiskunnalliset ja taloudelliset kelpoisuudelle asetetut vaatimukset vastaamalla vaatimuksiin ”Kyllä”. Tilaaja selvittää valitulta tarjoajalta pyydetyt selvitykset ja todistukset ennen sopimuksen allekirjoittamista.
6. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuus
Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistamisessa todettiin, että molemmat tarjoukset olivat tarjouspyynnön vastaisia.
F-musiikki Oy:n tarjoaman teräskielisen akustisen kitaran koko ei täyttänyt tarjouspyynnössä asetettuja vaatimuksia.
Musamaailma Oy:n kuulosuojaimet eivät puolestaan vastanneet tarjouspyynnön vaatimuksia, sillä tarjouspyynnön esimerkki tuotteessa oli ilmoitettu, että tilaaja tarkoittaa kuulosuojaimilla korvatulppia, mutta tarjoaja oli tarjonnut kuulosuojaimia.
Hankintamenettelyn keskeyttäminen
Hankintamenettely voidaan keskeyttää todellisesta ja perustellusta syystä.
Tarjousten ollessa tarjouspyynnön vastaisia, tarjoukset eivät ole vertailukelpoisia.Lisäksi hankintayksikkö on havainnut tarjouspyynnössä sellaisia puutteita, jonka vuoksi hankinta on tarkoituksenmukaista keskeyttää ja suunnitella hankinnan kohde ja rajaukset uudelleen. Näin ollen, hankinnan keskeyttämiselle on perusteltu syy. Rovaniemen kaupunki päättää keskeyttää soittimien ja musiikkivälineiden hankinnan.
Tarjousasiakirjojen julkisuus
Koska hankinta tullaan kilpailuttamaan uudelleen, on perusteltua pitää saadut tarjoukset salassa, kunnes hankintayksikkö on tehnyt hankintapäätöksen uudessa hankintamenettelyssä tai päättänyt jättää hankintamenettelyn toteuttamatta.
Salassapidolla pyritään turvaamaan tarjoajien tasapuolinen kohtelu mahdollisessa tulevassa kilpailutuksessa.