§ 3 Hankintapäätös Osaamon kokous- ja tapahtumatiloista

Päätöksen peruste

6. Tarjousten hintavertailu

Tarjouspyynnön mukaisesti, hankinnan valintaperusteena on halvin vertailuhinta.

Tarjouskilpailuun saapui ainoastaan yksi tarjous, joten hintavertailua ei tarvinnut suorittaa. Tarjoushinnan katsottiin olevan kohtuullinen.

Tarjouksen hinnat (alv 0 %):

1. Min. 200/300 hengen tila, 4 h, 483,90 € (alv 0 %)
2. Min. 30 hengen kokoustila, 4 h, 177,45 € (alv 0 %)
3. Kahvi/tee + suolainen/makea leivonnainen per henkilö, 13,16 € (alv 0 %)

Kuvaus

1. Hankinnan kohde

Rovaniemen kaupungin työllisyyspalveluiden Osaamo -kohtaantoa edistämässä -hanke on kilpailuttanut kokous- ja tapahtumatilat ajalle 10.1.2023 - 30.6.2023. Hankkeessa tullaan järjestämään kevään 2023 aikana noin viisi isompaa tapahtumaa ja noin 5-10 pienempää tapahtumaa/työpajaa. 

Tarjouspyynnössä pyydettiin tarjousta alla olevista kokous- ja tapahtumatiloista sekä tarjoiluista. Valintaperusteena  oli vertailuhinnan perusteella edullisin, tarjouspyynnössä määritellyt vähimmäisvaatimukset täyttävä tarjous.

1. Min. 200/300 hengen tila,  4 h (vertailuhinta) 

2. Min. 30 hengen kokoustila, 4 h,  

3. Kahvi/tee + suolainen/makea leivonnainen per henkilö

Tarjottavien tapahtumatilojen tuli mahdollistaa vähintään 200 istumapaikka ja vähintää 300 "seisomapaikkaa". Lisäksi tiloissa tuli olla käytettävissä normaalit kokousvälineet ja äänentoisto, sekä pöydät ja mahdollisuus virtalähteeseen vähintään 40:lle näytteilleasettajalle. Pienempiä tilaisuuksia varten tarjoajalla tuli olla tarjottavana vähintään 30:lle henkilölle kokous-/työpajakäyttöön soveltuva tila. Kaikissa tiloissa tuli olla mahdollisuus tarjoiluihin. Lisäksi tarjoajan tuli kyetä tarjoamaan tilat tarjouspyynnössä ilmoitettuihin, jo vahvistettuihin kevään tapahtumapäivämääriin.

2. Ilmoitus- ja hankintamenettely

Hankintaan sovelletaan Rovaniemen kaupunkikonsernin pienhankintaohjeita. 

Tarjouspyyntö lähetettiin sähköpostitse 2.1.2023 Scandic City Rovaniemelle, Original Sokos Hotel Vaakuna Rovaniemelle ja Santa´s Hotel Santa Claus Rovaniemelle. Tarjoukset pyydettiin toimittamaan 10.1.2023 mennessä. 

3. Saadut tarjoukset

Määräaikaan (10.1.2023) mennessä tarjouksen jätti Santa´s Hotel Santa Claus Rovaniemi. Scandic City Rovaniemi ja Original Sokos Hotel Vaakuna ilmoittivat, että ne eivät jätä tarjousta. 

4. Tarjoajien soveltuvuus

Tarjousten käsittelyn ensimmäisessä vaiheessa tarjoajan tuli täyttää kaikki tarjouspyynnössä kelpoisuudelle asetetut vaatimukset tullakseen hyväksytyksi tarjousten käsittelyn seuraavaan vaiheeseen. Tilaaja selvittää voittaneelta tarjoajalta pyydetyt selvitykset ja todistukset viimeistään ennen sopimuksen/tilauksen tekemistä.

5. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen

Tarjouksen tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistamisessa todettiin, että saapunut tarjous oli tarjouspyynnön mukainen.

Päätös

Päätän, että Osaamo -kohtaantoa edistämässä -hankkeen kokous- ja tapahtumatilat ajalle 1.1.2023-30.6.2023 hankitaan Santa´s Hotel Santa Claus Rovaniemeltä.