Perustelut
Rovaniemen kaupunki ottaa käyttöön toimielinten kokousten pöytäkirjojen sähköisen tarkastamisen ja allekirjoituksen 1.4.2023 alkaen. Pöytäkirjan allekirjoittaminen tapahtuu eSignature palvelun kautta vahvalla tunnistautumisella, johon käytetään verkkopankkitunnuksia tai mobiilivarmennetta. Jos sähköinen allekirjoitus ei ole luottamushenkilölle syystä tai toisesta mahdollinen, hän ei voi toimia pöytäkirjantarkastajana. Samoin puheenjohtajan ja pöytäkirjanpitäjän on allekirjoitettava pöytäkirja sähköisesti.
Hallintosäännön, 157 § Pöytäkirjan laatiminen ja tarkastaminen, mukaan pöytäkirja tarkastetaan toimielimen päättämällä tavalla, pöytäkirja voidaan allekirjoittaa ja tarkastaa sähköisesti ja kaupunginhallitus antaa tarvittaessa tarkempia ohjeita pöytäkirjan laatimisesta. Kaupunginhallitus päätti 20.3.2023 § 97 ottaa käyttöön kokouksiensa pöytäkirjojen sähköisen allekirjoittamisen sekä edellyttää, että toimielimet ottavat järjestelmän käyttöönsä 1.4.2023 alkaen pidetyissä kokouksissa. Vaikka tarkastuslautakunta ei kuulu kaupunginhallituksen alaisiin toimielimiin, on lautakunnan tarkoituksenmukaista noudattaa kaupungin yhteisiä käytäntöjä esimerkiksi kokousten pöytäkirjojen pitämisen osalta.
Päätösehdotus
Esittelijä
-
Juuso Kataja, vt. tarkastuspäällikkö, juuso.kataja@rovaniemi.fi
Tarkastuslautakunta päättää ottaa käyttöön eSignature sähköisen allekirjoituksen 1.4.2023 alkaen pidetyissä kokouksissa.
Päätös
Merkittiin pöytäkirjaan, että Riitta-Maija Hokkanen liittyi kokoukseen etäyhteyden välityksellä tämän asian käsittelyn aikana kello 16:05.
Tarkastuslautakunta päätti päätösehdotuksen mukaisesti.