ROIDno-2023-637
Laki julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016), 32§
1. Hankinnan kohde Rovaniemen kaupunki on pyytänyt tarjouksia Lapin maakuntamuseon näyttelytilojen kohdevalaisimista. Hankinnan kohde sisältää uusien LED-valaisimien hankinnan ja toimituksen perille. 2. Hankinnan sopimuskausi Hankinnan sopimuskausi on 15.5.2023 - 30.4.2024. Sopimus syntyy, kun osapuolet ovat sen allekirjoittaneet. 3. Hankintaoptiot Tilaaja varaa optiona oikeuden tehdä hankinnan kohteena olevien valaisimien lisätilauksia Lapin maakuntamuseolle erikseen sovitun tilausaikataulun mukaisesti vuonna 2023 ja 2024. Tarjouspyynnössä ilmoitetut optiona tilattavien valaisimien määrät ovat arvioita, eivätkä ne sido tilaajaa. Optiossa on kyse tilaajan oikeudesta, eikä tilaaja ole velvollinen sitä käyttämään. 4. Ilmoitus- ja hankintamenettely Hankintaan sovelletaan julkisia hankintoja koskevaa voimassa olevaa lainsäädäntöä. Kyseessä on kansallisen kynnysarvon ylittävä hankinta, joka kilpailutettiin avointa hankintamenettelyä käyttäen. Tarjouskilpailua koskeva hankintailmoitus julkaistiin HILMA-ilmoituskanavassa 5.4.2023 osoitteessa www.hankintailmoitukset.fi. Tarjouspyyntö on julkaistu myös Tarjouspalvelussa osoitteessa www.tarjouspalvelu.fi/rovaniemi sekä Rovaniemen kaupungin verkkosivuilla.Tarjoukset tuli jättää 25.4.2023 klo 12.00 mennessä. 5. Saadut tarjoukset Asetettuun määräaikaan mennessä tarjouksen jättivät seuraavat tarjoajat: ERCO Lighting Ab 6. Tarjoajien soveltuvuuden arviointi Tarjousten käsittelyn ensimmäisessä vaiheessa tarjoajien tuli täyttää kaikki tarjouspyynnössä soveltuvuudelle asetetut vaatimukset tullakseen hyväksytyksi tarjousten käsittelyn seuraavaan vaiheeseen. Tarjoaja vakuutti täyttävänsä kaikki lakisääteiset, yhteiskunnalliset ja taloudelliset soveltuvuudelle asetetut vaatimukset. Tilaaja selvittää valitulta tarjoajalta pyydetyt selvitykset ja todistukset ennen sopimuksen allekirjoittamista. 7. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden arviointi Tarjousten käsittelyn toisessa vaiheessa tarkistettiin tarjousten tarjouspyynnön mukaisuus. Tarjous todettiin tarjouspyynnön mukaiseksi. 8. Tarjousten vertailu Tarjousten valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus, jonka perusteena on halvin hinta. Hintavertailussa tuotteille annetut hinnat (€/kpl, alv 0%) kerrotaan tarjouspyynnössä ilmoitetuilla kertoimilla ja näin saadut tulot lasketaan yhteen (=vertailuhinta). Tuotteiden toimittajaksi valitaan kokonaishinnaltaan halvimman vertailuhinnan jättänyt tarjoaja. Tarjousten vertailua ei kuitenkaan tarvinnut suorittaa, koska tarjouspyynnön mukaisia tarjouksia saapui vain yksi. ERCO Lighting Ab:n tarjouksessa esitettyjen hintojen katsottiin olevan kohtuullisia.
Päätän, että Lapin maakuntamuseon näyttelytilojen kohdevalaisimet hankitaan ERCO Lighting Ab:ltä. Rovaniemen kaupunki solmii valitun palveluntuottajan kanssa kirjallisen tarjouspyynnön mukaisen hankintasopimuksen. Sopimus ei muodosta tilaajalle määräostovelvoitetta. Tarjouspyynnössä ilmoitetut tilattavien valaisimien määrät ovat arvioita, eivätkä ne sido tilaajaa. Valaisinten lopullinen tilattava määrä on riippuvainen muun muassa hankintaan käytettävissä olevasta määrärahasta.