Kuvaus
1. Hankinnan kohde
Rovaniemen kaupungin hankintapalvelut on pyytänyt tarjouksia Rovaniemen kaupungille, Rovaniemen koulutuskuntayhtymälle ja Lapin liitolle hankittavista ajoneuvojen vuokrauksista ja niihin liittyvistä palveluista tarjouspyynnön (ROIDno-2022-4435) ja sen liitteiden mukaisesti.
2. Hankinnan sopimuskausi ja optiot
Hankinnan sopimuskausi on kaksi (2) vuotta ajalla 1.6.2023 - 31.5.2025.
Tilaaja varaa oikeuden kahteen (2) yhden (1) vuoden mittaiseen optiokauteen. Tilaaja ilmoittaa option käytöstä vähintään kolme (3) kuukautta ennen mahdollisen option käyttöönottoa. Optiossa on kyse tilaajan oikeudesta, ei velvollisuudesta.
Tilaaja pidättää oikeuden jatkaa sopimuskautta entisin ehdoin siihen asti, kunnes seuraavan tarjouskilpailun hankintapäätös on saanut lainvoiman. Sopimuskautta voidaan kuitenkin jatkaa enintään neljä (4) kuukautta. Sopimuskauden jatkamisesta ja jatkamisen yksityiskohdista neuvotellaan aina sopimuskumppanin kanssa erikseen.
3. Ilmoitus- ja hankintamenettely
Hankintaan sovelletaan julkisia hankintoja koskevaa voimassa olevaa lainsäädäntöä. Kyseessä on hankintalain mukainen EU-kynnysarvon ylittävä hankinta, joka kilpailutettiin avointa hankintamenettelyä käyttäen.
Tarjouskilpailua koskeva hankintailmoitus julkaistiin HILMA- ilmoituskanavassa 26.3.2023 osoitteessa www.hankintailmoitukset.fi. Tarjouspyyntö on julkaistu myös Tarjouspalvelussa osoitteessa www.tarjouspalvelu.fi/rovaniemi sekä Rovaniemen kaupungin verkkosivuilla.
Tarjousten vastaanottamisen määräaika päättyi 26.4.2023 12:00.
4. Saadut tarjoukset
Tarjoukset avattiin 26.4.2023. Tarjousten avaustilaisuus ei ollut julkinen.
Asetettuun määräaikaan mennessä tarjouksen jättivät seuraavat tarjoajat:
Finn-Rent Oy
Helkama Rent Oy, Avis
First Rent A Car Finland Oy Ab, Hertz
Interrent Oy, Europcar
Scredo Oy
Silver Cars Rental Oy, Green Motion
5. Tarjoajien soveltuvuuden arviointi
Tarjousten käsittelyn ensimmäisessä vaiheessa tarjoajien tuli täyttää kaikki tarjouspyynnössä soveltuvuudelle asetetut vaatimukset tullakseen hyväksytyksi tarjousten käsittelyn seuraavaan vaiheeseen.
Interrent Oy:lle ja Scredo Oy:lle tehtiin lisäselvitys koskien Pakotteet -kohdan kysymykseen 2 A annettua vastausta. Saadut lisäselvitykset hyväksyttiin.
Kaikki tarjoajat vakuuttivat täyttävänsä kaikki lakisääteiset, yhteiskunnalliset ja taloudelliset soveltuvuudelle asetetut vaatimukset. Tilaaja selvittää valitulta tarjoajalta pyydetyt selvitykset ja todistukset viimeistään ennen hankintasopimuksen allekirjoittamista.
6. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuus
Tarjousten käsittelyn toisessa vaiheessa tarkistettiin tarjousten tarjouspyynnön mukaisuus.
Finn-Rent Oy:lle tehtiin lisäselvitys koskien annettua tarjoushintaa sekä tarjottujen ajoneuvojen merkkiä ja mallia. Saatu lisäselvitys hyväksyttiin. First Rent A Car Finland Oy Ab:lle ja Silver Cars Rental Oy:lle tehtiin lisäselvitykset koskien tarjottujen ajoneuvojen merkkiä ja mallia. Saadut lisäselvitykset hyväksyttiin.
Kaikki tarjoukset todettiin tarjouspyynnön mukaisiksi ja ne hyväksyttiin tarjousten hintavertailuun.
7. Tarjousten hintavertailu
Tarjouspyynnön mukaisesti hankinnan valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus, jonka perusteena on halvin hinta. Laatuvaatimukset on sisällytetty palvelun ehdottomiin vähimmäisvaatimuksiin, jonka vuoksi laatua ei erikseen vertailla.
Hintavertailu suoritettiin tarjouspyynnön mukaisesti siten, että eri ajoneuvojen vuokrausajoille annetut vuokrauspalvelujen hinnat sekä toimitus-, nouto-, pikatoimitus- ja tankkauspalveluille annetut hinnat kerrotiin tarjouspyynnössä ilmoitetuilla kertoimilla ja näin saadut tulot laskettiin yhteen (=vertailuhinta).
Halvimman vertailuhinnan tarjonnut tarjoaja sai 100 pistettä. Muiden tarjoajien pisteet laskettiin kaavalla: halvin vertailuhinta/vertailtava tarjous x 100.
Palveluntuottajaksi valitaan kokonaishinnaltaan halvimman vertailuhinnan jättänyt tarjoaja.
Tarjousten vertailuhinnat (alv 0 %) sekä niistä saadut pisteet listattuna alla:
Finn-Rent Oy: 68 633,00 € (100,000 p.)
Helkama Rent Oy, Avis: 104 457,00 € (65,70455 p.)
First Rent A Car Finland Oy Ab, Hertz: 122 131,09 € (56,19617 p.)
Interrent Oy, Europcar: 120 482,90 € (56,96493 p.)
Scredo Oy: 70 587,60 € (97,23096 p.)
Silver Cars Rental Oy, Green Motion: 77 890,00 € (88,11529 p.)
Tarjousten vertailutaulukko on esitetty tämän hankintapäätöksen liitteenä.