§ 7 Puitejärjestely - Rautakauppatavarat, käsityökalut ja kiinnitystarvikkeet

Kuvaus

1. Hankinnan kohde 

Rovaniemen kaupungin hankintapalvelut on pyytänyt tarjouksia Rovaniemen kaupungille, Rovaniemen koulutuskuntayhtymälle ja KAS asunnot Oy - konsernin Rovaniemen vuokrataloyhtiöille hankittavista rautakauppatavaroista, käsityökaluista ja kiinnitystarvikkeista. 

Hankinnassa perustetaan puitejärjestely, johon valitaan etusijajärjestyksessä enintään kolme (3) toimittajaa.

2. Hankinnan sopimuskausi ja hankintaoptio

Sopimuskausi on kaksi (2) vuotta. Hankintasopimus tulee voimaan hankintapäätöksen saatua lainvoiman ja kun molemmat osapuolet ovat allekirjoittaneet sopimuksen.

Tilaaja varaa oikeuden kahteen (2) yhden (1) vuoden optiokauteen. Tilaaja ilmoittaa option käytöstä vähintään kaksi (2) kuukautta ennen sopimuskauden päättymistä. Optiossa on kyse tilaajan oikeudesta, ei velvollisuudesta. Tilaaja pidättää oikeuden jatkaa sopimuskautta entisin ehdoin siihen asti, kunnes seuraavan tarjouskilpailun hankintapäätös on saanut lainvoiman.

3. Ilmoitus- ja hankintamenettely

Hankintaan sovelletaan julkisia hankintoja koskevaa voimassa olevaa lainsäädäntöä. Kyseessä on EU-kynnysarvon ylittävä tavarahankinta, joka on kilpailutettu avointa hankintamenettelyä käyttäen.

Tarjouskilpailua koskeva hankintailmoitus julkaistiin HILMA-ilmoituskanavassa 24.3.2023 osoitteessa www.hankintailmoitukset.fi. Tarjouspyyntö on julkaistu myös Tarjouspalvelussa osoitteessa www.tarjouspalvelu.fi/rovaniemi sekä Rovaniemen kaupungin verkkosivuilla. Hankintayksikkö korjasi hankintailmoitusta. Korjattu hankintailmoitus julkaistiin 14.4.2023.

Tarjoukset tuli jättää 26.4.2023 klo 12.00 mennessä.

4. Saadut tarjoukset 

Asetettuun määräaikaan mennessä tarjouksen jättivät seuraavat tarjoajat:

AJ Rauta Oy

Etra Oy

Tools Rovaniemi Oy

Würth Oy

5. Tarjoajien soveltuvuuden arviointi

Tarjousten käsittelyn ensimmäisessä vaiheessa tarjoajien tuli täyttää kaikki tarjouspyynnössä soveltuvuudelle asetetut vaatimukset tullakseen hyväksytyksi tarjousten käsittelyn seuraavaan vaiheeseen. 

Kaikki tarjoajat vakuuttivat täyttävänsä kaikki lakisääteiset, yhteiskunnalliset ja taloudelliset soveltuvuudelle asetetut vaatimukset. Tilaaja selvittää valituilta tarjoajilta pyydetyt selvitykset ja todistukset ennen sopimuksen allekirjoittamista. 

6. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden arviointi 

Tarjousten käsittelyn toisessa vaiheessa tarkistettiin tarjousten tarjouspyynnön mukaisuus. 

Tilaaja pyysi lisäselvityksiä kaikilta tarjoajilta.

AJ Rauta Oy:ltä pyydettiin lisäselvitys annettujen alennusprosenttien osalta sekä seuraavien tuotteiden osalta: jätesäkki, lattiasuojakartonki, segmenttiterä 90-100 mm sekä suorakulma. Lisäselvitys hyväksyttiin alennusprosenttien ja jätesäkkien osalta. AJ Rauta Oy:n tarjoama lattiasuojakartonki, segmenttiterä ja suorakulma todettiin lisäselvityksen perusteella tarjouspyynnön vastaisiksi. Koska tuotteet eivät täytä volyymituotetaulukossa asetettuja vaatimuksia, tulkitaan niiden osalta rivit tyhjiksi. Tarjouspyynnön mukaisesti vertailussa puuttuviin hintakohtiin käytetään toisen tarjoajan kalleinta hintatietoa.

Etra Oy:ltä pyydettiin lisäselvitys annettujen alennusprosenttien osalta sekä seuraavien tuotteiden osalta: Sinkitty betoniruuvi 5 x 60/25 uppokanta sekä segmenttiterä 90-100 mm. Lisäselvitys hyväksyttiin alennusprosenttien osalta. Etra Oy:n tarjoama Sinkitty betoniruuvi 5 x 60/25 uppokanta sekä segmenttiterä todettiin lisäselvityksen perusteella tarjouspyynnön vastaisiksi. Koska tuotteet eivät täytä volyymituotetaulukossa asetettuja vaatimuksia, tulkitaan niiden osalta rivit tyhjiksi. Tarjouspyynnön mukaisesti vertailussa puuttuviin hintakohtiin käytetään toisen tarjoajan kalleinta hintatietoa.

Tools Rovaniemi Oy:ltä pyydettiin lisäselvitys annettujen alennusprosenttien osalta sekä tuotteen akkuviimeistelynaulain osalta. Tools Oy:n lisäselvitys hyväksyttiin.

Würth Oy:ltä pyydettiin lisäselvitys annettujen alennusprosenttien osalta. Würth Oy:n lisäselvitys hyväksyttiin. 

Lisäselvitysten jälkeen kaikki tarjoukset todettiin tarjouspyynnön mukaisiksi.

7. Tarjousten vertailu 

Tarjousten valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus. Kokonaistaloudellisesti edullisimpana pidetään tarjousta, joka on hinnaltaan halvin.

Hankinnassa perustetaan hankintalain 42§:n ja 43§:n mukainen tilaajan ja useiden toimittajien välinen puitejärjestely. Puitejärjestelyyn valitaan enintään kolme (3) toimittajaa, jotka täyttävät hankintaa koskevat soveltuvuusvaatimukset ja joiden tarjoukset ovat tarjouspyynnön mukaisia. 

Hintavertailu suoritettiin siten, että tuotteille annetut hinnat (€/kpl, alv 0%) kerrottiin tarjouspyynnössä ilmoitetuilla kertoimilla ja näin saadut tulot laskettiin yhteen (=vertailuhinta). Tarjoajat olivat voineet jättää enintään 10 kpl tuotetta tarjoamatta. Mikäli tarjoajan tarjoama tuote ei täyttänyt volyymituotetaulukossa asetettuja vaatimuksia, tulkittiin rivi tyhjäksi. Vertailussa puuttuviin hintakohtiin käytettiin toisen tarjoajan kalleinta hintatietoa. Tarjouksessa oli sallittua olla korkeintaan 10 kpl tuotteita, joille ei ole annettu hintatietoa ja/tai jotka eivät täytä volyymituotetaulukon vähimmäisvaatimuksia.

AJ Rauta Oy:n tarjouksen vertailussa käytettiin toisen tarjoajan kalleinta hintaa seuraavien tuotteiden osalta:

Rivi 74: Segmenttiterä 90-100 mm, toisen tarjoajan kallein hinta 12,60 €

Rivi 82: Epäkeskohiomakoneen verkko, 150 toisen tarjoajan kallein hinta 0,640 €

Rivi 90: Suorakulma 300 mm, toisen tarjoajan kallein hinta 33,359 €

Rivi 139: Lattiasuojakartonki, toisen tarjoajan kallein hinta 0,586 €

Etra Oy:n tarjouksen vertailussa käytettiin toisen tarjoajan kalleinta hintaa seuraavien tuotteiden osalta:

Rivi 48: Sinkitty betoniruuvi 5 x 60/25 uppokanta, toisen tarjoajan kallein tuote 0,26 €

Rivi 74: Segmenttiterä 90-100 mm, toisen tarjoajan kallein hinta 12,60 €

Rivi 83: Epäkeskohiomakoneen verkko, 180 toisen tarjoajan kallein hinta 1,80 €

Rivi 118: Akkuporakone, jännite 12V, toisen tarjoajan kallein hinta 175,130 €

Rivi 121: Monitoimikone, toisen tarjoajan kallein hinta 243,000 €

Würth Oy:n tarjouksen vertailussa käytettiin toisen tarjoajan kalleinta hintaa seuraavien tuotteiden osalta:

rivi 114 Lumentyönnin, toisen tarjoajan kallein hinta 37,177 €

rivi 118 Akkuporakone, toisen tarjoajan kallein hinta 175,130 €

rivi 122 Akkuviimeistelynaulain, toisen tarjoajan kallein hinta 521,184 €

Tools Rovaniemi Oy oli tarjonnut kaikki pyydetyt tuotteet.

Tarjouspyynnön ehdot täyttävä, halvimman kokonaishinnan tarjoaja sijoittuu puitejärjestelyyn ensimmäiseksi, toiseksi halvimman kokonaishinnan antanut sijoittuu toiseksi jne.

Tarjousten vertailuhinnat (alv 0 %):

AJ Rauta Oy 40 318,395 €

Etra Oy 52 987,794 €

Tools Rovaniemi Oy 31 921,643 €

Würth Oy 32 079,003 €

Vertailutaulukko on tämän päätöksen liitteenä.

Päätös

Päätän, että Rautakauppatavarat, käsityökalut ja kiinnitystarvikkeet puitesopimukseen valitaan etusijajärjestyksessä seuraavat toimittajat:

1.Tools Rovaniemi Oy

2. Würth Oy

3. AJ Rauta Oy

Puitesopimuksen ehtojen mukaisesti tilaaja pidättää oikeuden muuttaa etusijajärjestystä, mikäli hyväksytyt hinnanmuutokset vaikuttavat toimittajien keskinäiseen järjestykseen sopimuskauden aikana.

Rovaniemen kaupunki solmii valittujen puitesopimustoimittajien kanssa kirjallisen tarjouspyynnön mukaisen puitesopimuksen. Sopimuskausi (2 vuotta) alkaa hankintapäätöksen saatua lainvoiman ja sopimuksen allekirjoittamisesta. Tilaaja varaa oikeuden kahteen (2) yhden (1) vuoden mittaiseen optioon. Tilaaja ilmoittaa option käytöstä vähintään kaksi (2) kuukautta ennen mahdollisen option käyttöönottoa. Optiossa on kyse tilaajan oikeudesta, ei velvollisuudesta. Sopimus ei muodosta tilaajalle määräostovelvoitetta. Tilaaja pidättää oikeuden jatkaa sopimuskautta entisin ehdoin siihen asti, kunnes seuraavan tarjouskilpailun hankintapäätös on saanut lainvoiman.