ROIDno-2023-1064
Laki julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016), 32§
1. Hankinnan kohde Hankinnan kohteena on työajanseurantajärjestelmä mobiililaitteilla käytettävänä SaaS –palveluna Rovaniemen kaupungille. Järjestelmän tulee mahdollistaa päivittäiset työaikaleimaukset syykoodeilla työajan seuraamiseksi, esimiesten hyväksymistoiminnot sekä muut tarjouspyynnössä ja sen liitteissä mainitut vaatimukset. 2. Hankinnan sopimuskausi ja hankintaoptio Sopimus syntyy, kun osapuolet ovat sen allekirjoittaneet. Sopimuksen kesto on 24 kuukautta. Mikäli Tilaaja ei ilmoita palvelun käytön päättymisestä viimeistään kolme (3) kuukautta ennen määräaikaisen sopimuskauden päättymistä, jatkuu sopimus toistaiseksi voimassaolevana. Tilaaja varaa mahdollisuuden tilata valitulta toimittajalta sopimuksen perusteella erikseen ja tarpeen mukaan toimittajan optiona mahdollisesti tarjoamia tuotteita ja palveluita, jotka olennaisesti liittyvät tarjottuun työajanseurantajärjestelmän kokonaispalveluun ja niiden käyttöönotto on sopimuskauden aikana palvelun hyvän toimivuuden kannalta perusteltua. Tarjoajat ovat voineet vapaaehtoisina optioina ilmoittaa tuntihinnan (€/h) lisäkoulutuksille, kuukausihinnan (€/kk) pääkäyttäjäpalvelulle, kuukausihinnan (€/kk) järjestelmän tiketöinti ominaisuudelle sekä hinnoittelumallin seinäpäätelaitteelle. Optiona ilmoitettujen palveluiden hintoja ei oteta huomioon hintavertailussa. Tilaaja päättää erikseen optioiden käytöstä. Optiossa on kyse tilaajan oikeudesta, ei velvollisuudesta. 3. Ilmoitus- ja hankintamenettely Hankintaan sovelletaan julkisia hankintoja koskevaa voimassa olevaa lainsäädäntöä. Kyseessä on kansallisen kynnysarvon ylittävä hankinta, joka kilpailutettiin avointa hankintamenettelyä käyttäen. Tarjouskilpailua koskeva hankintailmoitus julkaistiin HILMA-ilmoituskanavassa 20.4.2023 osoitteessa www.hankintailmoitukset.fi. Tarjouspyyntö on julkaistu myös Tarjouspalvelussa osoitteessa www.tarjouspalvelu.fi/rovaniemi sekä Rovaniemen kaupungin verkkosivuilla. Tarjoukset tuli jättää 15.5.2023 klo 12.00 mennessä. 4. Saadut tarjoukset Asetettuun määräaikaan mennessä tarjouksen jättivät seuraavat tarjoajat: Devnet Oy Hailer Oy Max Technologies Oy Sebitti Oy 5. Tarjoajien soveltuvuuden arviointi Tarjousten käsittelyn ensimmäisessä vaiheessa tarjoajien tuli täyttää kaikki tarjouspyynnössä soveltuvuudelle asetetut vaatimukset tullakseen hyväksytyksi tarjousten käsittelyn seuraavaan vaiheeseen. Tilaaja pyysi lisäselvitystä Hailer Oy:n ja Max Technologies Oy:n ilmoittamista referenssikohteista. Lisäselvitykset hyväksyttiin. Tarjoajat vakuuttivat täyttävänsä kaikki lakisääteiset, yhteiskunnalliset ja taloudelliset soveltuvuudelle asetetut vaatimukset. Tilaaja selvittää valitulta tarjoajalta pyydetyt selvitykset ja todistukset ennen sopimuksen allekirjoittamista. 6. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden arviointi Tarjousten käsittelyn toisessa vaiheessa tarkistettiin tarjousten tarjouspyynnön mukaisuus. Tilaaja pyysi lisäselvitystä Max Technologies Oy:n esimieskäyttäjien ja pääkäyttäjien kuukausihintojen osalta. Lisäselvitys hyväksyttiin. Kaikki tarjoukset todettiin tarjouspyynnön mukaisiksi.
7. Tarjousten vertailu Hankinnan valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus, jonka perusteena on hinta-laatusuhteeltaan paras tarjous. Hinnan painoarvo on 50 % ja laadun 50 %. Tarjousten vertailu toteutettiin kahdessa vaiheessa: Ensimmäisessä vaiheessa pisteytettiin hinta ja ensimmäisen vaiheen laatukriteerit. Hinnan painoarvo on 50 % (maks. 200 pistettä). Halvimman vertailuhinnan tarjonnut tarjoaja sai 200 hintapistettä. Muiden tarjoajien pisteet laskettiin kaavalla: halvin vertailuhinta / vertailtava tarjous X 200. Vertailuhinta = käyttöönottoprojektin hinta + tarjotun työajanseurantajärjestelmän kokonaispalvelun kuukausihinnat X arvioidut käyttäjämäärät X 48 kk. Tarjousten vertailuhinnat (alv 0%) ja hintapisteet:
Laatuarvioinnin ensimmäisen vaiheen painoarvo on 25 % (maks. 100 pistettä). Ensimmäisen vaiheen laadun vertailun kriteerit on ilmoitettu tarjouspyynnössä ja liitteessä 2. Ensimmäisen vaiheen laatuarvioinnin pisteet:
Laatupisteiden perustelut on kuvattu liitteessä 1. Ensimmäisen vaiheen vertailusta (maks. 300 pistettä) kolme eniten pisteitä saanutta palveluntarjoajaa eteni laatuarvioinnin toiseen vaiheeseen:
Laatuarvioinnin toisessa vaiheessa toteutettiin työajanseurantajärjestelmien käytettävyyden arviointi, jossa käytiin läpi etukäteen ilmoitetut neljä käyttötapausta. Tilaajan eri käyttäjäryhmistä koostuva arviointiryhmä pisteytti toiminnallisen esittelyn perusteella käyttötapaukset etukäteen ilmoitettujen käytettävyyden kriteerien perusteella. Laatuarvioinnin toisen vaiheen painoarvo oli 25 % (maks. 100 pistettä). Laatupisteet muodostettiin arviointiryhmän antamien pisteiden keskiarvona. Toisen vaiheen laatuarvioinnin pisteet:
Laatupisteiden perustelut on kuvattu liitteessä 2. Lopullisessa vertailussa laskettiin yhteen ensimmäisen vaiheen arvioinnin ja toisen vaiheen arvioinnin pisteet. Eniten pisteitä saanut tarjoaja valitaan palveluntuottajaksi. Pisteytyksen maksimipistemäärä on 400. Tarjousten vertailun kokonaispistemäärät:
Päätän, että Työajanseurantajärjestelmä SaaS –palveluna hankitaan Devnet Oy:ltä. Rovaniemen kaupunki solmii valitun toimittajan kanssa kirjallisen tarjouspyynnön mukaisen hankintasopimuksen.