Kuvaus
1. Hankinnan kohde
Rovaniemen kaupungin ruoka- ja puhtauspalvelu on pyytänyt tarjouksia sen toimialaan kohdistuvia ylläpito- ja perussiivous sekä perus- ja erikoissiivous kohteista.
2. Hankinnan sopimuskausi ja optiot
Hankinnan sopimuskausi on kolme (3) vuotta ajalla 1.8.2023 - 31.7.2026. Tilaaja varaa oikeuden kahteen (2) yhden (1) vuoden mittaiseen optiokauteen ajalla 1.8.2026 - 31.7.2027 ja 1.8.2027 - 31.7.2028. Tilaaja ilmoittaa option/optioiden käytöstä vähintään neljä (4) kuukautta ennen mahdollisen option käyttöönottoa. Optiossa on kyse tilaajan oikeudesta, ei velvollisuudesta.
Tilaaja pidättää oikeuden jatkaa sopimuskautta entisin ehdoin siihen asti, kunnes seuraavan tarjouskilpailun hankintapäätös on saanut lainvoiman. Sopimuskautta voidaan kuitenkin jatkaa enintään neljä (4) kuukautta. Sopimuskauden jatkamisesta ja jatkamisen yksityiskohdista neuvotellaan aina sopimuskumppanin kanssa erikseen.
3. Ilmoitus- ja hankintamenettely
Hankintaan sovelletaan julkisia hankintoja koskevaa voimassa olevaa lainsäädäntöä.
Kyseessä on EU- kynnysarvon ylittävä hankinta, joka kilpailutettiin avointa hankintamenettelyä käyttäen.
Tarjouskilpailua koskeva hankintailmoitus julkaistiin HILMA- ilmoituskanavassa 27.4.2023 osoitteessa www.hankintailmoitukset.fi. Tarjouspyyntö on julkaistu myös Tarjouspalvelussa osoitteessa www.tarjouspalvelu.fi/rovaniemi sekä Rovaniemen kaupungin verkkosivuilla.
Tarjousten jättämisen määräaika päättyi 1.6.2023 klo 12.00.
4. Saadut tarjoukset
Tarjoukset avattiin 1.6.2023. Tarjousten avaustilaisuus ei ollut julkinen.
Asetettuun määräaikaan mennessä tarjouksen jättivät seuraavat tarjoajat:
Kotihaltia Oy Alltime puhtauspalvelut
SOL Palvelut Oy
5. Tarjoajan soveltuvuuden arviointi
Tarjousten käsittelyn ensimmäisessä vaiheessa tarjoajien tuli täyttää kaikki tarjouspyynnössä soveltuvuudelle asetetut vaatimukset tullakseen hyväksytyksi tarjousten käsittelyn seuraavaan vaiheeseen.
Tarjoajat vakuuttivat täyttävänsä kaikki lakisääteiset, yhteiskunnalliset ja taloudelliset soveltuvuudelle asetetut vaatimukset. Tilaaja selvittää valitulta tarjoajalta pyydetyt selvitykset ja todistukset ennen hankintasopimuksen allekirjoittamista.
6. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuus
Tarjousten käsittelyn toisessa vaiheessa tarkistettiin tarjousten tarjouspyynnön mukaisuus. Tarjoukset täyttivät kaikki tarjouspyynnön ehdot ja tarjoukset todettiin tarjouspyynnön mukaisiksi.
7. Tarjousten hintavertailu
Tarjouspyynnön mukaisesti hankinnan valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus, jonka perusteena on halvin hinta. Hankinnalle asetetut laatuvaatimukset on sisällytetty ehdottomiin vähimmäisvaatimuksiin, jonka vuoksi laatua ei erikseen vertailla.
Hintavertailu suoritetaan siten, että palveluille annetut hinnat (€/vuosi, alv 0%) lasketaan yhteen (=vertailuhinta). Tuotteiden palveluntuottajaksi valitaan kokonaishinnaltaan halvimman vertailuhinnan jättänyt tarjoaja.
Tarjousten vertailuhinnat:
Kotihaltia Oy Alltime puhtauspalvelut: 1 181 640,00 EUR
SOL Palvelut Oy: 881 925,12 EUR