Kuvaus
Rovaniemen kaupungin kaupunginhallitus päätti 10.10.2022 § 361 irtisanoa kaupungin ja Sarastian välisen palvelusopimuksen päättymään 31.10.2023. Kaupungin palkkahallinto toteutetaan 1.11.2023 alkaen omana toimintana. Kaupungilla on palvelusopimuksen irtisanomisen johdosta tarve hankkia oman palkkahallinnon toiminnan toteuttamiseksi palkanlaskentajärjestelmä, jossa myös ylläpidetään henkilö- ja palvelussuhdetietoja henkilöstöhallintoa varten.
Sarastialla palkka- ja henkilöstöhallintojärjestelmänä on toiminut Personec F, jota toimittaa Visma Public Oy. Personec F -kokonaisratkaisusta käytössä on ollut palkanlaskenta sekä ESS-osa, joka sisältää henkilö- ja sopimustietojen, henkilöstöhallinnollisten tapahtumien, poissaolojen ja lomien hallinnan. Kaupunki on käynyt keskustelua palkka- ja henkilöstöhallinnon järjestelmäpalvelun hankinnasta Visma Public Oy:ltä. Käytännössä hankinta tarkoittaisi nykyisen järjestelmäratkaisun siirtoa Sarastialta Rovaniemen kaupungille. Optiona olisi esim. osaamisen hallinnan työkaluja sisältävän Personec F OSS -ratkaisun käyttöönotto samalla muun järjestelmän siirron kanssa.
Personec F -järjestelmäkokonaisuuden hankinnan tarkoituksena on minimoida palkkahallinnon muutoksiin liittyvät järjestelmäriskit jatkamalla saman järjestelmän käyttöä, ja ainoastaan Visma Public Oy pystyy toimittamaan Personec F -järjestelmän siten, että palkanmaksun jatkuvuus pystytään toteuttamaan mahdollisimman riskittömästi palkkahallinnon siirtyessä omaksi toiminnaksi 1.11.2023 alkaen.
Kaupungin esihenkilöillä, henkilöstöhallinnolla ja muulla henkilöstöllä on pitkä käyttökokemus Personec F –järjestelmästä, koska se on ollut kaupungin käytössä jo ennen palkanlaskentapalvelun siirtymistä Sarastialle. Kaupungin palvelukseen tulevan palkkahallinnon henkilöstön tai muiden käyttäjien järjestelmän peruskäytön perehdyttämistä ei tarvitse tilata ulkopuolelta, ainoastaan pääkäyttäjät kouluttaa Visma Public Oy. Organisaatiossa jo olemassa oleva järjestelmäosaaminen vähentää merkittävästi muutostilanteeseen sekä palkkojen oikeellisuuteen ja maksuun liittyviä riskejä.
Nykyisessä Personec F:n tietokannassa on palkka- ja henkilöstöhallinnon kannalta oleellista palvelussuhdehistoriatietoa, jonka siirtäminen kokonaan uuteen järjestelmään olisi tiedon oikeellisuuden kannalta riskialtista, suuritöistä tai jopa teknisesti mahdotonta. Historiatiedon arkistointi järjestelmän ulkopuolelle taas lisää manuaalisia työvaiheita ja näin ollen vähentää palkkahallinnon tehokkuutta ja lisää virheiden riskiä. Historiatietojen säilyminen samassa järjestelmässä mahdollistaa tiedon tehokkaan käytön palkanlaskenta- ja henkilöstöhallintotyössä.
Rovaniemen kaupungin tietosuojavastaava on antanut lausunnon liittyen HR-järjestelmäpalvelun käyttöönottoon. Visma Public Oy on ilmoittanut Rovaniemen kaupungille alihankkijansa siirtymisestä käyttämään Amazon Web Service -pilvipalvelua. Tietosuojavastaavan mukaan hankinnassa tulisi näin ollen selvittää millaiset suojatoimenpiteet toimittajalla on käytössä, jotta tiedonsiirtoa EU/ETA -alueen ulkopuolelle ei tapahdu ilman yhteistä sopimista.
Lisäksi tietosuojavastaava on nähnyt riskin koskien henkilötietojen kasaantumista palveluun. Tämän vuoksi tilaajan tulisi suunnitella toimenpiteet, joilla tietosuojaperiaatteet (säilytyksen rajoittaminen) huomioidaan riittävällä tavalla.
Personec F -järjestelmäkokonaisuuden arvioitu kuukausihinta palkkalaskelmien kuukausittaisen lukumäärän ollessa 2 675 kappaletta on noin 8 725 € (alv 0%). Palkanlaskennan järjestelmäpalvelun ennakoitu arvo on sopimuskaudella 418 800 €. Personec F –järjestelmäkokonaisuuteen on mahdollista ottaa lisäksi käyttöön henkilöstöhallinnon lisämoduuleja keskusteluihin ja koulutuksen hallintaan liittyen (Personec F OSS, 1-2 moduulia). Yhden moduulin kuukausihinta on noin 1 191,87 € (alv 0%), jolloin lisämoduulien ennakoitu arvo olisi sopimuskaudella 57 209,76 € - 114 419,52 €, mikäli moduuleja otetaan käyttöön.
Lisäksi tulevat kertaluonteiset kustannukset liittyen järjestelmän käyttöönottoon ja koulutukseen (arvio 23 htp, á hinta n. 1 350 €, alv 0%) sekä erikseen hinnoiteltu SaaS-palvelumaksu (n. 1 500 €/kk, alv 0%) käyttöönottoprojektin keston (arvio 3 kk) ajalta. Hankinnan kertaluonteiset käyttöönoton kustannukset ovat yhteensä noin 35 550 €.
Hankinnan ennakoitu kokonaisarvo on näin ollen 454 350 € - 568 769,52 €.
Hankintalain 40 §:n 2 momentin 2 kohdan mukaan hankintayksikkö voi tehdä suorahankinnan, jos teknisestä tai yksinoikeuden suojaamiseen liittyvästä syystä vain tietty toimittaja voi toteuttaa hankinnan; lisäksi edellytyksenä on, että järkeviä vaihtoehtoisia tai korvaavia ratkaisuja ei ole, eikä kilpailun puuttuminen johdu hankinnan ehtojen keinotekoisesta kaventamisesta.
Hankinta toteutetaan suorahankintana hankintalain 40 §:n 2. momentin 2. kohdan mukaisin perustein. Hankinnasta julkaistaan EU -suorahankintailmoitus Hilma-ilmoituskanavassa. Hankintasopimus tehdään 14 vuorokauden määräajan jälkeen suorahankintailmoituksen julkaisemisesta, mikäli hankinnasta ei ole valitettu.