Kuvaus
- Hankinnan kohde
Rovaniemen kaupungin tietohallintapalvelut on pyytänyt tarjouksia Rovaniemen kaupungin monitoimilaitepalveluiden toimittamisesta kokonaispalveluna. Hankinta sisältää Rovaniemen kaupungin eri yksiköihin toimitettavat monitoimilaitteet ja näihin liittyvät oheis- ja lisäpalvelut, kuten huolto-, koulutus-, asennus- ja ylläpitopalvelut. Hankinta kattaa myös turvatulostus-, tulostuksenhallinta-, follow me- ja mobiilitulostusratkaisujen sekä näihin liittyvien laitteiden ja tarvikkeiden hankinnan sekä laitteisiin liittyvän logistiikan.
- Hankinnan sopimuskausi ja hankintaoptio
Hankinnan sopimuskausi on neljä (4) vuotta.
Tilaaja varaa oikeuden yhden (1) vuoden mittaiseen optiokauteen. Tilaaja ilmoittaa option käytöstä vähintään kuusi (6) kuukautta ennen mahdollisen option käyttöönottoa. Optiossa on kyse tilaajan oikeudesta, ei velvollisuudesta.
Tilaaja pidättää oikeuden jatkaa sopimuskautta entisin ehdoin siihen asti, kunnes seuraavan tarjouskilpailun hankintapäätös on saanut lainvoiman ja korvaava ratkaisu on otettu käyttöön. Sopimuskautta voidaan kuitenkin jatkaa enintään kuusi (6) kuukautta. Sopimuskauden jatkamisesta ja jatkamisen yksityiskohdista neuvotellaan aina sopimuskumppanin kanssa erikseen.
- Ilmoitus- ja hankintamenettely
Hankintaan sovelletaan julkisia hankintoja koskevaa voimassa olevaa lainsäädäntöä. Kyseessä on EU-kynnysarvon ylittävä hankinta, joka kilpailutettiin avointa hankintamenettelyä käyttäen.
Tarjouskilpailua koskeva hankintailmoitus julkaistiin HILMA-ilmoituskanavassa 22.5.2023 osoitteessa www.hankintailmoitukset.fi. Tarjouspyyntö on julkaistu myös Tarjouspalvelussa osoitteessa www.tarjouspalvelu.fi/rovaniemi sekä Rovaniemen kaupungin verkkosivuilla.
Tarjoukset tuli jättää 22.6.2023 klo 12.00 mennessä.
- Saadut tarjoukset
Asetettuun määräaikaan mennessä tarjouksen jättivät seuraavat tarjoajat:
Canon Oy
Dustin Finland Oy
Konica Minolta Business Solutions Finland Oy
- Tarjoajien soveltuvuuden arviointi
Tarjousten käsittelyn ensimmäisessä vaiheessa tarjoajien tuli täyttää kaikki tarjouspyynnössä soveltuvuudelle asetetut vaatimukset tullakseen hyväksytyksi tarjousten käsittelyn seuraavaan vaiheeseen.
Kaikki tarjoajat vakuuttivat täyttävänsä kaikki lakisääteiset, yhteiskunnalliset ja taloudelliset soveltuvuudelle asetetut vaatimukset. Tilaaja selvittää valitulta tarjoajalta pyydetyt selvitykset ja todistukset viimeistään ennen hankintasopimuksen allekirjoittamista.
- Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden arviointi
Tarjousten käsittelyn toisessa vaiheessa tarkistettiin tarjousten tarjouspyynnön mukaisuus.
Konica Minolta Business Solutions Finland Oy:ltä pyydettiin lisäselvitys koskien annettua tarjoushintaa. Hankintayksikön on pyydettävä tarjoajalta selvitys tarjouksen hinnoista tai kustannuksista, jos tarjous vaikuttaa poikkeuksellisen alhaiselta. Lisäselvityspyynnössä tarjoajalta pyydettiin selvitys siitä, kuinka tarjoaja kykenee tuottamaan palvelun tarjouksessa ilmoitetuilla laitekohtaisilla kuukausihinnoilla. Lisäselvityspyyntöön saatu vastaus hyväksyttiin.
Tarjousten käsittelyn yhteydessä hankintayksikkö havaitsi, että Konica Minolta Business Solutions Finland Oy:n ilmoittama mustavalkotulosteen hinta oli huomattavasti väritulostetta korkeampi. Tästä johtuen hankintayksikkö lisäselvitti tarjoajalta, oliko tarjoushinnat annettu tältä osin oikein. Lisäselvitykseen saatu vastaus vahvisti, että kyseessä oli tarjoukseen sisältynyt ilmeinen kirjoitusvirhe. Tarjouksessa ilmoitetut mustavalko- ja väritulosteiden hinnat oli ilmoitettu tarjouksessa väärille riveille eli mustavalkotulosteen hinta oli virheellisesti väritulosteen kohdalla ja päinvastoin. Hankintayksikkö hyväksyi virheen korjaamisen siten, että tarjouksessa ilmoitetut yksittäiset mustavalko- ja väritulosteen hinnat vaihdettiin oikeille riveille. Tarjotut tulosteiden yksikköhinnat pysyivät alkuperäisen tarjouksen mukaisena. Virheen korjaamisella ei ollut vaikutusta tarjoajien keskinäiseen etusijajärjestykseen tarjousvertailussa.
Kaikki tarjoukset todettiin tarjouspyynnön mukaisiksi ja ne hyväksyttiin tarjousten hintavertailuun.
- Tarjousten hintavertailu
Tarjouspyynnön mukaisesti hankinnan valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus, jonka perusteena on halvin vertailuhinta.
Hankinnalle asetetut laatuvaatimukset on sisällytetty ehdottomiin vähimmäisvaatimuksiin, jonka vuoksi laatua ei erikseen vertailla.
Tarjousten hintavertailu suoritettiin siten, että monitoimilaitteille annetut kuukausihinnat sekä tulosteille annetut tulostehinnat kerrottiin tarjouspyynnössä ilmoitetuilla kertoimilla ja näin saadut tulot laskettiin yhteen (=vertailuhinta).
Halvimman vertailuhinnan tarjonnut tarjoaja sai 100 pistettä. Muiden tarjoajien pisteet laskettiin kaavalla: halvin vertailuhinta/vertailtava tarjous x 100. Toimittajaksi valitaan kokonaishinnaltaan halvimman vertailuhinnan jättänyt tarjoaja.
Tarjousten vertailuhinnat (alv 0 %) ja hintapisteet:
Canon Oy 12 343,44 €, pisteet 68,84
Dustin Finland Oy 12 791,04 €, pisteet 66,43
Konica Minolta Business Solutions Finland Oy 8 497,10 €, pisteet 100,00