Kuvaus
Rovaniemen kaupungin Hankintapalvelut on kilpailuttanut Rovaniemen kaupungin ja Rovaniemen koulutuskuntayhtymän keittiöiden käyttöön hankittavat keittiötarvikkeet ja astiat. Hankintapäätöksellä 20.6.2018 § 4 hankinnan sopimustoimittajiksi valittiin osakokonaisuuksittain seuraavat toimittajat:
E.Ahlström Oy: Gn-astiat, kattilat, ruokailuastiat, ruokailuvälineet ja yleistarvikkeet
Dieta Oy: kuljetustarvikkeet, tarjoiluastiat, työvälineet, astianpesukorit, tasovaunut ja tarjoilulinjaston osat sekä vaa'at
LinePack Fi: pakkauslaitteet
Keittiötarvikkeiden ja astioiden hankinnassa on käytetty hankintaan sisältyvät optiokaudet ja hankintasopimus on päättymässä 31.7.2023. Rovaniemen kaupunki on neuvotellut E.Ahlström Oy:n ja Dieta Oy:n kanssa hankintasopimuksen jatkamisesta ajalle 1.8.2023-30.9.2024. Neuvotteluissa on päivitetty molempien toimittajien osalta hankintasopimuksen tuotehinnastot. Hintamuutosten perusteena on tuotteiden raaka-aineissa (ABS-muovi, ruostumaton teräs, alumiini), pakkausmateriaaleissa sekä energia- ja logistiikkakustannuksissa tapahtuneet hintojen korotukset. Sopimukselle on lisäksi vaihdettu muutamia tuotenimikkeitä sopimuskauden aikana lopetettujen tuotteiden tilalle sekä päivitetty tilaajan ja toimittajien yhteyshenkilöt.
Pakkauslaitteiden osalta hankintasopimusta ei ole tarvetta jatkaa LinePack Fi:n kanssa, koska pakkauslaitteiden hankinnalle ei ole tällä hetkellä tarvetta.
Rovaniemen kaupunki on selvittänyt vaihtoehtoja keittiötarvikkeiden ja astioiden hankinnalle. Hansel Oy aloittaa kesällä 2023 elintarvikkeet ja non-food tuotteiden kilpailutuksen valmistelun. Hankinta tulee sisältämään elintarvikkeiden lisäksi astioita, kertakäyttöastioita, ruoanvalmistukseen ja keittiön toimintaan tarvittavia keittiötarvikkeita (non-food tuotteita). Hansel Oy lähettää hankinnasta kiinnostuneille asiakkaille kyselyn, jossa hankintayksikkö voi määritellä TOP 100 tarvittavaa tuotetta sekä niiden volyymit. Tulevan hankinnan arvioitu sopimuskausi on 1.10.2024 – 31.12.2028 + (6 kuukautta asiakaskohtaisen sopimuksen jatkamismahdollisuus). Sopimukseen on mahdollista liittyä vain non-food tuotteiden osalta.
Rovaniemen kaupungin hankkimien keittiötarvikkeiden ja astioiden arvo on vuosittain noin 50 000 €/vuosi (alv 0%). Hankinnan arvo on laskettu 31.7.2023 päättyvän sopimuksen kokonaishankinnan keskiarvolla. Nyt kyseessä oleva päätös sopimuskauden jatkamisesta alittaa kansallisen kynnysarvon (60 000€) ja hankintaan sovelletaan Rovaniemen kaupunkikonsernin pienhankintaohjetta. Ohjeen mukaan pienhankinta voidaan toteuttaa suorahankintana, jos kyseessä on poikkeuksellisen vaikeasti määriteltävä hankinta, ja/tai kilpailuttamisprosessin vaatima aika ja kustannukset ylittävät kilpailuttamisesta saatavan hyödyn. Pienhankinnan kilpailuttaminen väliajaksi ennen mahdollista Hanselin sopimukseen liittymistä ei ole kokonaistaloudellisen edullisuuden ja kilpailutusresurssien käytön näkökulmasta perusteltua. Myös alalla toimivien toimittajien määrä on pieni ja nykyisessä sopimuksessa on mukana keskeisimmät alan toimijat.
Rovaniemen kaupungin hallintosäännön 1.1.2023 mukaan hankintapäällikkö päättää kaupungin keskitetyistä yhteishankinnoista. Toimivaltaan kuuluu koko hankintaprosessiin sisältyvä päätöksenteko.