§ 12 Opiferus-talousdokumenttisovelluksen pilotointi

Päätöksen peruste

Suorahankinnan perusteena on, että hankinnan arvo alittaa kansallisen kynnysarvon 60 000 euroa ja palvelu ostetaan testi- / pilottikäyttöön määräajaksi.

Aiemmin pilotoidut johdon työpöytä- ja talousasiakirjojen valmistelujärjestelmäpalvelut eivät ole vastanneet täysin kaikkiin kaupungin tunnistamiin tarpeisiin. Nyt pilotoitavassa Opiferus-palvelussa on mahdollisuus yhdistää raportointi ja talousasiakirjojen valmistelu. Ennen palveluhankinnan kilpailutusta ja siihen liittyvää vaatimusmäärittelyä on aiheellista selvittää pilotoinnin kautta Opiferus-palvelun tarjoamia mahdollisuuksia.

Rovaniemen kaupunkikonsernin pienhankintaohjeet 10.1.2018.

Kuvaus

Tilinpäätöksen, talousarvion ja osavuosikatsauksen kokoaminen ovat vuosittain toistuvia manuaalisia työtehtäviä. Opiferus-järjestelmä on strategisen johtamisen työkalu, joka toimii pilvipalveluna. Siihen voidaan tuoda tietoja muista kunnan talousjärjestelmistä, esimerkiksi Tabellasta ja välttyä näin manuaaliselta työltä.

Softwave ohjelmistot Oy on tarjonnut Rovaniemen kaupungille Opiferus Talousdokumentti-sovellusta pilottikäyttöön. 

Määräaikainen hankinta koskee allekirjoituspäivästä 7.9.2023 vuoden 2024 loppuun asti tehtävää pilottia. Hankinta sisältää option pilotin jatkamiselle samalla hinnalla vuoden 2025 loppuun asti.

Pilotin kokonaishinta ajalle 7.9.2023 - 31.12.2025 on 53 440 € (alv 0). Hinta sisältää Saas-maksun, integraatioalustan, käyttöönottoprojektin koulutuksineen, talousarvio-, tilinpäätös ja osavuosikatsausdokumenttien automatisoinnin sekä liittymän Tabella-ohjelmaan.

Hankintaan sovelletaan Rovaniemen kaupunkikonsernin pienhankintaohjeita. Hankinta toteutetaan suorahankintana. Suorahankinnan perusteena on palvelun ostaminen testi- / pilottikäyttöön määräajaksi.

Rovaniemen kaupungin hallintosäännön 1.1.2023 (kaupunginvaltuusto 12.12.2022 § 150) tietohallintojohtaja päättää kaupungin keskitetyistä ICT-hankinnoista (49§).

Henkilöstö- ja hallintojohtaja sekä vt. konsernitalouspäällikkö puoltavat hankintaa. Sähköisen asioinnin ohjausryhmä edellyttää sopimuksen allekirjoittamista, jotta pilotointi voi käynnistyä.

Päätös

Tietohallintojohtaja päättää, että

• Rovaniemen kaupunki pilotoi Opiferus Talousdokumentti-sovelluksen käyttöä. Hankinta koskee pilotointisopimuksen allekirjoituspäivästä korkeintaan 31.12.2025 asti tehtävää pilottia. Projekti aloitetaan erikseen sovittuna ajankohtana.
• Rovaniemen kaupungin sähköisen asioinnin ohjausryhmä johtaa pilotointia ja tekee arvion palvelun hyödyllisyydestä
• Rovaniemen kaupungin sähköisen asioinnin ohjausryhmä tekee arvion pilotoinnin optiovuoden käytöstä marraskuussa 2023
• Rovaniemen kaupungin talous- ja rahoituspalvelut sitoutuu siihen, että keväällä 2024 tehdään tarve- ja vaatimusmäärittely, joka tarvitaan talousdokumentointiin liittyvän palvelun kilpailutukseen
• pilotoinnin jälkeen palvelu kilpailutetaan
• tietohallintoyksikön talousarvioon kustannuspaikalle 1190 varataan rahat pilotointia varten vuosille 2024 ja 2025